L’application du système de dématérialisation de documents par les entreprises françaises

Depuis l’apparition des nouvelles technologies, tous les bureaucrates utilisent de plus en plus des outils informatiques au sein des entreprises pour effectuer leurs tâches. En effet, c’est une tendance qui est encouragée par l’Etat française et c’est ce qu’on appelle la dématérialisation des documents.

Autrement dit, il s’agit de remplacer petit à petit l’utilisation des documents physiques ou des papiers par l’utilisation des documents électroniques ou des documents numérisés. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’on entend souvent parler de la politique de zéro papier ainsi que des différents logiciels de numérisation. Pour aujourd’hui, cet article va nous renseigner sur le fonctionnement de la dématérialisation des documents au sein d’une entreprise et va aussi nous donner les principales raisons qui justifient que la dématérialisation des documents est une évolution positive.

Comment concrétise-t-on la dématérialisation de documents ?

Pour apporter plus d’informations sur l’application de la dématérialisation des documents au sein d’une entreprise, il convient de préciser que l’on peut choisir entre plusieurs types de logiciels de numérisation, comme la LAD, le GED, l’EDI, l’ICR, l’OCR ou la RAD. Quoi qu’il en soit, les étapes restent à peu près les mêmes, c’est-à-dire qu’on utilise en général un outil de capture des documents initiaux pour les rendre sous un format électronique, et un outil de triage et de classement des documents numérisés.

Tout d’abord, concernant l’outil de de capture, il s’agit d’un logiciel qui sert à extraire les informations textuelles sur les documents physiques ou sur les plaques minéralogiques, notamment sur des formulaires structurés ou sur des formulaires semi-structurés. Les données ainsi prélevées vont par la suite alimenter le système d’informations et vont être soumis à des traitements particuliers. Il y a lieu de souligner que c’est la phase de vidéo codage qui va détecter les fautes de frappes ainsi que tous les autres types d’erreurs possibles, que ce soit pour les documents manuscrits ou pour les documents dactylographiés.

Quant à l’outil de triage et de classement des documents électroniques, il s’agit d’un logiciel qui permet d’identifier la nature du document en faisant des tris électroniques d’images et en regroupant ces derniers dans un système spécial. Cet outil se base donc sur des éléments de mise en page qui se présentent dans le document, à savoir : les codes-barres, les en-têtes, les fonds de page, les logos, les pages, …

Les principaux avantages de l’application de la dématérialisation de documents dans une entreprise

La dématérialisation de documents est une technique de travail qui procure de nombreux avantages à ses utilisateurs. Le premier avantage de sa mise en place au sein d’une entreprise est en matière d’organisation puisque la manipulation des documents est effectuée de manière dématérialisée et les tâches peuvent être réparties facilement entre les salariés. De plus, cette méthode permet de gérer plusieurs documents simultanément.

Ensuite, le second avantage de l’application de la dématérialisation est la rapidité de la réalisation des tâches. Notons que les documents électroniques peuvent être communiqués par plusieurs types de canaux de diffusion, comme par les mails, par les applications ou par les réseaux sociaux. Ainsi, la réactivité de l’entreprise s’avère être plus performante vis-à-vis de ses clients et vis-à-vis de ses fournisseurs car les informations sont consultables à tout moment. D’où un grand atout aussi en matière de productivité.

Par ailleurs, les gains de temps et les gains d’espace également ne peuvent pas être négligés. Justement, il n’est plus question de ranger des tas de documents papiers dans des placards ou dans des tiroirs et de fouiller partout lorsque l’on recherche tel ou tel dossier car le classement et l’archivage des documents sont assurés par des logiciels spéciaux d’indexation. Et par la même occasion, les bureaucrates n’auront plus à répéter les mêmes opérations à chaque fois, ni à se déplacer pour faire des échanges de documents ou d’informations. Les logiciels et les différentes applications les feront à leur place.

Dans le domaine fiscal, la dématérialisation des factures est considérée comme la meilleure manière d’uniformiser les factures structurées et donc d’inciter les comptables à respecter les normes d’échanges de données informatisées approuvées par l’administration des impôts. Quant aux factures non structurées, elles apparaissent sous des formats simples et irréversibles.

L’autre avantage de la dématérialisation des documents aussi est la sécurité des informations contenues dans les dossiers ou dans les documents électroniques parce que normalement, personne ne peut consulter les dossiers numérisés sans les mots clés. Sans parler du fait que les risques d’erreurs de saisies ou de répétitions d’écritures sont réduits car les démarches sont automatisées. De surcroît, les documents informatisés n’encourent pas les risques de détérioration en cas d’incendie, en cas de déchirures ou encore en cas dégâts des eaux.

Enfin, le dernier avantage de la dématérialisation des documents que l’on peut signaler est la diminution des charges de l’entreprise. Cette dernière peut être expliquée par le fait que toutes les dépenses qui sont liées au maniement des documents physiques sont écartées, telles que : les photocopies, les opérations de scan, les expéditions de documents et les actions de stockage.

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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