L’échéance est imminente. A 5 jours de l’entrée en vigueur du Prélèvement à la source (PAS), Sage, le leader du marché des solutions de comptabilité, de paie et de gestion commerciale dans le Cloud, livre aux entreprises retardataires ses derniers conseils pour être fin prêt !
Mettez votre logiciel de paie à jour !
C’est évidemment le plus urgent ! Un taux de prélèvement va vous être communiqué chaque mois par l’administration fiscale pour chaque salarié, via le flux retour de la déclaration sociale nominative (DSN). Ce taux sera à appliquer sur le bulletin de salaire correspondant. Il faut donc que votre logiciel de paie soit à jour pour récupérer cette nouvelle information et l’appliquer sur les paies. Une simple implémentation sur l’outil est généralement suffisante pour cela.
Modifiez les bulletins de paie
Depuis septembre 2018, la phase de « préfiguration » permettant aux employeurs d’indiquer par un « Fac Similé » le Prélèvement à la source sur le bulletin de paie, est en place ! L’administration fiscale a proposé aux entreprises qui le souhaitent, d’anticiper la mise en œuvre du prélèvement à la source (PAS). Cette préfiguration sur le bulletin de salaire, non obligatoire mais fortement conseillée, a permis aux entreprises de tester, dans les conditions réelles, la mise en place du PAS, mais aussi de préparer leurs salariés aux impacts de cette réforme.
Le dispositif du prélèvement à la source prévoit une modification des informations délivrées sur le bulletin de paie. Vérifiez donc également que votre logiciel intègre bien les nouvelles lignes en bas du bulletin, à savoir :
- le net à payer avant le calcul du prélèvement à la source,
- l’assiette du prélèvement à la source,
- le taux et le montant du prélèvement à la source,
- le net à payer après le calcul du prélèvement à la source.
Aménagez vos procédures
La mise en œuvre du prélèvement à la source va forcément impacter vos process, ne serait-ce que pour intégrer le prélèvement dans votre comptabilité ou encore pour garantir la confidentialité des données personnelles que vous allez manipuler. Il va également entraîner un léger surcroît de vérifications à la fois de cohérence entre la paie et la comptabilité, mais aussi des contrôles de données individualisées (application du bon taux s’il a été modifié, par exemple). Mobilisez très rapidement les collaborateurs qui sont directement concernés par cette mise en place tels que les services comptables, la paie, les ressources humaines… Assurez-vous qu’ils ont compris le principe du dispositif, voire qu’ils ont bien les outils en main, quitte à organiser une formation rapide.
Informez vos salariés
Si ce n’est pas encore fait, il faut impérativement informer les salariés du changement qui les attend sur leur bulletin de salaire de janvier 2019, sous peine de créer quelques confusions. Ceux-ci auront certainement des questions à vous poser sur la confidentialité de leurs informations fiscales ou sur la déclaration d’un changement dans leur situation en cours d’année, etc. Il faut être prêt à y répondre, et profiter du dernier bulletin de paie 2018 pour distribuer le document explicatif prévu à cet effet par le Gouvernement et téléchargeable sur le site economie.gouv.fr dans le « Kit du Collecteur ».
Formez-vous, il n’est pas trop tard !
Mieux vaut tard que jamais, il est encore possible de suivre une formation qui aidera non seulement à comprendre les tenants et les aboutissants de cette réforme, mais aussi à mettre en pratique ces changements dans l’entreprise. Sage propose en effet plusieurs parcours de formation, en six étapes, accessibles sur sa plateforme en ligne Sage University. Ces parcours vont de la maîtrise théorique de la norme, à ses régularisations en passant par le paramétrage des fonctionnalités logicielles. Ils sont accompagnés de feuilles de route didactiques et des modules complémentaires qui abordent les cas d’usages spécifiques (stagiaires, apprentis, contrats courts…). De quoi être prêt juste à temps pour appliquer la réforme !
Faites-vous accompagner
Si l’entreprise n’est toujours pas prête, il est encore temps d’externaliser partiellement sa paie. Un bon moyen pour garder la main à la fois sur la production des bulletins de paie et d’être accompagné dans cette réforme pour vous assurer d’être dans les temps !
Il est tout à fait possible de confier une partie de la réalisation de ses bulletins de paie à un prestataire extérieur. Concrètement cela consiste à déléguer certaines tâches de la paie, tous les mois, à des spécialistes de l’externalisation.
Pour en savoir plus sur Sage et le PAS, rendez-vous ici.