La direction de l’ingénierie SNCF Réseau, gestionnaire du réseau ferroviaire nationalefrançais, a fait le choix de la solution OnBase d’Hyland pour créer de nouvelles solutions applicatives et supporter ainsi de nombreux services au sein du groupe. Cette collaboration a pu se faire grâce à Partitio (Intégrateur de la solution en France). A l’origine de ce projet, la Direction Pilotage et Méthodes, a choisi OnBase pour centraliser et mutualiser les plans d’action des différents départements. Objectif : suite aux audits réguliers, permettre à chaque service de gérer ses actions et en suivre l’avancement ; tout en offrant aux Directions métiers et groupe une visibilitéen temps réel sur le travail en cours.
La direction de l’ingénierie SNCF Réseau, intègre l’ECM à sa Gestion Electronique de Documents
Le groupe SNCF représente 240 000 salariés dont 120 000 sur le territoire français. SNCF Réseau en représente 54 000 et à l’intérieur de SNCF Réseau la direction Ingénierie et Projets compte 4 500 salariés. Le suivi des différents plans d’action étaitchronophage, du fait des nombreux services qui composent cette Direction. Les chefs de service avaient du mal à trouver et à gérer les informations. Ce suivi manuel posait également des problèmes de fiabilité. En 2017, cette Direction a décidé de moderniser et de mutualiser les échanges entre les différentes entités, et a choisi la solution OnBase d’Hyland, pour atteindre les objectifs qu’elle s’était fixés.
OnBase permet aujourd’hui à la direction de l’ingénierie de gérer de nombreuses situations et plans d’actions de manière optimale et offre une centralisation des données et une visibilité à 360° de l’avancement des différentes actions en place que ce soit au niveau d’un service, d’un processus ou d’un individu.
La mise en place de la solution OnBase avec Partitio
Au-delà de la GED existante au sein de l’entreprise, la direction l’ingénierie SNCF Réseau a souhaité s’équiper également d’un ECM afin notamment de développer des applications spécifiques. C’est à travers une présentation de l’outil par la sociétéPartitio, intégrateur OnBase d’Hyland, solution leader mondiale sur le marché de la gestion de contenu, que Stéphane Avronsart, Responsable du pôle Qualité et Performance à la direction Pilotage et Méthode, a souhaité tester la solution.Un test concluant puisque « cela a permis de valider la pertinence d’OnBase, qui ne s’appuie pas sur du développement mais sur du paramétrage, nous permettant ainsi d’être libres sur le développement », selon Stéphane Avronsart. Un autre point qui a convaincu le responsable, est notamment la parfaite intégration de la solution à la suite Office. « Outlook est l’outil du quotidien de tous les acteurs. ». Stéphane Avronsart a été séduit par l’approche de l’intégrateur qui a su lui présenter rapidement des applications pratiques pour répondre à ses besoins. Partitio a construit un lien de confiance fort avec la SNCF sur la base d’une écoute efficace et d’une offre rationnelle d’un point de vue fonctionnel et économique.
C’est l’intégration de la solution, au sein du Système d’Information SNCF, qui a été le plus complexe, en raison des règles imposées au sein du groupe, « Si les prérequis pour OnBase nécessitent d’avoir une certaine version d’un certain logiciel et que ce n’est pas validé par le DSI, il est alors impossible de l’installer ». Là encore, les compétences de l’intégrateur ont été décisives pour dialoguer avec la DSI, que ce soit dans la maitrise et l’expertise de la plateforme OnBase ou dans des domaines connexes tels que la sécurité ou l’infrastructure systèmes et réseaux.
Face à de multiples entités, ayant de multiples activités conduisant à de multiples actions, comment gérer tous les plans d’actions ? Comment suivre les avancées de chacun ?
Afin d’illustrer l’utilisation d’OnBase, il suffit par exemple d’utiliser le cas d’un séminaire SNCF. Lors d’un séminaire, une réunion est animée avec un certain nombre d’acteurs. A l’issue de celui-ci, un certain nombre de décisions sont prises avec des actions à suivre. Un évènement qui s’appellera « Séminaire » est donc créé à l’issue de cet événement : 10 actions par exemple en ressortent, qui seront affectées à différents responsables. Chaque responsable récupèrera les actions qui lui ont été attribuées lui permettant de savoir ce qu’il a à faire avec ses équipes, mais aussi de les suivre, de les pointer. Quand il a fini il clôt l’action.
L’intérêt d’OnBase réside dans la visibilité offerte sur l’avancement de toutes les actions qui ont été décidées suite au séminaire, il suffit d’ouvrir l’événement « Séminaire » et voir l’avancement de chacune des actions, par équipe et/ou responsable.
Ce dernier bien souvent à la charge de très nombreuses actions qui peuvent provenir de différentes sources (ou évènements).Par exemple, suite à un audit ou à un incident, il peut y avoir une action imprévue. OnBase permet de voir l’ensemble des actions qu’il a à réaliser, quelle qu’en soit la source. Le reporting est ainsi plus facile à faire car toutes ces actions sont centralisées.
« L’autre élément nous ayant incité à utiliser OnBase réside dans une démarche de mutualisation de besoins futurs. » PourStéphane Avronsart, Responsable du pôle Qualité et Performance à la direction Pilotage et Méthode le but de la plateforme est également de pouvoir créer d’autres applications sans repasser par le long processus de déploiement de la solution à chaque fois. « Nous avons ajouté une couche de gestion d’utilisateurs, de gestion de l’organigramme, des entités, de gestion des droits (d’administrateur, d’utilisateur, etc…), car nous souhaitons développer assez rapidement d’autresapplications, toujours dans une idée de mutualisation des ressources et de l’énergie qui est mise sur l’investissement au départ. ». L’idée est de faire en sorte que lorsqu’un autre service a besoin de développer une solution, la Direction Pilotage et Méthodes puisse mettre en parallèle toutes les applications déjà créées, permettant ainsi, de gagner en productivité tout en rationalisant le nombre d’applications à suivre et à maintenir. Un premier cas d’application a déjà été mis en œuvre. Sur la même plate-forme OnBase, une application dédiée à la gestion des dérogations des travaux sur les voies ferroviaires a été développée en moins de 4 mois.
De 30 utilisateurs aujourd’hui à plus de 4 500 demain
La mise en place et l’utilisation de la solution, aujourd’hui utilisée par 30 personnes, se fait petit à petit, pour un meilleur accompagnement ce changement au sein du groupe. Les retours de la SNCF sur les premières utilisations sont positifs, notamment en raison de l’intégration simplifiée et de la disponibilité sous Outlook, permettant à l’utilisateur d’accéder directement aux données même si le collaborateur est en déplacement.
Aux vues des premiers retours, l’objectif de 2018 est de déployer la solution à l’ensemble des 4 500 collaborateurs de la Direction ingénierie. « S’ils n’ont pas un besoin spécifique, ils ne s’en serviront pas et ceux qui y trouvent un bénéfice s’en serviront. » Pour Stéphane Avronsart, la solution OnBase est un moyen de simplifier la vie de ses collaborateurs, mais rien n’oblige son utilisation aux personnes souhaitant rester à des outils plus classiques.