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EN BREF
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La transformation numérique des collectivités territoriales est devenue incontournable pour améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts aux citoyens. La Ville de Meudon illustre parfaitement cette tendance en adoptant une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) de SER Group, visant à optimiser l’archivage et la gestion de ses dossiers administratifs. Cette initiative vise non seulement à moderniser ses processus internes, mais aussi à garantir la sécurité et l’accessibilité des documents, tout en permettant une autonomie accrue aux agents municipaux dans leur travail quotidien.
La Ville de Meudon a pris des mesures significatives en modernisant son système d’archivage et de gestion documentaire en intégrant la Gestion Électronique des Documents (GED) à travers la plateforme Doxis4 de SER Group. Cette initiative vise non seulement à répondre aux exigences de la transformation numérique, mais également à améliorer l’efficacité et la sécurité de la gestion des documents administratifs. Près de 500 utilisateurs tirent déjà profit de cette nouvelle solution qui transforme radicalement les pratiques d’archivage.
Un changement radical face aux nouveaux défis administratifs
Avec l’accélération de la transformation numérique, la Ville de Meudon a reconnu la nécessité d’adapter ses processus d’archivage. En s’appuyant sur les services de SER Group, elle a pu déployer un système de GED et de système d’archivage électronique (SAE) qui répond à la législation en vigueur et simplifie la conservation des documents. Ce processus a débuté par l’implémentation de la GED, première étape cruciale pour garantir une gestion efficace de l’archivage numérique.
Des processus simplifiés pour plus d’autonomie
L’adoption de cette nouvelle interface a permis à la Ville de Meudon de renforcer l’autonomie de ses utilisateurs grâce à la simplification des processus. Chaque document est désormais géré selon des délais spécifiques de conservation, certains devant être archivés indéfiniment, comme les arrêtés permanents. Les départements des marchés publics et de la communication ont été les premiers à utiliser cette plateforme, avant son déploiement à la quasi-totalité des services.
Renforcement de la sécurité des documents
La mise en place de la GED assure également une ségrégation plus rigoureuse des documents, notamment ceux signés électroniquement. Ce système introduit le principe du « Silence Vaut Acceptation (SVA) », permettant de mieux tracer les décisions administratives. En attribuant des documents à des fonctions spécifiques, la Ville de Meudon a réussi à réduire le risque de perte d’informations, un problème majeur dans la gestion traditionnelle des documents.
Une révolution dans la gestion des documents
L’intégration de la GED a nécessité une refonte totale des pratiques de gestion documentaire. Des départements comme les Ressources Humaines ont constaté les bénéfices immédiats, avec une circulation des documents beaucoup plus fluide. Les possibilités de signature électronique et de transmission rapide d’informations entre collaborateurs représentent un véritable gain de temps et d’efficacité. De plus, la fonctionnalité de recherche en texte intégral permet à des services comme celui du patrimoine de retrouver rapidement des documents anciens.
Accompagnement et conduite du changement
La transition vers la GED a nécessité un accompagnement particulier pour garantir l’adhésion de tous les utilisateurs. Après trois décennies d’utilisation de l’explorateur Windows, le changement de plateforme a bousculé les habitudes. Un effort de formation a été essentiel pour aider les agents à s’approprier les nouvelles procédures, ce qui a facilité l’établissement de nouvelles règles concernant la classification et le stockage des documents.
La collaboration avec SER Group, entamée en 2013, a permis d’élargir les capacités de la Ville en matière documentaire, renforçant ainsi sa capacité d’adaptation face aux évolutions technologiques. La forte adhésion des utilisateurs témoigne du succès de cette transition et suscite l’intérêt d’autres collectivités en quête d’optimisation de leur gestion documentaire.
Les enjeux futurs de la gestion documentaire à Meudon
Aujourd’hui, les défis liés à la sûreté et au stockage des documents sont d’une ampleur considérable, surtout pour une organisation publique. La solution GED mise en place par la Ville de Meudon représente une réponse efficace à ces enjeux. En répondant aux besoins croissants d’archivage, la GED contribue non seulement à la sécurité des informations mais également à la conformité réglementaire, notamment en ce qui concerne le RGPD, élément central de la gestion des données dans le secteur public.
La mise en place d’un système d’archivage électronique est également éclairée par des études et des pratiques reconnues, telles que celles discutées dans des articles sur les fondations de la gestion documentaire numérique. Pour plus d’informations sur l’archivage électronique et ses bénéfices, consultez ce lien.
