La révolution numérique est, à n’en pas douter, l’un des phénomènes les plus marquants qui ont fortement fait évoluer la manière dont les entreprises s’organisent et travaillent au quotidien. Dans ce contexte, il nous a paru intéressant de mettre en lumière une tendance durable qui consiste à faire évoluer le processus de préparation, de gestion et de délivrance des documents présentés en conseil d’administration au sein des moyennes et grandes entreprises. Ce point est particulièrement intéressant dans la mesure où il vient moderniser un acte de gestion et une action jusqu’alors sanctuarisés.
Selon le fameux cabinet d’analystes Gartner, « d’ici à 2018, plus de 80 % des grandes entreprises utiliseront des systèmes collaboratifs pour réaliser leurs conseils d’administration ». Si la vague du conseil d’administration 2.0 a été lancée depuis plus longtemps outre atlantique, Sarbannes Oaxley oblige, les gouvernants des entreprises françaises s’y intéressent depuis peu. Nous nous trouvons donc au cœur d’un marché émergeant qui connaîtra une croissance exponentielle dans les prochaines années.
Cette nouvelle approche a pour but de simplifier et de sécuriser la préparation et la tenue des conseils d’administration des entreprises, mais également, par extension et pour faciliter les interactions, de leur comités spécialisés (audit, nominations, stratégie, éthique, …) leurs différents comités Ad’Hoc, et les réunions du top Management (Codir, Comex,…) ou réunions stratégiques. Nous sommes donc au centre des dispositifs de gouvernance qui doivent faire l’objet de toutes les précautions.
Dans les faits, une telle approche revient à prendre en compte la gestion des documents et la gestion des processus. Concrètement, le conseil d’administration 2.0 s’articule autour de 5 grands piliers qui permettent de gérer l’intégralité de son cycle de vie :
- L’organisation de la séance ;
- La préparation de la séance sur tablette par les administrateurs ;
- La consultation en séance sur tablette ;
- La gestion des droits d’accès et de la sécurité de l’information ;
- Le suivi de la séance et historique des décisions prises.
Pour être couronné de succès, il convient également de positionner l’expérience utilisateur au centre du dispositif. En ce sens, un travail sur l’accessibilité et l’ergonomie est fondamental. Il convient de se rappeler que la documentation du conseil peut contenir plus de 500 pages par séance. Attention donc à proposer des outils digitaux adaptés et à ne pas négliger les aspects liés au confort d’utilisation. L’IFA, Institut Français des Administrateurs, souligne ainsi l’importance de se doter d’un « outil numérique dédié » qui permet d’améliorer significativement l’efficacité des travaux du Conseil d’administration, voire d’aider à la gestion intégrée des relations « société-mère / filiales » dans les groupes.
Au final, opter pour l’approche dématérialisée du conseil d’administration permet de sécuriser l’ensemble des dispositifs traditionnels, d’industrialiser les processus de préparation des réunions, de pérenniser l’information présentée et d’offrir plus de confort aux administrateurs qui peuvent accéder plus simplement aux informations. Cette gouvernance moderne et dynamique va donc rapidement s’imposer comme un standard auprès des grands donneurs d’ordres.