Le voyage grand public est un secteur concurrentiel où le prix constitue un facteur déterminant : la pression est constante pour les opérateurs qui doivent toujours réaliser de meilleures marges. Pour garantir une rentabilité continue tout en satisfaisant les clients et en payant rapidement les partenaires commerciaux, TUI Group, le numéro 1 mondial du tourisme, a voulu réduire les coûts back-office, s’appuyer sur l’automatisation pour accroître la rapidité et la cohérence des processus financiers, et améliorer la standardisation transfrontalière.
A la recherche d’une solution autonome, flexible et complète
TUI a choisi de migrer son système financier ERP Oracle vers SAP, et l’entreprise souhaitait obtenir un degré d’automatisation des processus au moins équivalent dans ce nouvel environnement. Or, l’ampleur, la complexité et la disparité des activités globales de TUI constituaient un obstacle majeur.
Avec quelque cinq millions de factures fournisseur reçues chaque année, la comptabilité fournisseurs constituait un enjeu stratégique de l’automatisation, mais TUI a opté pour une solution plus complète. En ciblant toute la chaîne de processus financiers de l’approvisionnement au paiement (P2P), de la commande à l’encaissement (O2C) et de l’enregistrement au rapport (R2R), l’entreprise recherchait une solution d’automatisation de pointe, capable de gérer l’ampleur et la complexité de ses activités. La promesse ultime de l’automatisation chez TUI consistait à optimiser la coopération des bureaux nationaux, à aider la direction à mieux comprendre les coûts, à régler les factures de manière précise et rapide, et à garantir une expérience fluide pour des millions de vacanciers.
Afin d’automatiser les processus financiers P2P, O2C et R2R, TUI a opté pour la plateforme stratégique Kofax ReadSoft Process Director™ for SAP
« La solution Kofax est un élément transparent de notre paysage SAP », explique Matthew Miles, responsable du Support SAP, TUI. « La flexibilité de la technologie Kofax ainsi que la rapidité de mise en œuvre de notre solution intégrée ont parfaitement répondu à nos besoins. »
Dans la mesure où Process Director réside dans le système SAP, la solution évite d’avoir à intégrer ou à exporter en permanence les données principales, et offre une interface totalement familière pour une acceptation utilisateur rapide et simple. Surtout, la solution est certifiée conforme avec SAP, ce qui assure une compatibilité parfaite et réduit les risques liés au déploiement. Entièrement intégrée à SAP, la solution interprète et traite les documents entrants, quel que soit leur format (télécopie, papier, PDF ou EDI), de manière rapide, efficace et sans intervention humaine.
Automatiser pour gérer de façon efficace et précise les opérations financières
L’entreprise automatise la réception et l’approbation de cinq millions de factures fournisseur chaque année, mais aussi les demandes d’achat, la gestion des commandes clients, la gestion des données de base, les écritures financières, les rapports, etc.
TUI utilise Process Director comme plateforme de workflow pour automatiser d’autres secteurs des fonctionnalités SAP, ce qui offre à l’entreprise la liberté et la flexibilité de s’adapter à des exigences en constante évolution dans toutes les zones géographiques, et ce, sans engendrer de coûts élevés liés au recours à des consultants externes.
Cette solution apporte aussi à TUI une personnalisation simple et flexible pour répondre aux besoins de l’organisation dans différentes régions ou différents secteurs d’activité. TUI a adapté Process Director pour répondre aux exigences de nombreux cycles de facturation et échéanciers de paiement spécialisés.
« Avec Process Director for SAP, nous avons automatisé un processus complexe de remboursement de dépôts entre TUI et les hôteliers », ajoute Matthew Miles. « Cette solution fait gagner du temps et limite les efforts fournis, et elle nous évite à tous des activités manuelles fastidieuses afin que nous puissions nous concentrer sur nos activités essentielles. »
Outre la croissance de son niveau de standardisation et d’automatisation dans les processus P2P, O2C et R2R et la suppression des processus manuels pour les factures fournisseur, Process Director a aussi fait gagner beaucoup de temps et limité considérablement les efforts fournis dans le traitement des factures fournisseur commerciaux. La solution convertit automatiquement les factures générées dans la totalité des langues, des devises et des types de fichiers vers un format standardisé unique, que les employés peuvent approuver d’un simple clic. La plupart des factures TUI passent à présent directement dans ses systèmes et nécessitent simplement une intervention humaine finale, au moment de l’approbation de paiement. Process Director permet aussi d’identifier et de signaler rapidement les factures fournisseur qui ont été envoyées trop tôt ou qui présentent une erreur quelconque.