Vision globale et détaillée de la confrontation GED et Mobilité avec Noureddine Lamriri, everteam

Chef de Produit chez everteam, Noureddine Lamriri partage ici sa conviction sur la complémentarité et les différences entre la GED et la mobilité.

DOCaufutur: Noureddine, qu’intègre pour vous la mobilité ?

Noureddine-Lamriri Tout d’abord et avant tout, la mobilité est la capacité de pouvoir accéder à la GED dans un nombre de situations beaucoup plus large que dans un contexte classique : en somme, la mobilité, va permettre d’accéder à des fonctionnalités de GED dans des situations où ces fonctionnalités n’étaient pas accessibles avant. Le gain pour une entreprise est avant tout d’apporter plus de productivité, d’efficacité.

Exemple : un directeur qui a besoin de valider en urgence un document et qui se trouve en réunion avec son smartphone pourra le valider avec un simple bouton sans forcément se trouver à son poste de travail.

La mobilité recouvre 2 thématiques :

  • L’accès “Offline” : capacité de pouvoir consulter une information GED sans aucun réseau, c’est à dire le fait de pouvoir travailler en situation de mobilité même sans réseau, alors qu’avant on ne pouvait pas travailler (ex: dans l’avion). La dimension offline est donc très importante.
  • L’accès “All Device” : capacité de pouvoir utiliser l’outil à partir de n’importe quel appareil mobile (smartphone, tablette etc).

La GED finalement c’est la capacité de travailler / consulter un document électronique : je le dépose, je le recherche, je le consulte, je le récupère. En clair, c’est la manipulation du document électronique. Quand on l’évoque en situation de mobilité, on peut se demander comment intégrer une GED dans un contexte de mobilité ?

On peut évoquer la GED de différentes façons :

En terme de bénéfices : qu’est-ce que ça apporte ?

La GED en situation de mobilité apporte plus de productivité et peut se traduire soit par un accès sur une durée plus longue à un service de GED alors qu’avant cela se faisait par intermittence, soit par un plus grand confort d’utilisation. L’efficacité d’un outil GED en mobilité se mesure donc également en sa capacité à être ergonomiquement mieux adapté à l’usage que l’on souhaite en faire.

En termes d’outils : quels outils utiliser ? 

Quand on parle de mobilité dans un contexte de GED, on a deux orientations possibles :

  • “Offline” : accès à la GED sans réseau. Il y a beaucoup de situation où les gens partent avec des documents, ils produisent des documents et il y a des moments très courts où ils ont du réseau et vont pouvoir se synchroniser avec la maison mère et récupérer des documents et donc ils ont toujours leur ordinateur sur eux et pour eux, qu’ils soient connectés au réseau ou non, leur productivité reste la même. Il n’y a aucune perte de performance.
  • “All Device” : Il y a plein de nouveaux outils informatiques qui sortent (tablettes de toutes tailles, smartphones, ordinateurs portables tactiles, etc) et la GED peut en tirer profit.

DOCaufutur: où en est-on de l’état de l’art de la GED ?

Ce sujet est vaste. La Ged finalement, est une technologie arrivée à un stade de maturité. Quand un marché débute, il y a peu d’acteurs et les besoins sont mal exprimés. Lorsque le marché mûre, il y a plus d’acteurs, de concurrents et le besoin est plus stable et plus clair, les items ou les critères de sélection du produit sont précis également. Nous en somme là actuellement. Le marché de la Ged est mûr, très concurrentiel et très segmenté.

Là où ça la notion de mobilité peut-être intéressante, c’est qu’avec l’évolution des usages, notamment avec la pression faite par les outils sociaux, la manière dont les nouveaux entrants du marché de l’emploi envisagent les outils changent complètement.

Auparavant on envisageait l’outil informatique par le poste de travail : on avait sur son poste de travail des logiciels installés et ces logiciels installés étaient utilisés dans le cadre de notre activité quotidienne.
Maintenant l’on utilise des outils GED avec des clients légers. Un simple navigateur internet suffit. Cela permet plus de souplesse, la GED est accessible en tout point sur n’importe quel support.
par ailleurs, les entreprise dans le monde se trouve sur un marché globalisé nécessitant en de multiples situations d’accéder à l’information GED en mobilité, par exemple, une entreprise présente dans différents pays avec un besoin d’accéder à aux documents Ged avec ou sans réseau, dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur.

La question de l’amélioration de la productivité des entreprises en toute situation s’est donc posée, principalement en situation de mobilité.

DOCaufutur: quels sont les impacts de la mobilité sur les processus de GED ?

