Quel mode opératoire doivent adopter les entreprises pour gérer les projets visant à les faire évoluer, comme celui de la transformation digitale? Projet d’ampleur, la transformation digitale impacte aujourd’hui toutes les entreprises. Tournant obligatoire, les entreprises doivent négocier ce virage en douceur et surtout avec méthode. Une bonne gestion de projets, agile et pérenne, s’impose néanmoins plus que jamais.
Définissez clairement vos objectifs avant de commencer : Que vous souhaitiez réduire les coûts, améliorer l’expérience liée à l’utilisation de services, ou encore mettre à niveau vos systèmes informatiques, vous devez clairement définir vos objectifs clés. C’est également le meilleur moyen de se tenir informé des besoins ou attentes des parties prenantes clés ; qu’il s’agisse d’employés ou de clients, vous devez vous assurer que vos objectifs sont alignés, de façon à optimiser leur impact.
Pour garantir votre réussite, restez réaliste : Définissez un plan vous permettant d’atteindre les objectifs que vous avez déjà définis. À ce moment, vous devez vous assurer que vous avez mis en place les bonnes stratégies. Déterminez qui doit tirer parti des objectifs que vous avez définis et assurez-vous que votre plan est élaboré de façon à vous aider à les atteindre. Si vous voulez réduire les coûts tout en proposant le même niveau de service, vous devrez vous assurer que les économies réalisées ne porteront pas atteinte aux autres services, ce qui risquerait de vous ramener à votre point de départ.
Exécutez votre plan en appliquant une stratégie très efficace : Pour gérer le lien entre l’exécution opérationnelle et la vision stratégique de l’entreprise, vous devez avant tout établir une stratégie efficace, intégrée à la gestion des activités quotidiennes. Cette stratégie ne tombe pas du ciel ; elle doit reposer uniquement sur le budget associé à un objectif particulier, par exemple. Elle doit être alimentée par un modèle de gestion approprié et une approche de gestion métier efficace, et capable de combler l’écart entre la vision de l’entreprise et la définition de ses objectifs, ainsi qu’avec les activités physiques effectuées dans l’organisation de manière à atteindre ces objectifs. Vous devez également vous assurer que vous pouvez vous adapter à l’imprévu. Par exemple, si le lancement d’un nouveau produit est retardé, est-il préférable de le lancer, même s’il manque certaines fonctionnalités, ou d’attendre la mise en place de toutes les fonctionnalités avant de le lancer ? Ces décisions affecteront grandement les économies réalisées ou le degré de satisfaction des utilisateurs ou clients. Elles doivent donc être soigneusement planifiées.
Ne vous arrêtez pas une fois l’exécution terminée : Une fois votre plan exécuté, vous devez vérifier l’ensemble des éléments en continu, afin de ne pas perdre votre objectif de vue. En contrôlant régulièrement les projets, vous vous assurez que vous êtes dans les temps et que vous respectez le budget et les besoins des résidents. Dans l’idéal, vous devez afficher un aperçu en temps réel de toutes les informations qui vous permettront d’identifier les opportunités de rationalisation des processus, tout en optimisant l’utilisation des ressources. Cela vous permettra également d’apporter des modifications à votre plan ou à votre exécution dès que nécessaire, en limitant les coûts supplémentaires ou les retards imprévus.
Tirez les leçons de votre expérience : Il est facile d’afficher les projets associés à des dates de début et de fin fixes. Toutefois, tirer les leçons de l’exécution d’un projet important, ainsi que des processus mis en place et susceptibles d’être prolongés revêt un caractère essentiel. De même, dans le cas d’un projet de transformation majeur, tous les mécanismes mis en place doivent être pérennes. De ce fait, vous n’avez aucune raison de ne pas conserver les outils et processus mis en place et de ne pas les appliquer à d’autres projets que vous gérez, afin que ces derniers en bénéficient également.