Fiabilité, économie, et efficacité avec l’EDI
Voici les 3 raisons essentielles pour passer ou intensifier l’utilisation de l’EDI. Souvent nous entendons se plaindre des entreprises à qui les distributeurs imposent l’utilisation de l’EDI sous peine de ne pas être référencées, voire d’être déréférencées ou de se voir facturer des frais de traitement pour des factures papier.
Évidemment, le contexte joue beaucoup sur le sentiment de devoir mener un projet couteux et bien souvent sur une technologie non connue et touchant à des process essentiels. Mais en regardant de plus près, il faut quand même se rendre à l’évidence : si un projet EDI devait remettre en cause le business model d’une entreprise, d’autres questions devraient être abordées avant même d’imaginer un référencement auprès d’un donneur d’ordre.
Idem pour une société qui a déjà mis en place des relations EDI avec ses clients, pourquoi ne pas faire de même avec ses fournisseurs ? Ainsi les process industriels intègreraient de l’EDI de bout en bout.
Les gains sont importants et le ROI souvent très rapide. Faites un calcul simple : combien de temps passent vos collaborateurs pour assurer les saisies de commandes, faire les avis d’expédition, les factures, générer les étiquettes, mais aussi quel est le taux d’erreur de saisie ? Regardez ce que font vos concurrents. Nous avons tous vu la concurrence s’équiper de sites internet pour être plus visible, nous avons tous investi dans un site web commercial ou vitrine… Comment vos concurrents sont-ils équipés pour leur supply chain, le commerce et la finance ? Ont-ils mis en œuvre des liens EDI avec les clients ?
Les effets positifs seront mesurables au sein de l’ensemble des services suivants : commerce, production, logistique et finance.
Au sein du service commercial :
- Cycle de vente et qualité de la relation entre votre ADV et le service achat de vos clients se trouvent améliorés et les temps de traitement réduits (fiabilité et efficacité des échanges de commandes, des avis d’expédition…)
- La transmission de vos catalogues et de vos prix est aussi beaucoup plus rapide et fiable.
Au sein de votre service production :
- Coûts de production réduits
- Meilleure fiabilité de vos inventaires et gestion de vos stocks
- Délais de production réduits
Au sein de votre service logistique :
- Réduction des délais de traitement des expéditions (plus de saisies ou ressaisies)
- Réduction voire élimination des anomalies ou erreurs
- Réduction voire élimination des documents papiers
- Amélioration forte de la qualité de l’information
Au sein du service finance :
- Réduction des délais de facturation
- Réduction des litiges
Quid du ROI ?
Concernant les coûts, la réduction est notable, mais difficilement chiffrable. Seule l’étude au cas par cas permet de mettre en avant les économies réelles constatées ou prévisibles et ce, en raison de la taille des entreprises, de leur secteur d’activité, de leur organisation, du nombre de clients, et surtout du nombre de commandes reçues par jour et de la taille de ces commandes.
En revanche, toutes les études réalisées par des cabinets de conseil dans divers pays démontrent les gains :
- En Angleterre, GS1 UK déclare que le passage à la facture dématérialisée permet une économie de plus de 120 €/an/facture,
- Le cabinet Arthur D. Little affirme qu’une facture papier coûte entre 10,70 € et 12,20 € alors qu’une facture dématérialisée ne coûte que 3 € (entre sa préparation, son envoi, son archivage, les litiges, et les coûts de trésorerie…),
- Toujours en Angleterre, GS1 UK affirme qu’un fournisseur de la GDS passant à l’EDI économise 16 € par commande EDI reçue.
- Des études ont démontré que le passage à l’EDI dans certaines structures pouvait permettre de réduire de 50 % les ressources humaines affectées à la saisie, au contrôle, la gestion des litiges…
Et puis, il ne faut surtout pas oublier le côté stratégique du passage à l’EDI :
- Capacité à lancer et promouvoir un produit beaucoup plus rapidement,
- Capacité à gagner des référencements en étant de suite EDI capable,
- Capacité à vendre à travers le monde grâce à la normalisation des réceptions de commande, d’envoi d’avis d’expédition et des factures,
- Capacité à pouvoir communiquer sur la mise en œuvre d’un projet respectant l’environnement, car permettant quasiment le 0 papier.
En conclusion, passer à l’EDI permet d’accéder à un avantage concurrentiel indéniable, de réduire les coûts de l’ensemble de vos services, d’améliorer les process métiers et de répondre à la demande de vos clients ou fournisseurs.