La SNCF a fait appel à Numen pour effectuer la structuration en XML de sa documentation technique. Il s’agit d’un projet à la fois complexe (de par la nature du fonds à traiter et les prestations à réaliser) et très exigeant d’un point de vue qualitatif en raison des enjeux liés à l’utilisation qui est faite des livrables.
« Nous avions compris dès le début du projet que la conversion rapide de notre documentation existante serait un facteur important dans la réussite du projet. Cependant, notre perception du besoin a évolué à plusieurs reprises, à chaque fois Numen s’est montré attentif et réactif. Le choix de Numen pour la reprise de notre fonds documentaire a été une source d’économie et nous a permis un gain de temps important ». Yann DELAHOUSSE, Responsable d’un pôle d’études de l’ingénierie du matériel.
La prestation concerne la reprise du fonds documentaire, son objet est de transférer les documents de maintenance d’un format papier vers un format numérique (XML), pour qu’ils soient exploitables sur l’application SNCF utilisée par les techniciens de maintenance. L’enjeu pour la SNCF est d’optimiser et de sécuriser les opérations de maintenance qui s’appuyaient jusqu’à présent sur de la documentation, difficilement manipulable, volumineuse et contenant une importante quantité d’informations. Ainsi, pour des raisons d’ordre pratique et d’optimisation, le format XML, organisé en granules documentaires (1 granule = une tâche de réparation identifiée par un code unique) est beaucoup plus pertinent, et plus facile à manipuler(l’opérateur réalisant la réparation ne voit que ce dont il a besoin et peut obtenir plus d’informations au besoin).
Cette documentation technique, dont la rédaction est normée, dépend d’un schéma XML propre à la SNCF dérivé du S1000D. Numen a d’abord réalisé une étude, en partenariat avec la SNCF, afin de démontrer la faisabilité de l’opération et préciser le besoin et les enjeux. S’en est suivi un POC, sur plusieurs dizaines de documents, afin d’identifier tous les cas imprévus et de tester la solution préconisée à plus grande échelle.
Satisfaite par les résultats de cette étude et de ce test, la SNCF a décidé de faire confiance à Numen, pour la structuration d’une partie de sa documentation, soit 100 000 pages ce qui représente plusieurs centaines de documents. Cette mise en production, à une échelle industrielle, s’est faite en étroite collaboration avec les équipes de la SNCF, chaque fois qu’un cas non spécifié était rencontré. C’est cette réactivité, cette adaptabilité, et ce sens de la collaboration qui ont permis à Numen de gagner la confiance de la SNCF et des différents interlocuteurs impliqués dans ce projet.
Numen a aussi su adapter son rythme de production et moduler les équipes dédiées afin de toujours coller au rythme de traitement de la SNCF, et de leur permettre d’effectuer, sans pression, leurs contrôles de réception et l’intégration des documents dans ses systèmes d’information.