Dans le cadre de notre dossier du mois Florence Aigouy, Administratrice de l’association Xplor France, experte en archivage, a accepté de nous livrer sa vision.
DOCaufutur – Florence, qu’intègre pour vous la mobilité ?
Mobilité, itinérance ou nomadisme, tous ces termes impliquent multiplicité des moyens et des lieux. Pouvoir poursuivre un acte, que ce soit un processus d’achat ou une action professionnelle, quel que soit l’endroit où l’on se trouve et le moyen que l’on utilise.
Une fluidité qui rende identique ou équivalente le fait d’utiliser son ordinateur au bureau, sa tablette sur son canapé ou son téléphone portable dans la rue et surtout ne pas avoir à recommencer l’ensemble du processus suite à un changement de « Device » (moyen de communication)
DOCaufutur – Où en est-on de l’état de l’art de la GED ?
La GED s’adapte, évolue et suit l’évolution de la notion de document en tant que porteur d’informations. Le bon de commande étant remplacé par le « click » sur un panier, la collecte des informations change radicalement mais l’acte de traitement des informations, quant à lui, s’intègre dans un processus déjà maîtrisé. Si on maîtrise déjà la numérisation des documents entrants, on pourra réutiliser les techniques de LAD/RAD et enchaîner sur les outils de vérifications des données (contrôle validité d’une pièce d’identité, d’un justificatif de domicile…).
Les documents eux-mêmes ont évolué puisqu’on trouve désormais des documents interactifs : Codes 2-D porteurs d’informations permettant de vérifier la validité du document ou simplement de collecter directement l’ensemble des informations recherchées. Les e-mails et autres SMS remplacent les documents entrants et il faut là encore savoir les analyser et récolter les données, sans se faire submerger par les volumes. Il est tellement plus facile et rapide d’envoyer un message électronique que de prendre sa plume et son plus beau papier qu’on constate une croissance inexorable des informations à traiter.
DOCaufutur – Quels sont les impacts de la mobilité sur les processus de GED ?
Prenons un exemple pratique. Quoi de plus mobile qu’une voiture ? Si vous souscrivez un contrat de location Autolib, vous pouvez le faire de chez vous en prenant en photo votre permis de conduire ou depuis une borne sur le trottoir. Voire, vous pouvez commencer le processus chez vous et le finir dans la rue. Autre exemple pour rester dans le domaine automobile, en cas d’accident, vous pouvez remplir un e-constat en prenant en photo les dégâts occasionnés et transmettre l’ensemble du constat à votre assureur. On voit bien que toute la partie capture / collecte des informations a évolué.
DOCaufutur – Comment y répondre en terme d’organisation ?
L’un des changements majeurs impactant l’organisation, c’est l’aspect collaboratif. Il y a quelques années qui aurait osé demander à un client de numériser les pièces dont une entreprise a besoin pour lui vendre un bien ou un service ? C’est chose faite et le client ne semble pas traumatisé par l’expérience. Il va scanner des pièces justificatives, remplir des formulaires qui vont alimenter directement le système d’information, imprimer un document, etc… et en plus, on obtiendra pléthore d’informations supplémentaires qui alimenteront directement le CRM (quand, par quel moyen, plutôt de chez lui ou au bureau, quel contexte, qu’est ce qui semble l’avoir décidé etc). Il y a de facto, un allègement des tâches administratives qui va permettre au vendeur de focaliser ses moyens humains, budgétaires et techniques pour rendre le service au plus vite selon les exigences formulées et en profiter pour mieux connaitre son client.
DOCaufutur – Quelles technologies permettent de palier ou de répondre aux impératifs de la mobilité ?
Les offres GED comme ECM se sont étoffées et suivent les évolutions actuelles du marché. L’utilisation du langage XML, portée par la bureautique, s’est banalisée, facilitant ainsi le passage d’un support à un autre. Le protocole CMIS permet de s’intégrer avec les solutions majeures du marché. Ce qui permet de créer une relation entre la gestion des documents « vivants » et le records management.
On trouve désormais des offres hébergées en mode SAAS et des solutions open source, des analyseurs sémantiques, ainsi que des outils particulièrement adaptés à la mobilité telles que des visionneuses « ligth » qui fournissent les images des documents sur les webphone, sans nécessiter d’installation préalable.
DOCaufutur – Que proposez-vous ou proposeriez-vous pour une plus grande adéquation réponse aux besoins / solution proposée ?
Mon conseil concernant la gestion des documents au regard de la mobilité : bien estimer le contenu des documents entre « in-line » et « out-line ». Par exemple, si vous voyagez en avion, vous pouvez feuilleter un catalogue hors-connexion sur votre tablette. Mais ce genre de documents est lourd à charger et va consommer un espace mémoire conséquent. Sur un téléphone portable, une application trop gourmande sera rapidement désinstallée par le client. Selon le support utilisé, il y aura plus ou moins de capacité mémoire, de puissance machine, d’accès au réseau, d’indépendance énergétique ou de taille d’écran. Même si on peut tout faire sur tout support, on doit adapter la façon de le faire et prévoir le processus le plus adapté au moyen.