Un projet user centric pour booster le partage de connaissances au sein des Operations Monde du Groupe
La division TKS (Technical Knowledge Spread) a fait appel à l’expertise de SQLI pour l’animation d’un Design Sprint. Deux POC du futur système de partage des connaissances au sein des opérations Monde du groupe Essilor ont abouti en seulement 3 jours.
Optimiser le knowledge management des Operations Monde d’Essilor
Leader mondial des verres correcteurs, le groupe conçoit et fabrique de larges gammes de verres pour corriger et protéger la vue. Sa mission est d’améliorer la vision pour améliorer la vie. Essilor, ce sont 64 000 collaborateurs répartis dans 69 pays, des produits distribués dans 100 pays, 33 usines de production, 490 laboratoires de prescriptions et 16 centres de distribution.
Le Groupe a plus que doublé de taille sur ces 10 dernières années avec une croissance externe importante. La gestion de la connaissance technique s’est organisée pour accompagner cette croissance sur le principe d’une organisation apprenante basée sur l’intelligence collective. Celle-ci est gérée par le service Technical Knowledge Spread (TKS), qui anime des outils collaboratifs pour structurer et diffuser la connaissance [dans le périmètre des Opérations Monde, c’est-à-dire sur l’ensemble des unités de production de masse dans le monde].
Sur les 5 dernières années, les outils se sont multipliés. Le service a souhaité les faire évoluer pour redonner une direction commune et développer l’approche par communautés de pratique.
L’objectif était triple :
- Rendre accessible la connaissance grâce à une orientation utilisateurs et ainsi améliorer l’efficacité opérationnelle
- Ouvrir l’information aux nouveaux arrivants et impliquer les jeunes talents afin de les rendre plus opérationnels rapidement
- Faciliter l’accès à l’information et gagner du temps
A la suite d’un appel d’offres, Essilor a retenu SQLI pour sa proposition d’accompagnement sous forme de Design Sprint. Le Groupe a été séduit par cette approche innovante et collaborative qui correspondait à son fonctionnement, le tout dans un planning très court.
Agilité et rapidité avec le Design Sprint
« Le Design Sprint, où comment résoudre de grands problèmes et tester de nouvelles idées en 5 jours seulement ! » – Jake Knapp, Google Ventures
Le Design Sprint est inspiré du Design Thinking et de l’approche agile. Plus précisément, il s’agit de partir d’une question qui correspond au sujet que l’on souhaite traiter et de produire une maquette ou un Proof Of Concept (POC) et ce en une semaine seulement.
Après la phase d’appropriation de cette méthode, orchestrée par SQLI, Essilor a choisi les contributeurs clés. SQLI a proposé de réduire la formule des 5 jours requis, principalement pour prendre en compte la contrainte de temps des participants. Le Design Sprint s’est donc déroulé sur 3 jours consécutifs en mars dernier pour redéfinir collectivement l’objectif et élaborer les concepts. La phase de test utilisateurs s’est, quant à elle, faite dans un second temps, en mai.
L’adhésion au Design Sprint a été immédiate de par l’aspect collaboratif de la méthode, ce qui a rapidement débouché sur la réalisation des maquettes. Ainsi le projet a été fédérateur et a apporté des éléments concrets à tester.
2 POC, 1 projet
A la suite des 3 jours, deux POC de parcours d’usage ont émergé. Des tests utilisateurs sur ces concepts ont été réalisés et les idées ont été en parallèle soumises aux experts techniques. Ainsi, un des 2 concepts pour améliorer le partage des connaissances a été retenu et sera développé cette année.
Fort de ce premier succès, Essilor pourrait envisager de réutiliser la méthode Design Sprint à l’avenir pour répondre à d’autres enjeux du Département de gestion des connaissances.
« L’innovation est un de nos moteurs de croissance, nous innovons dans toutes les dimensions de notre métier dans nos produits pour mieux répondre aux attentes des consommateurs, dans nos procédés de fabrication, dans nos business models, dans nos méthodes de travail…. Après une expérience de 10 ans dans des fonctions marketing, je souhaitais repositionner l’utilisateur au cœur de nos réflexions sur les outils de gestion de la connaissance. C’est pour moi la clé pour que l’appropriation soit simple et rapide, que le résultat soit efficace. SQLI a été le premier à avoir proposé cette méthode qui nous a convaincus. C’était pour nous un gage d’une bonne compréhension de notre besoin et de notre organisation. SQLI a fait preuve d’une grande adaptabilité par rapport à nos contraintes. Les participants ont été impressionnés par la convergence rapide et la réalisation de maquettes prêtes à tester en seulement 3 jours. Cette méthode proposée par SQLI nous a également permis de sensibiliser les collaborateurs à des méthodes de travail innovantes., » explique Lucie Ernoult, Knowledge Manager Essilor
