Web-séminaires, e-trainings, congrès interactifs ou animation de groupes de travail en réseau,… Les événements professionnels se distinguent aujourd’hui par leur capacité à jouer avec les nouvelles technologies. Les outils numériques permettent de proposer des expériences de marque sans cesse renouvelées à l’origine de nouvelles formes de conversations qui décuplent la résonnance des événements professionnels dans une infinité de nouveaux formats.
Le développement de concepts interactifs innovants atour et au cœur d’un événement permet à la fois d’en décupler l’audience en fédérant des publics éparses ou éloignés, de prolonger la durée de l’expérience en captant l’attention des participants avant, pendant et après l’événement et finalement d’en augmenter l’efficacité en marquant durablement l’attention grâce à une participation active du public. Une fois connecté, l’impact d’un événement et la satisfaction des participants deviennent aussi plus simple à mesurer, donc à améliorer.
Les avantages à concevoir des événements professionnels connectés sont donc nombreux, au moins aussi nombreux que les manières d’y parvenir de manière efficace. Chaque technologie présente des avantages ou des inconvénients selon les objectifs à atteindre ou un contexte particulier. Il convient donc avant tout de faire preuve de pragmatisme pour tester, mesurer, apprendre et améliorer sans cesse de nouveaux concepts interactifs. Le succès d’un événement professionnels connecté repose néanmoins sur cinq clés fondamentales :
- Créer un effet Wahou ! Pour marquer les esprits et s’assurer l’attention des participants. Lors d’un événement professionnel, la concentration du public est primordiale mais pas nécessairement facile à obtenir. A l’occasion du dernier « Orange Business-Tour » le développement d’animations en réalité augmentée avec l’intervention sur scène d’un avatar 3D a permis de capter immédiatement et totalement l’attention des salariés d’Orange puis de créer un buzz positif en interne. Les informations délivrées dans ce cadre obtiennent de meilleures chances d’être entendues et assimilées par l’auditoire. L’effet Wahoo peut aussi passer plus simplement par la prise en main d’une nouvelle technologie, d’une nouvelle application,…
- Développer l’interactivité. En replaçant le public au cœur de l’événement, chaque participant devient acteur et moteur de sa propre formation. Chacun d’entre nous, notamment dans un contexte professionnel, préfère être actif plutôt que passif. La mise en place de Multiplex interactifs chez Thyssenkrup avec plusieurs salles connectées en même temps où tout le monde pouvait se voir a permis à la fois d’augmenter l’implication mais aussi la satisfaction de chacun des participants à ce nouveau format de réunions de travail.
- Intégrer une composante ludique. C’est également un facteur clé des programmes de e-learning, nous apprenons mieux en nous amusant ou en nous mesurant aux autres. L’intégration de Webcast Challenges dans les programmes de formation chez Astrazeneca a permis d’en décupler l’impact en mettant les participants en compétition entre eux. Les challenges permettent également de maintenir l’attention sur la durée et d’assurer la participation active de chacun jusqu’à la fin d’un programme.
- Miser sur l’intelligence collective. Lors d’événements professionnels de réflexion stratégique, comme chez Havas ou Pfizer, la mise en place de supports digitaux permettant à tous les participants de visualiser en temps réel les échanges et les contributions sous la forme de nuages de mots avec une analyse sémantique a permis d’avancer plus rapidement dans les réflexions en explorant toutes les pistes sans a priori.
- Délivrer une vision globale. Pour une compréhension élargie, les supports numériques de travail doivent être développés selon une approche universelle. Les participants plébiscitent les événements qui ont du sens et qui s’adresse directement à eux. La Maison de Parfum Dior a par exemple développé parallèlement à son programme de formation interne, une application mobile de formation à distance extrêmement complète. Cette application est accessible pour tous les salariés du groupe, à tout moment et dans toutes les langues. Chaque salarié peut donc se former à distance quand il le souhaite et quel que soit le pays où il travaille.
A la fin, le recours à des outils numériques doit toujours permettre aux participants d’évaluer leur satisfaction et de livrer un retour d’expérience complet dans une optique d’amélioration continue des concepts interactifs proposés.