Comparatif des avantages de la Gestion Électronique des Documents à Meudon
| Aspect | Description |
| Centralisation des documents | Regroupement de tous les fichiers sur une plateforme unique, facilitant l’accès et la gestion. |
| Sécurisation | Mise en place de mécanismes robustes pour protéger les informations sensibles. |
| Gestion des délais | Chaque document a un délai de conservation défini, assurant conformité légale. |
| Accessibilité | Documents accessibles à près de 500 utilisateurs, facilitant le travail collaboratif. |
| Automatisation des processus | Optimisation des flux de travail, réduisant le temps consacré à la gestion documentaire. |
| Transformation numérique | Accélération de la révolution numérique de la ville par l’intégration d’outils modernes. |
| Réduction de l’espace physique | Élimination des documents papier, permettant une meilleure gestion de l’espace de stockage. |
| Formation des utilisateurs | Accompagnement continu pour s’assurer de l’adoption efficace de la plateforme. |
| Traçabilité | Facilitation du suivi des documents, renforçant la responsabilité des utilisateurs. |
La Ville de Meudon a fait un pas significatif vers la modernisation de sa gestion documentaire en adoptant une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) fournie par SER Group. Ce changement vise à améliorer l’archivage et la gestion de ses dossiers, rendant le processus plus fluide et sécurisé. Avec près de 500 utilisateurs actifs sur la plateforme Doxis4, Meudon renforce son engagement vers une transformation numérique efficace.
Modernisation des processus administratifs
Face à des enjeux croissants d’efficacité et de conformité, la Ville de Meudon a décidé d’étendre l’utilisation de la GED à toutes ses équipes. En intégrant Doxis4, elle a optimisé la conservation des documents, tout en respectant les délais de conservation spécifiques à chaque type de dossier. Avec cette solution, la gestion documentaire s’aligne sur les exigences légales, garantissant ainsi un cadre de travail normé et sécurisé.
Une autonomie renforcée au sein de l’organisation
Grâce à la GED, les processus de gestion documentaire de la Ville de Meudon sont devenus plus simples et accessibles. Les documents peuvent désormais être signés électroniquement, offrant ainsi un avantage considérable en termes de traçabilité et de sécurité. Le principe de « Silence Vaut Acceptation (SVA) » a été mis en place, facilitant l’acceptation des demandes administratives, tandis que l’attribution des documents à des fonctions spécifiques permet de les retrouver facilement, même en cas de changement de personnel.
Amélioration de la circulation et de la recherche documentaire
La mise en place de la GED a conduit à une révision complète des pratiques internes en matière de documentation. Des départements variés, y compris les Ressources Humaines, bénéficient d’une circulation des documents plus fluide et d’une validation simplifiée des contrats. La possibilité de recherche en texte intégral permet également aux utilisateurs de retrouver rapidement des documents anciens, rendant les processus plus efficaces.
Accompagnement et conduite du changement
Le passage à une nouvelle plateforme de GED représente un challenge important, notamment après 30 ans d’utilisation de l’explorateur Windows pour la gestion des documents. Une conduite de changement a été mise en place pour accompagner les utilisateurs dans cette transition. De nouvelles règles et définitions des types de documents ont été établies, ce qui permet une meilleure circulation et un classement rigoureux au sein de l’outil de GED.
Avec un suivi constant et un soutien de SER Group, la Ville de Meudon se positionne comme un acteur proactif dans le paysage des collectivités, en attirant même l’intérêt d’autres entités publiques désireuses d’approfondir leurs connaissances sur la gestion électronique des documents.
- Ville de Meudon modernise ses processus d’archivage.
- Solution Doxis4 de SER Group adoptée par l’ensemble des équipes.
- 500 utilisateurs bénéficient d’une interface unique.
- Conservation améliorée des documents administratifs.
- Autonomie renforcée grâce à des processus simplifiés.
- Sécurisation des documents signés électroniquement.
- Nouvelles règles de gestion des documents établies.
- Facilité de recherche dans les documents anciens.
- Signatures électroniques pour la validation de contrats.
- Accompagnement des collaborateurs dans l’adoption de la GED.
La gestion électronique des documents à Meudon
La ville de Meudon a récemment modernisé son système d’archivage et de stockage des documents en adoptant une solution de Gestion Électronique des Documents (GED). En étendant l’utilisation de la plateforme Doxis4 de SER Group à l’ensemble de ses équipes, cette initiative vise à optimiser la gestion des dossiers tout en garantissant la conformité légale et la sécurité des informations. Les 500 utilisateurs de cette solution bénéficient d’un processus simplifié et d’une autonomie accrue, facilitant ainsi leur quotidien administratif.
