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L’objectif du zéro-papier est irréaliste? Misez sur la modération Par Marc Delhaie, Président-Directeur Général d’Iron Mountain France

Chaque octobre, la Journée mondiale sans papier s’efforce de sensibiliser les entreprises afin qu’elles réduisent leur dépendance au papier et qu’elles contribuent ainsi à un monde sans papier, plus efficace et durable. Dans ce monde, toutes les informations seraient électroniques, ou tout du moins archivées en toute sécurité et instantanément accessibles au besoin, pour que les entreprises puissent en retirer tout leur potentiel. Pourtant, chaque année, une étude au moins révèle que les entreprises ont encore produit et utilisé plus de documents papier que l’année précédente. L’augmentation de l’utilisation du papier concerne en fait un tiers des entreprises .

Ce n’est pas durable. Alors que les entreprises s’efforcent de gagner en efficacité et en rentabilité et de préserver la sécurité de leurs données, elles doivent aussi réfléchir aux moyens d’améliorer les conditions de contrôle, de gestion et d’utilisation des documents papier qu’elles produisent. Interdire purement et simplement le papier n’est pas la solution, surtout que ça ne nous dit pas comment gérer les archives papier réglementaires accumulées jusqu’ici.

Nous estimons que le mieux est d’accepter de faire coexister information numérique et documents papier selon une stratégie « d’utilisation modérée » du papier. Adopter cette stratégie de modération, c’est faire l’effort de réduire progressivement sa dépendance au papier, d’appliquer un programme de numérisation économique et géré et de faire en sorte que les employés et les processus adhèrent volontiers à ces nouvelles pratiques. Autrement dit, c’est se donner les moyens d’exploiter pleinement l’information et de la valoriser au mieux des intérêts de l’entreprise, d’une façon réaliste et en se fixant des objectifs raisonnables.

Par où commencer ? Le chemin vers une consommation modérée du papier n’est pas tout tracé. Chaque entreprise a des besoins différents, débute à son niveau et progresse à son rythme. Le paysage de l’information change si vite qu’il est difficile de fixer une ligne d’arrivée. Le plus important, pour le moment, c’est de s’y mettre. Commencez par identifier les informations les plus importantes (la stratégie du tout-numériser est inutile et elle coûte cher) et veillez à impliquer tout le personnel dans le processus. Si certains ne comprennent pas la direction à suivre ou qu’ils refusent le changement, vous n’y arriverez pas.
En premier lieu, identifiez les documents papier que vous jugez inactifs, dont vous pensez ne plus avoir besoin. Décidez de les archiver dans un environnement distant sécurisé, où ils seront gérés selon des règles de rétention définies, mais où vous pourrez toujours aller les consulter au besoin.
Il est temps, ensuite, de réfléchir à transformer les pratiques de gestion des documents actifs dans l’entreprise. Les gens aiment avoir toujours l’information à portée de main pour s’y référer régulièrement ou la retrouver rapidement. Vous devez pouvoir leur proposer une alternative acceptable, qui combine facilité d’accès et garanties de sécurité de stockage et de gestion. C’est là qu’intervient la numérisation, à savoir scanner les documents dont vos employés ont le plus besoin ou qu’ils utilisent le plus souvent. Si vous y ajoutez des systèmes intelligents de récupération de document, nul doute que vos employés apprécieront cette simplicité comparable à celle du papier.

L’étape suivante consiste à capturer l’information dès qu’elle entre dans l’entreprise de façon à ce que les données alimentent directement vos processus automatisés ou workflows. Des techniques récentes de numérisation des documents entrants extraient l’information dès son arrivée et l’injectent dans le processus approprié.
Quand vous en serez à ce stade, vous verrez qu’il ne restera déjà plus beaucoup de papier sur votre lieu de travail. Mais vous aurez aussi donné un cap à votre entreprise et réuni les conditions, progressivement et quasiment sans effort, de l’accès résolument intelligent à l’ensemble des informations, historiques, actuelles ou en circulation. Il est bien plus simple de rechercher des dossiers numérisés, de les analyser, les comparer et les partager que des documents papier. Et votre entreprise aura ainsi à disposition toutes les connaissances accumulées, dans lesquelles puiser pour fonder des décisions, guider l’innovation ou améliorer le service client.
Il est extrêmement important que les entreprises adoptent de telles pratiques durables de gestion de l’information. Nous vivons dans un monde où elles doivent faire face à l’explosion rapide des volumes de données et de la diversité des formats. Vos processus de gestion des documents doivent pouvoir s’accommoder des changements et nouvelles tendances ; c’est en vous y intéressant dès aujourd’hui que, progressivement, vous pourrez mieux appréhender ce défi.

Une stratégie de consommation modérée du papier prépare les entreprises au tsunami du ?Big Data’ ; à renforcer la sécurité de l’information ; à mieux contrôler les accès et se mettre en conformité ; à réduire les risques et l’encombrement, et à proposer à leurs employés des conditions de travail et de télétravail plus flexibles.
Viser la consommation modérée du papier, ce n’est pas viser la perfection, mais le progrès. Un certain nombre d’entreprises se sentent paralysées par leurs pratiques historiques d’utilisation du papier ; elles s’efforcent de gérer leurs archives dans un environnement de plus en plus hybride, où les formats papier et électroniques coexistent (et où l’information existe parfois dans les deux formats). La tentation est grande de rompre avec le passé et de tout numériser dorénavant. Pourtant, imprimantes et photocopieuses ont encore de beaux jours dans les entreprises, et les tiroirs des bureaux regorgent de documents oubliés depuis longtemps? Il y a donc fort à parier qu’on n’en a pas encore fini du papier. Retenez que le plus important est de prendre les choses en mains et de commencer au plus vite, où vous vous trouvez.

1 The Association for Information and

Image Management (AIIM) The Paper Free Office – dream or reality? 06 février 2012

Written by Corinne

Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès.
Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication.
Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.