Nous revenons régulièrement sur le rôle de la Direction Achats, et sur la façon incroyable dont elle s’est transformée depuis quelques décennies. Elle est ainsi passée d’un centre de négociations avec les fournisseurs à un centre stratégique dans l’entreprise, capable de lui faire gagner de précieux points de résultats. L’impact du numérique dans cette transformation est majeur. Il a permis d’accélérer le processus, mais aussi de l’approfondir. Le métier historique de négociateur qui incombe aux acheteurs n’en perd pour autant pas de son importance. Les enchères inversées sont un levier majeur de performance dans les directions achats dans un monde numérique.
Les enchères inversées : quand le digital permet de renforcer la négociation
Parmi les différentes façons de négocier qui sont à la disposition des directions achats, les enchères inversées prennent une place de plus en plus importante. Ce système d’enchères permet de sélectionner un fournisseur en intégrant plusieurs critères de choix. Contrairement à la demande de devis ou à la demande de prix, relativement simples, et portant sur des achats non stratégiques la plupart du temps, les enchères inversées permettent une mise en concurrence basée sur des critères complexes. Cette enchère en ligne permet de sécuriser la négociation et la contractualisation dès la naissance de la relation fournisseur.
Les enchères inversées exigent une véritable préparation en amont, car elles sont l’étape finale du processus achat. Elles découlent directement d’un travail préalable dans la mise au point du cahier des charges, généralement réalisé entre la direction achats, la R&D et le marketing. Les critères de choix (hors le prix) quant aux fournisseurs invités à enchérir, permettent d’écarter le risque. Si aujourd’hui le principe des enchères inversées n’est pas toujours bien perçu par les fournisseurs, il permet à ces derniers d’améliorer leur performance. Cette fonction est un levier important de la digitalisation des entreprises, et contribue à installer des modèles vertueux au niveau des achats.
Écarter le risque dans la relation fournisseur et induire un modèle vertueux
Le risque dans la relation fournisseur est un enjeu majeur et très complexe au niveau de la direction achats, car ce risque intervient à des niveaux multiples. Il rejaillit ainsi sur toute l’entreprise : qu’il soit juridique, géopolitique, financier ou éthique, il doit être anticipé et écarté au maximum. La phase préparatoire de l’enchère inversée permet de sélectionner les fournisseurs qui remplissent, selon les objectifs de l’entreprise, les meilleures garanties pour participer. Une bonne démarche consiste à prévoir un entretien préalable avec l’acheteur permettant de lui expliquer le principe de fonctionnement de l’enchère et de répondre à ses questions ; elle rappelle également à chaque fournisseur de se connecter à l’enchère. Ce mode opératoire induit une démarche humanisée et collaborative, à travers la formation du fournisseur. Elle pousse également les fournisseurs à rechercher la capacité à répondre aux exigences d’une entreprise en vue de pouvoir être sélectionnés. On est loin des enchères traditionnelles, où l’aspect humain était quasi-inexistant accompagné de règles pas toujours bien définies.
Les enchères inversées : le futur de la contractualisation dans l’ère numérique
Les enchères inversées permettent aux directions achats de rationaliser leurs négociations, sans contraintes de temps ni d’espace, avec des outils en ligne qui permettent des prises de décisions efficaces, sur la base de critères et processus précis. Elles contribuent à instaurer une éthique de transparence, puisque les critères de choix sont clairs. Les pondérations sur les offres sont également précisées, ce qui rassure le fournisseur sur les raisons qui ont poussé l’acheteur à contractualiser. L’effet sur le fournisseur est très positif, puisqu’il collecte des renseignements et précisions utiles pour sa propre progression. Il sait immédiatement s’il est retenu et s’il ne l’est pas, il peut évaluer les améliorations à apporter à son offre. Quant à l’acheteur, il peut organiser ses enchères auprès d’un panel de fournisseur extrêmement large, au niveau national comme à l’étranger, et conserver une trace de l’ensemble de sa négociation. Il peut ainsi consacrer plus de temps à d’autres tâches comme voir les fournisseurs ou détecter l’innovation, comme son métier l’exige aujourd’hui.
Enfin, capitaliser sur les enchères inversées via une plateforme en ligne permet non seulement à la direction achat de renforcer la pertinence et la précision de ses négociations, de renforcer le lien avec ses fournisseurs potentiels, mais également de sécuriser le taux d’observance des conditions contractuelles, à travers des contrats générés post-enchères, précis à la fois sur les prix mais également sur l’ensemble des conditions d’achat. Il s’agit donc d’un processus de négociation que les directions achats, toujours plus connectées, devraient privilégier pour gagner en performance générale, mais aussi pour automatiser le processus achat.
Grâce au digital, les acheteurs peuvent de plus en plus dédier leur temps, compétences et expertise aux tâches à haute valeur ajoutée qui sont les leurs, pour le plus grand bénéfice de leur entreprise.