La Ligue contre le Cancer a retenu l’ERP Qualiac pour améliorer la performance de son pilotage comptable et faciliter le partage d’information au sein de l’organisation.
Avec un budget de 36,4 millions d’euros annuels dédiés à la recherche, 717 000 adhérents ainsi qu’un réseau constitué de plus d’une centaine d’entités locales, la Ligue contre le Cancer est le 1er financeur privé associatif indépendant de la recherche contre le cancer en France. Ses ressources dépendant quasiment exclusivement de la générosité du public, l’efficience de sa gestion financière est incontournable pour favoriser son activité et la recherche, dans le respect des donateurs.
La Ligue est confrontée en 2013 à un changement de solution par l’éditeur sur lequel elle s’appuyait pour sa gestion comptable depuis 1997, c’est alors qu’elle s’interroge sur l’opportunité d’intégrer un nouvel outil. Celui-ci devait permettre de fluidifier l’information financière en interne entre ses différentes entités, et vers l’extérieur, notamment à destination des commissaires aux comptes qui contrôlent l’ensemble des comités départementaux comme le siège. Un appel d’offre est alors lancé en juillet 2013.
REPONDRE AUX CONTRAINTES REGLEMENTAIRES TOUT ENS’ADAPTANT A UNE DIVERSITE D’UTILISATEURS
La solution recherchée devait pouvoir aussi bien répondre aux contraintes règlementaires que s’adapter à l’organisation en délivrant des capacités d’ouverture à d’autres environnements. Le monde associatif travaille en effet souvent avec des outils spécifiques, qu’on ne trouve pas sur le marché, il était donc primordial que l’ERP choisi puisse intégrer des données générées par des outils satellites.
L’association étant constituée de professionnels mais aussi de bénévoles, il y avait de réelles attentes quant à l’ergonomie de la solution afin qu’elle s’adapte à une diversité d’utilisateurs. Au total, ce sont 103 entités locales qui vont en bénéficier, soit près de 300 utilisateurs aux besoins divers (comptables, gestion de stocks, saisie des engagements,…). « La volonté de La Ligue était que chacun ait envie d’utiliser la solution pour faciliter son travail et de manière générale simplifier le partage d’informations, c’est pourquoi l’utilisateur était au centre de ce projet » indique Gérard Bialek, Directeur Commercial de Qualiac.
Des cinq éditeurs sollicités, la solution de gestion intégrée proposée par Qualiac a été retenue en novembre 2013. La simplicité de l’ERP Qualiac, résolument tourné vers l’utilisateur fut l’un des points clés qui a orienté la décision. « La simplicité de notre outil de gestion lui permet de s’adapter aisément à des contextes spécifiques » précise Gerard Bialek « C’est cette équation particulièrement dynamique qui a convaincue La Ligue ».
Le groupe de travail ainsi que le comité d’expertise ont apprécié la démarche projet présentée par Qualiac en collaboration avec son intégrateur Cleversys. Leur écoute, quant aux possibilités d’évolution de la solution, a conforté les interlocuteurs de la Ligue dans leur choix d’avancer avec eux.
UNE SOLUTION INTEGREE POUR GERER LES FLUX FINANCIERS DE BOUT EN BOUT
La solution intégrée couvre plusieurs volets financiers : la gestion comptable, commerciale, des immobilisations, des stocks, ainsi que le rapprochement bancaire et la consolidation des comptes, là où Qualiac avait une forte valeur ajoutée et où les attentes de La Ligue étaient importantes ; l’association souhaitant mettre en place, à moyen terme, la dématérialisation des validations et donc de tous les flux pour gagner en rationalité et en rapidité dans sa gestion inter-comités.
La solution est aujourd’hui installée sur une base de test qui va permettre de réaliser, pendant 2 mois, des ateliers avec l’intégrateur. « Ces ateliers sont un élément clé dans l’appropriation de la solution par les utilisateurs » complète Paul Cunningham, Senior Manager chez Cleversys. « ils permettent de confronter l’outil aux utilisateurs pour coller au plus près à leur réalité ». L’objectif étant d’observer comment la souplesse de la solution permet de s’adapter aux besoins et aux désidératas des utilisateurs lors de la mise en production. Pour l’évaluer en conditions réelles, un prototype de l’outil sera lancé en fin d’année pour une durée de 3 mois. Début 2015, l’intégralité des utilisateurs sera formée et la version finale sera opérationnelle.
« Cet outil est pour nous stratégique et structurant dans la mesure où notre organisation est présente physiquement dans chaque département. Il va nous permettre d’avoir une visibilité sur l’ensemble du réseau, pour un meilleur pilotage de nos actions visant à renforcer la lutte contre le cancer. » conclut Eric Bertocco, Délégué à l’Administration et aux Finances au sein de la Ligue.