La nécessité de gérer le partage de connaissances dans le cadre de la gestion d’un projet – Jean-Pierre Ullmo, Vice-président Ventes pour la zone EMEA de Changepoint

Affectation des ressources en gestion de projet : comment rester sur la bonne voie et éviter le déraillement 

Le fait de mener de front plusieurs projets demande beaucoup d’organisation : l’affectation des bonnes ressources, la mise en place d’un plan d’action solide et, surtout, la constitution d’une équipe possédant les compétences requises. Certaines variables peuvent être maîtrisées avec une bonne planification, mais il suffit qu’un rouage de l’équipe quitte ses fonctions au beau milieu d’un projet pour que la mécanique s’enraye.

Tout récemment, Simon Kirby, le fonctionnaire le mieux payé du Royaume-Uni, ancien directeur général de HS2, l’entreprise chargée de la réalisation de la nouvelle ligne ferroviaire à grande vitesse destinée à relier plus rapidement Londres au nord du pays, a quitté son poste après seulement deux ans. Étant donné les compétences requises pour ce poste, qui consistait à superviser tous les aspects du projet (lignes électriques, modernisation des stations et systèmes de communications et de signalisation ferroviaire), ce départ risquait de tout faire dérailler.

La clé pour une substitution sans heurt des ressources

Concevoir de faire toute sa carrière au même endroit devient de plus en plus rare. C’est un fait, les actifs d’aujourd’hui changent d’entreprise plus souvent. Alors, que faire lorsqu’une équipe de projet perd une ressource compétente ? La première étape consiste à évaluer les ressources restantes : reste-t-il en interne des personnes disposant du profil de compétences requis pour remplacer le démissionnaire ? Une plate-forme de gestion de projet (PPM, Project Management Platform) efficace peut identifier en interne la bonne personne à affecter pour pallier les pénuries de compétences ou vous orienter vers l’embauche d’une nouvelle recrue, afin d’assurer la réalisation du projet dans les délais.

Le casse-tête du transfert des connaissances

La recherche d’un remplaçant n’est pas la seule problématique. Dans le cadre de projets colossaux, comme celui de HS2, les membres de l’équipe doivent posséder des connaissances très spécialisées nécessaires à la poursuite de la bonne exécution du projet. En d’autres termes, les entreprises doivent assurer le transfert de ces connaissances au successeur, sous peine de voir des informations critiques passer à la trappe. C’est pourquoi il est crucial de stocker toutes les données relatives à un projet dans un référentiel central, afin qu’elles restent toujours accessibles, même en cas de départ d’un membre de l’équipe. Un système PPM collecte les informations auprès des différentes sources de données, permettant, avant tout, d’éviter que le savoir ne se perde, mais aussi de consigner les données relatives aux différents projets selon un modèle homogène.

Anticipez

Autre méthode pour éviter le chaos potentiel : envisager des plans B qui vous aideront à vous engager dans la bonne direction en cas de départ de rouages importants de l’équipe. En optant pour la solution PPM adaptée, vous pourrez mettre en place des mesures préventives afin d’identifier les éventuels déficits de ressources à combler pour rester couvert si un membre du personnel décide de partir vers d’autres horizons. La mise en place des bonnes solutions ou mesures de secours contribue à garantir la bonne réussite des projets, même si un maillon essentiel de la chaîne vient à disparaître.

Il n’est jamais chose aisée d’affecter un remplaçant au poste laissé vacant, mais lorsque la réussite des projets pèse dans la balance, il est primordial de prendre les mesures adaptées pour que la transition se fasse le plus naturellement possible. La réussite ou l’échec d’un projet en dépend. En choisissant un remplaçant au bon profil de compétences et en facilitant sa prise en main du poste aussi rapidement que possible, vous pouvez vous assurer que votre projet ne marque pas un arrêt en gare juste avant le terminus.

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

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