Perte de temps ou invitation à la réflexion ? Peu importe ce qu’en pensent les collaborateurs, les réunions d’entreprise ont encore de longues années devant elles. Mal organisées, les réunions peuvent avoir un impact négatif à la fois sur les dépenses de l’entreprise et sur la productivité de ses employés. À l’inverse, des réunions bien pensées et utilisant les bonnes technologies peuvent booster de manière considérable la collaboration et l’efficacité au sein d’une entreprise.
Dans tout environnement professionnel, la salle de réunion est l’endroit où se prennent les décisions stratégiques de l’entreprise et un véritable pôle de communication, de créativité et de collaboration. Une salle de réunion doit être bien agencée et offrir la possibilité de partager des supports visuels ou des informations à partir de différents appareils afin de susciter l’intérêt des participants et d’encourager la collaboration, deux éléments clés pour une réunion réussie. Toute entreprise, quelle que soit sa taille, qui souhaite améliorer ses salles de réunion doit chercher à améliorer la productivité et l’innovation, et surtout à promouvoir la collaboration.
Cela s’avère d’autant plus bénéfique lorsque plusieurs personnes peuvent partager du contenu en même temps. On constate également une démocratisation du BYOD dans les entreprises, un concept qui peut réellement améliorer la productivité des collaborateurs qui peuvent utiliser leur propre appareil (ordinateur portable, smartphone ou tablette) au cours d’une réunion. Selon une étude réalisée par Tech Pro Research, 74 % des entreprises utilisent déjà ou prévoient d’utiliser le BYOD.
Voici à présent quelques conseils pour améliorer l’efficacité de vos réunions d’entreprise. Vous découvrirez comment éviter les aléas de la technologie et de la connectivité pour optimiser au maximum le temps de réunion et retenir l’attention des participants.
Intégrer – De plus en plus d’entreprises sont séduites par le concept du BYOD et par les avantages qu’il offre en salle de réunion. La possibilité de partager du contenu stocké sur différents appareils est utile dans de nombreux types de réunion, qu’il s’agisse de sessions de formation, de présentations commerciales ou de réunions de planification stratégique. Les entreprises doivent intégrer les ordinateurs portables, smartphones ou tablettes de leurs employés dont les technologies sont souvent bien plus avancées que celles fournies en interne. Cet avantage technologique peut être un véritable moteur d’efficacité pour vos réunions.
Diffuser – Pour partager des supports visuels et des présentations, la salle de réunion doit intégrer une technologie prenant en charge de nombreux types d’appareils ainsi que leur système d’exploitation (Android, iOS, Windows, etc.). Ainsi, quels que soient l’appareil et le protocole de partage utilisés, il est essentiel de pouvoir diffuser le contenu partagé, par exemple via des applications iOS ou Android, la radio ou même Google Cast.
Connecter – Pour garantir l’efficacité d’une réunion, il faut en optimiser chaque minute et ne pas perdre de temps à cause d’interruptions superflues ou de bugs technologiques. La solution idéale est très loin de l’enchevêtrement de câbles, d’adaptateurs et de connecteurs auquel nous avons été habitués. Les nouvelles technologies utilisées en salle de réunion offrent des connexions simples et transparentes via Wi-Fi, USB ou Bluetooth sans qu’il soit nécessaire de télécharger des logiciels supplémentaires ou de modifier les paramètres. Une récente étude réalisée par le cabinet de recherche Vanson Bourne pour le compte de Barco a révélé que le niveau de stress des participants était 63 % supérieur lorsqu’un problème technologique survenait en réunion. Pour obtenir ce chiffre, le cabinet a chargé la société MindLab International de contrôler le rythme cardiaque des participants à l’étude. En cas de problème technologique, leur rythme cardiaque atteignait 179 battements par minute, symptomatique d’un niveau de stress élevé lorsque l’on sait qu’un rythme cardiaque au repos est compris entre 60 et 100 battements par minute.
Collaborer – L’objectif premier d’une réunion est de partager des informations et d’exprimer son point de vue. Pour se sentir davantage impliqués et mieux collaborer, les participants doivent avoir les moyens technologiques de partager leurs données ou leurs supports visuels sur écran de manière simultanée. Plusieurs personnes peuvent avoir envie d’apporter leur contribution à la réunion de différentes manières, et la possibilité de le faire de façon simultanée et sur le même écran est l’une des clés pour améliorer la collaboration.
Sécuriser – Il est essentiel d’éliminer tout risque de sécurité lors de la connexion d’appareils « externes » au réseau de l’entreprise. Votre équipe informatique peut rencontrer différents problèmes au moment de connecter des appareils étrangers au réseau de l’entreprise, notamment lorsque des clients ou des collaborateurs distants souhaitent se connecter à la salle de réunion. Toutefois, si votre salle de réunion est équipée d’une connectivité Wi-Fi qui permet aux utilisateurs de s’y connecter directement sans passer par le réseau de l’entreprise, vous éviterez tout risque de sécurité pour une réunion encore plus réussie.