Les avantages de la GED pour l’archivage
L’implantation de la GED permet à la Ville de Meudon de transformer fondamentalement sa manière de gérer les documents. Grâce à l’archivage électronique, la conservation des documents s’en trouve renforcée, avec des délais de conservation adaptés et un suivi facilité. Chaque document est désormais attribué à des fonctions spécifiques, ce qui simplifie leur localisation et leur récupération en cas de besoin.
Simplification des processus internes
La mise en place de la GED a également entraîné une simplification notable des processus internes. Les départements, notamment ceux des Ressources Humaines et des marchés publics, constatent une amélioration significative dans la gestion des contrats et des processus de validation. La circulation des documents s’opère désormais de manière fluide, grâce à la possibilité de les signer électroniquement et de les faire circuler via la plateforme sans besoin d’interactions physiques.
Une sécurité et une traçabilité renforcées
Un des principaux enjeux d’une gestion efficace des documents est la sécurisation des informations. La solution adoptée par Meudon garantit la protection des documents signés électroniquement. De plus, le principe de « Silence Vaut Acceptation (SVA) » permet une traçabilité accrue, en solidifiant la légitimité de la gestion administrative. Cela constitue une avancée majeure pour la ville, qui doit faire face à des exigences légales de plus en plus strictes.
Préparation au changement et accompagnement
Pour réussir cette transition vers une GED, Meudon a mis en place un accompagnement renforcé pour ses collaborateurs. Après des décennies d’utilisation d’outils traditionnels comme l’explorateur Windows, l’adoption de Doxis4 a nécessité de former les agents aux nouvelles pratiques. Des nouvelles règles ont été établies concernant la nature des documents et leur lieu de stockage, favorisant une transition en douceur.
L’impact sur la culture organisationnelle
La mise en œuvre de la GED a non seulement influencé les processus techniques mais aussi la culture organisationnelle au sein de la ville. Le passage à des méthodes numériques offre une opportunité de repenser la gestion documentaire de manière plus systématique et collaborative. Cela a permis de dynamiser la façon de travailler des équipes, en suscitant un intérêt accru pour les outils numériques et en améliorant l’adhésion des collaborateurs au projet.
Un modèle pour d’autres collectivités
Les résultats obtenus par la Ville de Meudon pourraient inspirer d’autres collectivités à suivre son exemple. L’expérience de Meudon avec SER Group booste son expertise en matière de GED et permet de mutualiser des savoir-faire entre organismes publics. La réussite de ce projet témoigne de la nécessité d’investir dans des outils modernes pour répondre aux défis contemporains de la gestion documentaire.
FAQ sur l’adoption de la Gestion Électronique des Documents à Meudon
Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ? La GED est un système qui permet de numériser, stocker et gérer les documents électroniques tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur archivage.
Pourquoi la ville de Meudon a-t-elle adopté la GED ? Meudon a opté pour la GED afin d’accélérer sa transformation numérique, d’améliorer la conservation des documents administratifs et de faciliter la gestion des informations au sein de ses équipes.
Quels bénéfices la ville de Meudon tire-t-elle de l’utilisation de la GED ? Parmi les bénéfices, on note une autonomie accrue, une meilleure capacité à gérer les flux documentaires, ainsi qu’une sécurisation renforcée des documents et une traçabilité facilitée.
Combien d’utilisateurs ont adopté la solution de GED à Meudon ? Actuellement, près de 500 utilisateurs de différents services au sein de la ville utilisent la solution de GED mise en place.
Comment la GED a-t-elle modifié les processus internes à Meudon ? La mise en place de la GED a entraîné une révision complète des processus de gestion des documents, permettant une meilleure fluidité et efficacité dans le traitement et la validation des dossiers.
Quelles fonctionnalités spécifiques la GED offre-t-elle aux différents départements ? La GED permet notamment la signature électronique des documents et offre des outils de recherche avancés, comme la recherche en texte intégral pour retrouver rapidement des documents anciens.
Quel rôle a joué SER Group dans la mise en place de la GED ? SER Group a accompagné la ville de Meudon dans l’intégration de la GED, facilitant le changement de culture documentaire et permettant une meilleure autonomie pour développer des modules personnalisés.
Quelles sont les perspectives d’avenir pour la gestion des documents à Meudon ? La ville de Meudon prévoit de continuer à renforcer sa GED et de partager son savoir-faire avec d’autres collectivités, tout en répondant aux défis croissants de gestion et de sécurisation des documents.
