La Gestion de l’Information, simple charge ou levier de performance ? par Jean-Marc JAGOU Directeur des Opérations d’EXCEO & Président de l’Association Xplor France

Quelle entreprise ne se trouve pas confrontée à la profusion d’outils logiciels mis à la disposition de ses collaborateurs, et destinés finalement à la seule « gestion de l’information » ?

Les Gestions Electroniques de Documents (GED), et autres Enterprise Content Management (ECM – Gestions de Contenu), ainsi que les Workflows associés, sans compter les « Intranets », sortes de fourre-tout qui hébergent applications et fichiers, sont des outils dont la performance intrinsèque n’est pas à remettre en cause, mais qui s’additionnent sur les écrans des collaborateurs !

Certes, le recours à ces outils est issu d’une volonté louable d’amélioration du fonctionnement : la Direction Commerciale implante son CRM, la Direction Marketing sa photothèque, la Direction Financière sa base de documents électroniques dans le module de son ERP, etc…. Bref, les « silos » se maintiennent au lieu de favoriser le partage de l’information.

On imagine alors aisément les conséquences.

Opérationnelles, d’abord : en l’absence d’outil de recherche pertinent dans une base centralisée, le collaborateur du Marketing ne trouvera pas le contrat, stocké au service juridique, et qui lui aurait pourtant bien été utile…

Economiques, ensuite : dès que notre collaborateur aura pu récupérer une version dudit contrat recherché, faute d’un endroit « central et accessible » pour le conserver, il s’empressera de le dupliquer sur « sa » propre zone d’espace disque sans garantie de tenue à jour… Multiplié par le nombre d’employés et de documents à partager, les espaces disques consacrés aux doublons enflent. Et encore, ne parle-t-on ici que des coûts « capturables » ! (Cf. liste des 5 types de gains dans mes précédents billets).

Au-delà d’une seule « gestion documentaire », souvent perçue comme statique et annexe, une véritable vision globale et transversale de la « Gestion de l’Information » dans l’entreprise est nécessaire.

Cette gestion de l’information permet d’optimiser l’allocation des ressources informatiques et des logiciels, ce qui est important au plan économique. Mais surtout, elle considère l’information et le document, qui en est l’un des supports privilégiés, comme un outil de performance et de compétitivité.

 

Jean-Marc Jagou Jean-Marc JAGOU, Directeur des Opérations d’EXCEO www.exceo.fr & Président de l’Association Xplor France www.xplor.fr

Corinne
Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

More from author

Restez connectez !

Nous diffusons une Newsletter mensuelle incluant des dossiers thématiques, interviewes et investigations réalisées par nos journalistes indépendants.
Vous souhaitez recevoir notre lettre d’informations?