11ème tome de l’état de l’art de la transformation interne des organisations – Lecko

Saturation des agendas, des canaux de communication, baisse de l’attention… Les modes de travail doivent s’ajuster pour tirer profit du numérique.

Dans le 11^ème tome de l’état de l’art de la transformation interne des organisations, Lecko, conseil et fournisseur de nouveaux leviers de changement aux acteurs de la transformation interne, a étudié les nouveaux modèles d’organisation collaborative. Alors que les outils numériques ont transformé les organisations en interne, ces dernières n’ont pas ajusté leurs modes de travail donnant ainsi naissance à un déséquilibre…

La réunion est probablement le format de collaboration qui a été le plus impacté par le numérique. D’une part, les réunions se sont organisées de manière unilatérale à distance grâce aux agendas partagés – et il est donc difficile de refuser une réunion lorsque son agenda montre qu’on est libre sur le créneau. D’autre part, la démocratisation des systèmes de réunions en ligne a fait sauter la contrainte de la distance. En même temps qu’on facilite les réunions en rapprochant les gens distants, les participants présents en salle s’échappent vers d’autres occupations.

L’arrivée du Digital dans les réunions doit conduire à revoir les pratiques tels que revoir le format et objet des réunions ; définir des règles d’usage des connexions à distance et trouver un palliatif à l’absence de communication verbale.

Des collaborateurs de plus en plus connectés

L’évolution des outils numériques a également sa part de responsabilité dans la saturation et la multiplication des canaux de communication. E-mails, chats, réunions en ligne, espaces partagés… autant d’outils qui participent à l’hyperactivité des collaborateurs. A titre d’exemple, la messagerie instantanée facilite les échanges synchrones ou qua­si-synchrones à quelques-uns. Elle est moins intrusive que le téléphone et permet d’interagir en tâche de fond d’une autre activité. C’est un outil de mobilisation des équipes proches très efficace et sa limite tient aussi à sa rapide saturation dès que les échanges sortent du caractère éphé­mère, urgent ou que le nombre d’intervenants devient trop important.

Cette généralisation et multiplication des usages numériques est ainsi l’un des principaux facteurs qui accélèrent l’intrication pro-perso. Les usages mobiles et les nouveaux outils digitaux transforment le rapport entre vie professionnelle et vie personnelle et ce, à l’échelle mondiale.

Un monde sans frontières

Les outils collaboratifs ont en quelque sort libéré les collaborateurs : ils ont accès à leur environnement de travail en dehors du bureau et à l’inverse, ils peuvent rester connecter à leur proche sur leur lieu de travail.  Ce ne sont donc pas seulement les usages professionnels et personnels qui s’entrelacent de plus en plus finement. Les frontières entre le monde du travail et les sphères personnelles deviennent floues, poreuses, aussi bien en termes d’activité que de localisation ou de temporalité. Pour son 11^ème tome de l’état de l’art, Lecko a interrogé des managers de différents pays.

Bien que les outils numériques aient servi la productivité et la collaboration en entreprise, la saturation et le « tout connecté » peuvent s’avérer être sur le long terme source de stress et d’inefficacité. De cette multiplication et de l’intrication pro-perso naissent un sentiment d’hyper-sollicitation de la part du collaborateur. En résulte alors une augmentation du stress générée par la multiplication des sollicitations, une exigence de réactivité voire d’instantanéité, y compris à son domicile ou hors de temps de travail. Se pose alors la question du bien-être en entreprise et de l’impact du numérique sur ce dernier. Les collaborateurs n’étant pas tous égaux face à la « pression numérique professionnelle », les entreprises ont tout intérêt à mettre en places des bonnes pratiques pour accompagner les collaborateurs à trouver le juste équilibre.

La capacité à collecter et à traiter des quantités exponentielles de données a changé la donne et a étendu l’enjeu de leur maîtrise. En effet, depuis peu, les données d’activités des environnements de travail – dites données secondaires – deviennent accessibles et constitue un gisement de valeur pour mieux organiser et transformer l’entreprise. Le big data est déjà au service de la performance des entreprises et les données secondaires, passées au filtre d’algorithmes, permettent progressivement de rendre plus de services au collaborateur et à son entreprise offrant de nouvelles perspectives. L’analyse de ces données permettent de comprendre la réalité des usages et des interactions au sein de l’entreprise. L’enjeu aujourd’hui est donc d’établir des indicateurs pour éclairer les managers et leur permettre d’accompagner les collaborateurs dans leur organisation et de suivre leur progression.