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Comment organiser le transfert de bureaux dans de nouveaux locaux ?

Il est plus courant de réaliser un déménagement d’entreprise de nos jours. Or, il s’agit d’une opération très complexe et particulièrement, lorsqu’on parle de transfert de bureaux. Lorsqu’une entreprise s’agrandit, le besoin d’espace se fait de plus en plus sentir. Mais comment réussir à organiser le transfert de bureaux dans de nouveaux locaux ? C’est ce que nous allons voir dans cet article. 

Transfert de bureaux : faire le point sur son projet

Source image : pixabay

Le transfert de bureaux est une démarche fastidieuse et difficile à gérer. Il faut d’un côté assurer la continuité des activités en cours et d’un autre, gérer le déménagement des bureaux vers de nouveaux locaux. Il est important alors de faire le point sur son projet bien avant de se lancer.  Il faut entre autres : 

  • Fixer la date de déménagement.
  • Etablir un planning de déménagement.
  • Préparer les cartons.
  • Contacter une entreprise de déménagement.

En effet, il est important de s’occuper de diverses tâches et éviter le désordre dans l’organisation du transfert de bureaux. Il faudrait assurer essentiellement les opérations suivantes : 

  • L’emballage.
  • Le démontage.
  • Le montage.

Il est aussi important de s’occuper d’autres tâches comme : 

  • Les outils informatiques.
  • Les archives.

Un déménagement de bureau ne s’improvise pas. Encore faut-il dresser un planning afin d’anticiper les besoins et les imprévus et prévenir les mauvaises surprises. Il est aussi primordial de limiter les contraintes pour les employés. 

Enfin, le plus important est la gestion budgétaire. Le coût d’un déménagement dépend de plusieurs paramètres. Mais le mieux est de comparer les devis de déménagement.  Mais pour déménager moins cher, trouvez toutes les informations sur https://sirelo.fr/.

Nous allons alors détailler les grandes étapes d’un transfert de bureaux. 

Transfert de bureaux : fixer la date de déménagement

La date de déménagement dépend grandement de l’organisation de chaque entreprise. En général, les entreprises choisissent toujours des dates plus convenantes : 

  • Le week-end.
  • La période de vacances.
  • Les jours fériés.
  • La fin de l’année fiscale.

Il est important de tout mettre en place avant le jour J et d’avertir les employés d’un changement d’adresses. Il faut en effet procéder étape par étape pour s’affranchir des aléas de l’organisation. Une entreprise doit choisir le meilleur moment de la semaine pour transférer ses bureaux dans des nouveaux locaux. 

Transfert de bureaux : se préparer au transfert  de bureaux

Comme un déménagement de bureaux se prépare, il est primordial d’informer tous les collaborateurs de ce grand changement. Cela afin qu’ils puissent se préparer psychologiquement et matériellement. 

Bien avant le déménagement, le dirigeant doit : 

  • Impliquer les salariés dans le transfert des bureaux.
  • Organiser la visite de nouveaux locaux.
  • Tenir compte de leurs suggestions d’aménagement.
  • Mobiliser les salariés.

Au niveau logistique, l’entreprise doit absolument trouver une équipe de déménageurs professionnels. Les déménageurs peuvent en effet prendre en charge de toute la gestion du transfert de bureaux pour ne citer que : 

  • Le démontage des meubles de bureau.
  • La gestion des équipements et matériels électriques ou électroniques.
  • L’emplacement et l’empaquetage des meubles, mais aussi, des dossiers et des archives.

Les déménageurs peuvent aussi gérer les tâches les plus complexes tels que : 

  • La manutention.
  • Le transport vers un autre local.
  • Le stockage temporaire des équipements.
  • Le transfert de tous les éléments de bureaux.
  • Le montage du mobilier de bureau.

Pour impliquer les collaborateurs dans la préparation du déménagement, chacun doit alors :

  • Vider son bureau.
  • Emballer toutes les affaires.
  • Ranger les archives clients et les factures, les données et dossiers confidentiels.

Les salariés devraient avoir à leur disposition :

  • Du matériel d’emballage.
  • Des boîtes portatives.
  • Des emballages à bulles.

Il est donc important de faire un inventaire et en particulier, de son parc informatique. Pour se faire, on peut : 

  • Dresser un inventaire de tout le matériel informatique.
  • Etiqueter les différents appareils.
  • Faire un tri dans le mobilier et les papiers administratifs.
  • Se débarrasser des équipements non fonctionnels.
  • Emballer les dossiers et les matériels.
  • Identifier les cartons.
  • Etc.

Bien s’organiser dans le déménagement évitera les casse-têtes une fois emménagé dans les nouveaux locaux. Si chacun y met du sien dans la gestion des tâches, l’entreprise pourra alors limiter les dégâts et le coût du déménagement. De ce fait, l’équipe de déménageurs ne s’occupera uniquement que la partie technique de ce projet. 

Transfert de bureaux : s’adresser à une entreprise de déménagement

Le transfert de bureaux implique de lourdes responsabilités pour une entreprise. Raison de plus pour faire appel à une équipe de professionnels. Les déménageurs spécialisés en transfert de bureaux prennent conscience de la complexité de ce projet. C’est pourquoi, ils proposent des prestations de haut niveau pour : 

  • Transférer les bureaux en toute sécurité.
  • Prendre toutes les précautions nécessaires pour protéger les équipements.
  • Gérer toutes les opérations de transferts de bureaux dans les bonnes conditions.

Il peut fournir tout le matériel dont vous aurez besoin pour déménager vos bureaux et pour garantir la sécurité de tous vos équipements et éléments de bureaux. 

En vous adressant à une entreprise de déménagement, vous profiterez de plusieurs avantages : 

  • Une prestation sur mesure et adaptée aux exigences de votre entreprise.
  • Un gain de temps et d’argent.
  • Une assurance de déménagement spécifique.
  • Un grand professionnalisme.
  • Une grande efficacité dans le transfert des bureaux.

Source image à la une : pixabay

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Lucie Wellgarde

Afin d'inciter mes lecteurs à s'intéresser au sujet, je m'efforce de présenter un assortiment varié de documents. Outre des informations sur l'alimentation et la politique asiatiques, africaines et américaines, j'aborde également la technologie et la politique.

Written by Lucie Wellgarde

Afin d'inciter mes lecteurs à s'intéresser au sujet, je m'efforce de présenter un assortiment varié de documents. Outre des informations sur l'alimentation et la politique asiatiques, africaines et américaines, j'aborde également la technologie et la politique.