Quelle entreprise ne se trouve pas confrontée à la profusion d’outils logiciels mis à la disposition de ses collaborateurs, et destinés finalement à la seule « gestion de l’information » ?
Les Gestions Electroniques de Documents (GED), et autres Enterprise Content Management (ECM – Gestions de Contenu), ainsi que les Workflows associés, sans compter les « Intranets », sortes de fourre-tout qui hébergent applications et fichiers, sont des outils dont la performance intrinsèque n’est pas à remettre en cause, mais qui s’additionnent sur les écrans des collaborateurs !
Certes, le recours à ces outils est issu d’une volonté louable d’amélioration du fonctionnement : la Direction Commerciale implante son CRM, la Direction Marketing sa photothèque, la Direction Financière sa base de documents électroniques dans le module de son ERP, etc…. Bref, les « silos » se maintiennent au lieu de favoriser le partage de l’information.
On imagine alors aisément les conséquences.
Opérationnelles, d’abord : en l’absence d’outil de recherche pertinent dans une base centralisée, le collaborateur du Marketing ne trouvera pas le contrat, stocké au service juridique, et qui lui aurait pourtant bien été utile…
Economiques, ensuite : dès que notre collaborateur aura pu récupérer une version dudit contrat recherché, faute d’un endroit « central et accessible » pour le conserver, il s’empressera de le dupliquer sur « sa » propre zone d’espace disque sans garantie de tenue à jour… Multiplié par le nombre d’employés et de documents à partager, les espaces disques consacrés aux doublons enflent. Et encore, ne parle-t-on ici que des coûts « capturables » ! (Cf. liste des 5 types de gains dans mes précédents billets).
Au-delà d’une seule « gestion documentaire », souvent perçue comme statique et annexe, une véritable vision globale et transversale de la « Gestion de l’Information » dans l’entreprise est nécessaire.
Cette gestion de l’information permet d’optimiser l’allocation des ressources informatiques et des logiciels, ce qui est important au plan économique. Mais surtout, elle considère l’information et le document, qui en est l’un des supports privilégiés, comme un outil de performance et de compétitivité.
Jean-Marc JAGOU, Directeur des Opérations d’EXCEO www.exceo.fr & Président de l’Association Xplor France www.xplor.fr