01Net a publié une synthèse du Baromètre de la Dématérialisation, mettant en avant 4 critères dans le cadre du choix d’une solution de dématérialisation :
- L’aide au pilotage métier : “fournir des tableaux de bord avec des indicateurs de performance est un critère de choix important” ;
- L’agilité avec des outils interopérables : “solution de dématérialisation agile pour gérer des applicatifs hétérogènes” ;
- Des portails pour collaborer avec les fournisseurs : “donner aux fournisseurs un accès sécurisé et instantané à leurs factures et à leurs statuts via un portail fournisseurs” ;
- Des solutions adaptées pour les mobiles : “consulter ou valider ses demandes d’achat et de facture sur terminal mobile”.
DocauFutur a demandé à Jean-Marc Jagou, fondateur d’Exceo, s’il voit des critères à ajouter.
Julien Guerrand, community manager docaufutur.fr :
Bonjour Jean-Marc ! Vous avez lu cet article publié sur 01Net, qu’en pensez-vous ? Voyez-vous d’autres critères à mentionner pour bien choisir sa solution de dématérialisation ?
Jean-Marc Jagou, Exceo :
Jean-Marc Jagou, Bonjour Julien ! Les 4 critères retenus me semblent tout à fait pertinents, mais j’en ajouterais 3 afin que les lecteurs aient une vision d’ensemble.
Le premier est la convivialité, qui vient renforcer l’acceptabilité par les personnels concernés. On l’oublie parfois, mais l’équation “ergonomie + interface = compréhension intuitive => convivialité” est une vraie clé de succès du projet.
JG : Mais, en plus d’une interface agréable et pratique, comment peut-on anticiper ces freins à l’utilisation ?
J-M J : Avant tout, il faut bien différencier les freins à l’acceptation. Le plus souvent, les responsables et ambassadeurs du projet se heurtent à une résistance qu’on qualifiera de “passive”, associée à un comportement qu’on peut traduire ainsi “j’utilise l’outil parce qu’on me le demande, mais ne comptez pas sur moi pour être force de proposition pour l’améliorer ou encourager son utilisation”. Cette résistance peut être consciente ou inconsciente, mais elle exprime la même chose : une préparation au changement défaillante.
JG : Très bien, c’est noté. Quel autre critère ajouteriez-vous ?
J-M J : Un critère qui relève plus du prestataire que du client : une bonne maîtrise d’ouvrage comporte une part importante de veille technologique afin d’évaluer la dépréciation ou l’obsolescence des technologies. Il faut toujours privilégier une solution de GED moderne, quitte à adapter ses outils internes à cette solution !
JG : Voulez-vous dire par là que la solution de dématérialisation servira de point d’amélioration pour, par exemple, un logiciel de messagerie ?
J-M J : C’est tout à fait ça. Dans le choix de la solution de dématérialisation, vous devez vous appuyer sur des technologies qui ont de l’avenir, quitte à adapter votre existant !
JG : Convivialité, évolutivité : quel est le dernier critère que vous souhaitez évoquer ?
J-M J : Le prestataire doit démontrer de l’agilité – comme il est déjà mentionné dans l’article. C’est un outil de pilotage pour améliorer les processus de l’entreprise. Mais le prestataire doit également prévoir que son outil, source de progrès dans les processus internes, soit par conséquent amené à être reparamétré ! En effet, toute évolution transversale positive peut se répercuter sur la solution de GED, et doit dans ce cas être reconfigurée pour s’adapter à la nouvelle organisation.
JG : Merci pour ces conseils. Nous sommes sur le blog docaufutur.fr, je ne peux que vous poser cette question que nous nous posons tous : comment voyez-vous le document du futur ?
J-M J : Le document du futur ne change pas dans sa définition. Il est, et sera toujours, un agrégat d’informations pour une cible donnée, avec un objectif donné. Les moyens technologiques à venir apporteront toujours plus de personnalisation, plus d’adaptation à un objectif donné. L’enjeu est donc dans la capacité des utilisateurs à savoir utiliser la forme adéquate en fonction de l’état du document.
L’enjeu des communicants sera de maximiser l’efficacité du document selon le contexte dans lequel il est consulté, voire modifié. Le document du futur sera très exigeant !