Prendre son temps, faire les tests en production et s’assurer d’avoir bien qualifié le besoin de l’utilisateur métier, les bonnes pratiques réaffirment le rôle central du donneur d’ordre comme pilote de la qualité documentaire.
Y aller pas à pas, c’est la consigne que donnent à peu près tous les acteurs lorsqu’il s’agit de passer la production de documents d’entreprise à données variables du noir et blanc vers la couleur. « Le projet doit forcément être porté par le métier », avertit Nathalie Miossec, Chef de projets Editiques chez CAA-PREDICA. La première étape consiste à définir ce que l’on peut faire avec l’existant, c’est à dire les imprimantes de production à disposition dans l’usine courrier ou chez le prestataire. Ton par ton, couleur par couleur, la direction marketing peut ainsi se constituer son propre référentiel. Dans la pratique, il s’agit de déterminer les seuils de qualité au delà desquels l’écart de couleur devient inacceptable. « Pour aller plus loin, il n’est pas inutile de tester ce référentiel de couleurs à conditions et papier identiques sur toutes les imprimantes de production dont on dispose », conseille Nathalie Miossec. Ce référentiel fournit ainsi une base de travail qui permet d’anticiper ensuite les problèmes de colorimétrie, mais aussi d’effectuer les contrôles en production, par exemple en imprimant une feuille de contrôle en début de chaque lot. C’est aussi à partir de ce référentiel que l’on peut choisir le papier offrant le meilleur rapport qualité/prix en fonction du niveau de qualité attendu par le destinataire du document.
Chaque document est un projet
« Il faut toujours repartir du besoin utilisateur. Document par document, l’expression du besoin doit sans cesse être requalifiée avec les métiers », avertit Thierry Guérrand, Responsable Marketing Production Printing chez Konica-Minolta Business Solutions France. Faute d’une réflexion stratégique suffisamment poussée en amont, les donneurs d’ordre auraient tendance à se laisser piéger par une fausse idée sur ce que le destinataire du document attend réellement en termes de qualité. Placée trop haut, la barre peut se révéler inaccessible compte tenu des moyens de production, ou trop couteuse à atteindre en termes de qualité du papier. L’objectif est aussi de pouvoir anticiper le plus en amont possible les problèmes de colorimétrie, en intégrant par exemple des paramètres spécifiques au référentiel de composition des documents. Pour chaque document, cette étape de définition du cahier des charges colorimétrique permet aussi de fournir aux techniciens de production les indications nécessaires pour superviser efficacement le processus automatisé de contrôle des couleurs. Elle facilitera aussi l’étape essentielle de l’épreuvage. Dans une grande majorité de cas, cette dernière étape est réalisée sur des imprimantes spécifiques en partant du principe que l’usine courrier, le prestataire ou l’imprimeur, saura reproduire à l’identique l’épreuve fournie. Avec la multiplicité des techniques d’impression et des paramètres à prendre en compte, la bonne pratique consiste à réaliser l’épreuvage non plus en studio, mais directement sur site, sur les machines qui seront utilisées pour la production.
Poser les questions avant d’étudier les réponses
Le principe d’une démarche pas à pas est aussi ce qui doit guider l’entreprise et son prestataire en matière d’évolutions technologiques. Chez Konica, on estime que les clients utilisent en moyenne 10% des capacités réelles des imprimantes de production de la marque. Il faut une formation plus poussée pour en utiliser plus largement les possibilités, y compris en termes de maîtrise de la colorimétrie. « Les constructeurs, et c’est leur rôle, nous apportent sans cesse de nouvelles solutions techniques. Mais cela va peut-être un peu trop vite pour les entreprises, qui se retrouvent avec des réponses avant même d’avoir eu le temps de se poser les bonnes questions », analyse Nathalie Miossec. Un bon exemple serait la dernière génération d’imprimantes jet d’encre à pigments, qui apporte un gain en qualité tout en permettant d’utiliser des papiers moins cher. Mais en contrepartie, sa mise en œuvre exige de revoir l’ensemble des réglages colorimétriques, le comportement du papier car les pigments chauffent et sèchent plus vite, ainsi que la fréquence des contrôles de qualité. C’est là, explique encore Nathalie Miossec, où le rôle du maître d’ouvrage documentaire prend tout son sens. Au contact des métiers et des techniciens, indépendant vis à vis des prestataires et des constructeurs, il est le seul à pouvoir réaliser l’arbitrage nécessaire, et à déterminer si la réponse apportée correspond bien à une question importante à résoudre.