Quel que soit le contexte et plus particulièrement à l’issue de périodes de crise telle que celle que nous venons de vivre, assurer la continuité de l’activité de l’entreprise passe inévitablement par l’accès pour les salariés aux informations, et ce de façon simple, rapide et sécurisée. Si la gestion des informations et des documents répond à la mise en œuvre de bonnes pratiques, elle suppose aussi des solutions technologiques performantes.

Avec le Covid, du jour au lendemain, les entreprises ont dû fermer leurs bureaux et renvoyer leurs salariés chez eux, contraints au télétravail. Dans beaucoup de cas, cette nouvelle forme subie de travail a nécessité des adaptations et d’adopter les bons réflexes.

Pour continuer de pratiquer son activité, il a fallu communiquer régulièrement avec les collaborateurs, s’équiper de moyens de communication indispensables aux systèmes de l’entreprise (l’ERP par exemple) ; mettre en place des accès IT, VPN, messageries sécurisées, etc. Chez lui, le salarié a dû organiser son poste de travail en s’isolant – si possible – dans une pièce à part. Il lui a aussi fallu définir des règles au sein même du foyer.

Au-delà de ces impératifs, il est important pour l’entreprise de rester cohérente avec sa politique. Pour cela, il est essentiel de standardiser les processus de décision ainsi que les mesures prises expressément dans le contexte de crise.

Pour Yves Gornion, responsable de la sécurité informatique chez Iron Mountain, « il est essentiel d’appliquer les mesures de sécurité des appareils professionnels pour garantir la confidentialité des données. L’utilisation de l’ordinateur professionnel doit être strictement limité à un usage défini par l’entreprise et utilisé uniquement par le salarié et personne d’autre. Il faut également éviter l’usage des appareils externes (disque dur, imprimante de la maison ou téléphone mobile personnel par exemple, médias de stockage externe) et n’utiliser que ceux approuvés par l’entreprise ; limiter les impressions de données confidentielles et les broyer systématiquement lorsqu’ils deviennent obsolètes ; effectuer des sauvegardes de documents sur un réseau spécifique ; se méfier des courriels douteux ou encore stocker les appareils de l’entreprise dans un endroit sûr. »

Quelles solutions mettre en place ?

Les enjeux du télétravail pour une entreprise sont multiples quel que soit le contexte. Tout d’abord, celle-ci doit assurer l’accès à l’information de ses salariés ainsi que l’utilisation des bonnes versions des documents. L’objectif étant de rester pleinement opérationnel tout en répondant à trois exigences :

• protéger les données et les documents des clients à travers une chaîne de contrôle renforcé ;
• protéger les salariés eux-mêmes tout en permettant le travail à distance ;
• protéger l’activité et les données de l’entreprise elle-même.

Pour ce faire, des solutions existent. À titre d’exemple, Iron Mountain a lancé l’outil Numérisation à la demande qui permet de retrouver un document et de le mettre à disposition en le scannant et en le numérisant (sous format pdf) sur une plate-forme d’échanges : IM InSight Essential Edition. Cette solution Cloud combine la numérisation de documents physiques et le stockage numérique dans un référentiel sécurisé accessible via Iron Mountain Connect™. Une fois la demande effectuée, le client peut récupérer librement les informations et les transférer en toute sécurité.

Concernant le traitement du courrier, à plus forte raison en période de confinement, se pose le problème de l’accès aux bâtiments. Il est néanmoins possible de rediriger le courrier vers un centre de numérisation via la solution Digital Mailroom On Demand d’Iron Mountain ; ainsi le client dispose des services complets d’une salle courrier mais numérique.

« L’ensemble des documents est réceptionné, numérisé et stocké de façon sécurisée dans un volume de 1 000 pages par mois ».

Les outils proposés par Iron Mountain couvrent l’intégralité des besoins des organisations en matière de gestion de l’information. Répondant aux impératifs de digitalisation, de réorganisation du travail, de sécurité renforcée, d’agilité, de traitement et de stockage des data et des documents, etc., Iron Mountain accompagne ses clients dans leur stratégie globale de gouvernance de l’information et de data management.

Avec la crise du covid-19 et le confinement qui en a découlé, les entreprises doivent désormais accélérer leur transformation digitale en prenant en compte les nouvelles organisations du travail. Avec le besoin de revoir leurs processus et procédures, la mise en place de Plans de Continuité d’Activité et Plan de Reprise d’Activité devrait occuper bon nombre d’équipes dans les prochains mois.