Une GED ce doit d’être simple, c’est avant tout un outil qui consomment du contenu et ensuite qui offre des moyens d’accès à ces documents. Donc quand on regarde les impacts de la mobilité sur la GED, finalement il faut les regarder au travers de ces 2 points d’entrées/sorties : Comment on peut déposer les documents dans un système de Ged ?

L’approche traditionnelle d’alimentation de la GED a toujours était au travers d’une chaîne de numérisation ou de dépôts manuels opérés par les utilisateurs. Avec la mobilité, les mêmes besoins peuvent apparaître mais opérés de manière différente. Par exemple, une numérisation d’appoint de pièce d’identité avec son smartphone ou sa tablette avec reconnaissance automatique des informations – donc plus besoin de saisir, le classement se fera automatiquement, le chargement dans la GED se fera automatiquement.

Ainsi, le principal apport de la mobilité au niveau des processus GED est la fluidification des processus. L’usage de la GED va ainsi pouvoir s’effectuer sans rupture de l’utilisation pour cause de déplacement ou de rupture d’accès au réseau.

Ceci améliore la productivité des personnes soit dans les séquences de dépôts mais aussi dans les séquences où on a besoin de retrouver l’information et la présenter.

DOCaufutur: comment y répondre en terme d’organisation ?

Le premier point à régler c’est la gestion du parc, de la flotte d’objets mobiles. Des outils du marché servent et sont dédiés au pilotage des flottes d’objets mobiles.

Hand pushing virtual security button on digital background

Autre point très important, la gestion de la sécurité.

La mobilité génère inévitablement de plus grands risques de fuite ou de perte d’information. La problématique de la sécurité est principalement complexe en terme d’organisation car ceci nécessite d’être capable de sécuriser les outils et de maîtriser l’accès aux informations de la GED, même en cas de perte par exemple. Plusieurs critères sont à prendre en compte :

  • Maîtriser les applications GED sur les terminaux mobiles,
  • Maîtriser les contenus en cache sur le terminaux mobiles (Chiffrer les contenus, supprimer à distance en cas de perte,…)
  • Disposer de mécanismes d’authentification robuste,

Ainsi, en terme d’organisation, la mobilité permet d’apporter plus de souplesse et d’efficacité mais nécessite de gérer les problématiques de sécurité inhérentes à la mobilité.

DOCaufutur: quelles technologies permettent de palier ou de répondre aux impératifs de la mobilité ?

Tout ce qui est authentification, gestion du parc des terminaux mobiles, sécurité, cryptologie, sont utiles pour gérer les aspects liés à la sécurité dans les environnements des terminaux et postes mobiles.

Egalement, les modules logiciels permettant de disposer d’un accès à la GED en “offline” par exemple, la société everteam propose un composant logiciel dédié permettant de disposer de contenus de la GED “offline” et d’avoir un accès à ces contenus à chaque instant. A la reconnection au réseau, les contenus sont automatiquement synchronisés avec la GED.

DOCaufutur: que proposez-vous ou proposeriez-vous pour une plus grande adéquation réponse aux besoins / solution proposée ?

121614_EverteamLogo_500pxAujourd’hui, everteam propose plusieurs solutions en fonction du contexte de mobilité.

  • Soit en mobilité “online” donc connecté du réseau, il s’agit principalement de disposer d’un accès à l’application GED à partir de différents types de terminaux mobiles (via une application native ou un accès web).
  • Soit en mobilité “offline”, dans ce cas, un composant local est utilisé et est posé dans le terminal ou sur le Laptop et qui aurait comme rôle de jouer l’intermédiaire entre le serveur et la GED (ex Google Drive).

Ce qui nous différencie aujourd’hui sur le marché de la GED c’est le fait d’adapter ces fonctionnalités offline à des problématiques, utilisations GED bien précises. Contrairement à Dropbox ou Google Drive par exemple, les fonctions offline que nous proposons sont adaptées à un usage professionnel, dans un contexte bien vertical.

Aujourd’hui il y a les applications GED génériques qu’on appelle référentiel d’entreprise et il y a les applications verticales où le besoin est très précis (ex: le traitement des feuilles de soins). Chez everteam nous proposons des solutions plus verticales et spécifiques au besoin. Nous nous adaptons au contexte de l’usage en terme de performance et en termes de fonctions mises à disposition. On est aujourd’hui capable d’être très ciblé et complètement aligné sur un projet GED. Autrement dit, nous avons plutôt une approche très orientée artisanat / sur mesure.

