Télétravail : la signature électronique, un outil devenu incontournable
in

Télétravail : la signature électronique, un outil devenu incontournable

Progressivement, et avec le développement du télétravail, la digitalisation des activités s’est intensifiée dans l’univers de l’entreprise. La signature électronique s’est imposée comme une nouvelle norme et offre de nombreux atouts. Revue de détails.

Bordeaux. Quartier des Chartrons. Installé dans son vaste bureau avec vue imprenable sur la Garonne, Pascal 42 ans, responsable commercial pour une PME dans le bâtiment, peaufine les contrats pour les clients avec lesquels l’entreprise travaille.

La signature électronique permet des gains de productivité non négligeables

Pascal peut travailler depuis chez lui depuis maintenant trois ans. Sa journée est bien rodée. Après un rapide petit-déjeuner, il s’installe vers 9h, à son bureau sur lequel trône des piles de pochettes de couleur. Il envoie de nombreux courriers électroniques tout au long de la journée, à un rythme effréné.

« Généralement, je fais parvenir les contrats et les devis au format pdf et je souhaite que mes clients me fassent un retour en utilisant une signature électronique. Cela constitue un énorme gain de temps car on évite des déplacements inutiles. Ce sont des économies de temps et d’argent pour l’entreprise et le client. Cette pratique est devenue la norme », indique le quarantenaire, en buvant un café.

Avec les différents confinements liés à la pandémie de Covid-19, un grand nombre de sociétés ont modifié leur organisation. Le télétravail s’est alors généralisé, surtout dans le secteur tertiaire. On assiste à une phase de dématérialisation des tâches à effectuer. Les documents en papier tendent à disparaître.

A l’instar de Pascal, un grand nombre de salariés et de clients emploient maintenant les dispositifs de signature électronique. De quoi s’agit-il exactement ? Il s’agit d’authentifier un accord par le biais d’un système en ligne ou via une application. La signature électronique marche par l’intermédiaire d’un logiciel de chiffrement pour l’émetteur et d’un dispositif de déchiffrement pour la personne qui reçoit le message. Deux clefs de chiffrement distinctes sont alors utilisées.

La signature électronique, un outil qui fluidifie les échanges

Il faut savoir que de nombreuses entreprises comme des agences immobilières, des études de notaires ou des banques utilisent régulièrement le dispositif de signature électronique.

En effet, pour ce qui est de l’immobilier, des compromis de ventes et des actes définitifs peuvent être signés à distance. Les notaires comme les agents immobiliers ont vite adopté ce système. « L’intérêt est de pouvoir acter des ventes dans des délais très courts. C’est aujourd’hui devenu un outil incontournable », avance Clément, 29 ans, agent immobilier dans l’Est de Paris.

De plus, pour les entreprises, avoir recours à la signature électronique constitue un gain de productivité appréciable. Des registres comptables mais également des contrats de travail peuvent être ratifiés à distance, en quelques clics. Le dispositif est vraiment efficace.

Les départements RH sont nombreux à avoir recours à la signature électronique. Cela assure une grande réactivité. La signature électronique permet de gagner en fluidité dans les sociétés. De plus, les avenants au contrat de travail peuvent être conservés de manière numérique et seront également juridiquement protégés.

Pour résumer, utiliser la signature revêt plusieurs avantages :

  • Rapidité
  • Simplicité
  • Sécurité

Yousign, un acteur phare

Sur ce segment de la signature électronique, Yousign apparaît comme un acteur majeur. Créée en 2013, en Normandie, par Luc Pallavidino et Antoine Louiset, cette société utilise la technologie SaaS qui marche sur tous les appareils : smartphone, ordinateur mais aussi tablette. Un nombre grandissant de salariés travaillent ou se servent de leur smartphone dans un but professionnel. Pouvoir signer un document depuis un smartphone est appréciable.

Les entreprises sont amenées à souscrire un abonnement pour utiliser ce service. Un grand nombre de sociétés se servent de cette solution fiable et sûre. Ce système peut être intégré facilement aux logiciels et permet d’automatiser l’écosystème de gestion des documents. L’un des avantages de ce dispositif est de simplifier des tâches pour les petites et moyennes entreprises. C’est un vrai gisement en matière de productivité.

Yousign connaît un essor en Europe et se développe en Pologne, en Italie, en Allemagne et dans l’hexagone. La signature électronique devient progressivement une nouvelle norme. Son usage devrait encore gagner du terrain. Le télétravail constitue désormais une tendance de fond. A n’en pas douter de nouvelles entreprises devraient adopter la signature électronique dans l’avenir.

Hetu
Lucie Wellgarde

Afin d'inciter mes lecteurs à s'intéresser au sujet, je m'efforce de présenter un assortiment varié de documents. Outre des informations sur l'alimentation et la politique asiatiques, africaines et américaines, j'aborde également la technologie et la politique.

Written by Lucie Wellgarde

Afin d'inciter mes lecteurs à s'intéresser au sujet, je m'efforce de présenter un assortiment varié de documents. Outre des informations sur l'alimentation et la politique asiatiques, africaines et américaines, j'aborde également la technologie et la politique.