Il n’y a pas une mais plusieurs stratégies de production documentaire, et ce ne sont ni les technologies ni les tendances du marché qui doivent guider la réflexion des entreprises mais une analyse approfondie de leurs besoins.
Comprendre à qui s’adresse le document, quelles sont sa place et sa valeur ajoutée pour l’entreprise, les éventuelles difficultés rencontrées par les utilisateurs métiers et les destinataires, les compétences disponibles pour faire évoluer les processus ; autant d’étapes indispensables selon les experts Compart pour identifier les véritables enjeux de l’évolution de la production documentaire.
Si chaque entreprise est unique, et si chaque stratégie documentaire a ses particularités, le dernier livre blanc Compart met en évidence deux grandes catégories, les entreprises ADF 1.0, dont le besoin est surtout lié à l’automatisation et à l’amélioration de la performance opérationnelle, et les entreprises ADF 2.0, pour lesquelles le défi à relever est celui de la flexibilité et de la modularité.
Presque vingt ans après son élaboration par le cabinet Gartner, le concept d’ADF (Automated Document Factory ou usine documentaire) est plus que jamais adapté pour décrire les modèles de développement de la production documentaire des entreprises. Mais pour Compart, la version 1.0 et la version 2.0 ne s’opposent pas, bien au contraire ! Ils restent tous les deux d’actualité pour permettre aux entreprises de définir un modèle d’urbanisation documentaire pertinent sur les quatre critères clés de toute stratégie : le sens, la spécificité, la fonction et les moyens.