 

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Vision globale et détaillée de la confrontation GED et Mobilité avec Noureddine Lamriri, everteam

6th mars, 2016

Chef de Produit chez everteam, Noureddine Lamriri partage ici sa conviction sur la complémentarité et les différences entre la GED et la mobilité.

DOCaufutur: Noureddine, qu’intègre pour vous la mobilité ?

Noureddine-Lamriri Tout d’abord et avant tout, la mobilité est la capacité de pouvoir accéder à la GED dans un nombre de situations beaucoup plus large que dans un contexte classique : en somme, la mobilité, va permettre d’accéder à des fonctionnalités de GED dans des situations où ces fonctionnalités n’étaient pas accessibles avant. Le gain pour une entreprise est avant tout d’apporter plus de productivité, d’efficacité.

Exemple : un directeur qui a besoin de valider en urgence un document et qui se trouve en réunion avec son smartphone pourra le valider avec un simple bouton sans forcément se trouver à son poste de travail.

La mobilité recouvre 2 thématiques :

  • L’accès “Offline” : capacité de pouvoir consulter une information GED sans aucun réseau, c’est à dire le fait de pouvoir travailler en situation de mobilité même sans réseau, alors qu’avant on ne pouvait pas travailler (ex: dans l’avion). La dimension offline est donc très importante.
  • L’accès “All Device” : capacité de pouvoir utiliser l’outil à partir de n’importe quel appareil mobile (smartphone, tablette etc).

La GED finalement c’est la capacité de travailler / consulter un document électronique : je le dépose, je le recherche, je le consulte, je le récupère. En clair, c’est la manipulation du document électronique. Quand on l’évoque en situation de mobilité, on peut se demander comment intégrer une GED dans un contexte de mobilité ?

On peut évoquer la GED de différentes façons :

En terme de bénéfices : qu’est-ce que ça apporte ?

La GED en situation de mobilité apporte plus de productivité et peut se traduire soit par un accès sur une durée plus longue à un service de GED alors qu’avant cela se faisait par intermittence, soit par un plus grand confort d’utilisation. L’efficacité d’un outil GED en mobilité se mesure donc également en sa capacité à être ergonomiquement mieux adapté à l’usage que l’on souhaite en faire.

En termes d’outils : quels outils utiliser ? 

Quand on parle de mobilité dans un contexte de GED, on a deux orientations possibles :

  • “Offline” : accès à la GED sans réseau. Il y a beaucoup de situation où les gens partent avec des documents, ils produisent des documents et il y a des moments très courts où ils ont du réseau et vont pouvoir se synchroniser avec la maison mère et récupérer des documents et donc ils ont toujours leur ordinateur sur eux et pour eux, qu’ils soient connectés au réseau ou non, leur productivité reste la même. Il n’y a aucune perte de performance.
  • “All Device” : Il y a plein de nouveaux outils informatiques qui sortent (tablettes de toutes tailles, smartphones, ordinateurs portables tactiles, etc) et la GED peut en tirer profit.

DOCaufutur: où en est-on de l’état de l’art de la GED ?

Ce sujet est vaste. La Ged finalement, est une technologie arrivée à un stade de maturité. Quand un marché débute, il y a peu d’acteurs et les besoins sont mal exprimés. Lorsque le marché mûre, il y a plus d’acteurs, de concurrents et le besoin est plus stable et plus clair, les items ou les critères de sélection du produit sont précis également. Nous en somme là actuellement. Le marché de la Ged est mûr, très concurrentiel et très segmenté.

Là où ça la notion de mobilité peut-être intéressante, c’est qu’avec l’évolution des usages, notamment avec la pression faite par les outils sociaux, la manière dont les nouveaux entrants du marché de l’emploi envisagent les outils changent complètement.

Auparavant on envisageait l’outil informatique par le poste de travail : on avait sur son poste de travail des logiciels installés et ces logiciels installés étaient utilisés dans le cadre de notre activité quotidienne.
Maintenant l’on utilise des outils GED avec des clients légers. Un simple navigateur internet suffit. Cela permet plus de souplesse, la GED est accessible en tout point sur n’importe quel support.
par ailleurs, les entreprise dans le monde se trouve sur un marché globalisé nécessitant en de multiples situations d’accéder à l’information GED en mobilité, par exemple, une entreprise présente dans différents pays avec un besoin d’accéder à aux documents Ged avec ou sans réseau, dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur.

La question de l’amélioration de la productivité des entreprises en toute situation s’est donc posée, principalement en situation de mobilité.

DOCaufutur: quels sont les impacts de la mobilité sur les processus de GED ?

Une GED ce doit d’être simple, c’est avant tout un outil qui consomment du contenu et ensuite qui offre des moyens d’accès à ces documents. Donc quand on regarde les impacts de la mobilité sur la GED, finalement il faut les regarder au travers de ces 2 points d’entrées/sorties : Comment on peut déposer les documents dans un système de Ged ?

L’approche traditionnelle d’alimentation de la GED a toujours était au travers d’une chaîne de numérisation ou de dépôts manuels opérés par les utilisateurs. Avec la mobilité, les mêmes besoins peuvent apparaître mais opérés de manière différente. Par exemple, une numérisation d’appoint de pièce d’identité avec son smartphone ou sa tablette avec reconnaissance automatique des informations – donc plus besoin de saisir, le classement se fera automatiquement, le chargement dans la GED se fera automatiquement.

Ainsi, le principal apport de la mobilité au niveau des processus GED est la fluidification des processus. L’usage de la GED va ainsi pouvoir s’effectuer sans rupture de l’utilisation pour cause de déplacement ou de rupture d’accès au réseau.

Ceci améliore la productivité des personnes soit dans les séquences de dépôts mais aussi dans les séquences où on a besoin de retrouver l’information et la présenter.

DOCaufutur: comment y répondre en terme d’organisation ?

Le premier point à régler c’est la gestion du parc, de la flotte d’objets mobiles. Des outils du marché servent et sont dédiés au pilotage des flottes d’objets mobiles.

Hand pushing virtual security button on digital background

Autre point très important, la gestion de la sécurité.

La mobilité génère inévitablement de plus grands risques de fuite ou de perte d’information. La problématique de la sécurité est principalement complexe en terme d’organisation car ceci nécessite d’être capable de sécuriser les outils et de maîtriser l’accès aux informations de la GED, même en cas de perte par exemple. Plusieurs critères sont à prendre en compte :

  • Maîtriser les applications GED sur les terminaux mobiles,
  • Maîtriser les contenus en cache sur le terminaux mobiles (Chiffrer les contenus, supprimer à distance en cas de perte,…)
  • Disposer de mécanismes d’authentification robuste,

Ainsi, en terme d’organisation, la mobilité permet d’apporter plus de souplesse et d’efficacité mais nécessite de gérer les problématiques de sécurité inhérentes à la mobilité.

DOCaufutur: quelles technologies permettent de palier ou de répondre aux impératifs de la mobilité ?

Tout ce qui est authentification, gestion du parc des terminaux mobiles, sécurité, cryptologie, sont utiles pour gérer les aspects liés à la sécurité dans les environnements des terminaux et postes mobiles.

Egalement, les modules logiciels permettant de disposer d’un accès à la GED en “offline” par exemple, la société everteam propose un composant logiciel dédié permettant de disposer de contenus de la GED “offline” et d’avoir un accès à ces contenus à chaque instant. A la reconnection au réseau, les contenus sont automatiquement synchronisés avec la GED.

DOCaufutur: que proposez-vous ou proposeriez-vous pour une plus grande adéquation réponse aux besoins / solution proposée ?

121614_EverteamLogo_500pxAujourd’hui, everteam propose plusieurs solutions en fonction du contexte de mobilité.

  • Soit en mobilité “online” donc connecté du réseau, il s’agit principalement de disposer d’un accès à l’application GED à partir de différents types de terminaux mobiles (via une application native ou un accès web).
  • Soit en mobilité “offline”, dans ce cas, un composant local est utilisé et est posé dans le terminal ou sur le Laptop et qui aurait comme rôle de jouer l’intermédiaire entre le serveur et la GED (ex Google Drive).

Ce qui nous différencie aujourd’hui sur le marché de la GED c’est le fait d’adapter ces fonctionnalités offline à des problématiques, utilisations GED bien précises. Contrairement à Dropbox ou Google Drive par exemple, les fonctions offline que nous proposons sont adaptées à un usage professionnel, dans un contexte bien vertical.

Aujourd’hui il y a les applications GED génériques qu’on appelle référentiel d’entreprise et il y a les applications verticales où le besoin est très précis (ex: le traitement des feuilles de soins). Chez everteam nous proposons des solutions plus verticales et spécifiques au besoin. Nous nous adaptons au contexte de l’usage en terme de performance et en termes de fonctions mises à disposition. On est aujourd’hui capable d’être très ciblé et complètement aligné sur un projet GED. Autrement dit, nous avons plutôt une approche très orientée artisanat / sur mesure.

 

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