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EN BREF
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La gestion électronique des documents s’impose comme un outil essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser leur efficacité opérationnelle. En 2024, près de 50 % du temps de travail des employés est consacré à la recherche de documents, avec près de 7,5 % d’entre eux étant mal classés ou perdus. Dans ce contexte, les logiciels de GED se présentent comme des solutions incontournables pour centraliser, sécuriser et faciliter l’accès à l’information. Cette année, découvrons ensemble les 12 outils de GED les plus performants qui transformeront la façon dont les entreprises gèrent leurs documents.
En 2024, la gestion électronique des documents (GED) s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leur efficacité opérationnelle. Avec près de 50 % du temps des employés dédié à la recherche de documents, il devient essentiel d’adopter des solutions adaptées. Cet article présente 12 outils de GED innovants qui se distinguent par leurs fonctionnalités, leur interface utilisateur et leur capacité à améliorer la collaboration au sein des équipes.
DocuWare
DocuWare est un des leaders dans le domaine de la gestion électronique des documents. Il offre des outils intelligents de GED et de gestion des workflows. Accessible sur tous les appareils, ce logiciel permet de dématérialiser les factures, de centraliser les données des employés et de partager des contrats de manière sécurisée. Plus de 19 000 clients à travers le monde lui font confiance pour archiver efficacement leurs documents d’entreprise.
Zeendoc
Zeendoc, un logiciel français de GED, se distingue par ses fonctionnalités de capture et de numérisation de documents. Il utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter la gestion des fichiers. Son système de classification automatique aide à organiser les documents, tandis que ses outils de recherche avancée permettent de retrouver rapidement les informations souhaitées.
M-Files
M-Files est une solution qui utilise l’IA pour organiser l’information. Le logiciel permet aux utilisateurs de poser des questions en langage naturel et d’obtenir des réponses basées sur les données. Avec des options de partage sécurisé et des intégrations faciles avec d’autres systèmes d’entreprise, M-Files se positionne comme un outil incontournable pour une gestion documentaire efficace.
FileHold
FileHold est conçu pour aider les organisations à numériser et à organiser efficacement leurs informations. Avec des fonctionnalités avancées de sécurité et de contrôle d’accès, il garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à des documents sensibles. Son interface intuitive permet une adoption rapide par les équipes.
Gedzilla
Gedzilla propose un suivi avancé des documents, une analyse textuelle par IA et des workflows personnalisés. La sécurité des données est renforcée grâce à des serveurs hébergés en France, offrant ainsi une solution fiable pour les PME. Les tarifs à partir de 39,90 euros par mois rendent Gedzilla accessible à un large public.
Youdoc
Youdoc intègre l’intelligence artificielle pour optimiser la gestion documentaire. Ce logiciel propose une gestion collaborative ainsi qu’une dématérialisation complète des documents. Les options de signature électronique et de partage en temps réel améliorent la visibilité et la traçabilité des documents au sein des équipes.
Hyland OnBase
Hyland OnBase est une plateforme de services de contenu offrant des fonctionnalités avancées d’automatisation des processus. Sa capacité à organiser, gérer et optimiser le contenu organisationnel en fait un outil de choix pour les entreprises qui souhaitent simplifier leur gestion documentaire tout en respectant les normes de sécurité.
OpenText
OpenText a évolué au fil des ans pour devenir une plateforme complète de services de contenu cloud. Les fonctionnalités d’indexation et d’archivage sécurisé sont parmi ses points forts, permettant aux entreprises de gérer efficacement tous leurs fichiers nécessaires pour les opérations quotidiennes.
DFM
Les solutions de DFM pour la dématérialisation documentaire incluent des outils d’automatisation et de gestion de la collaboration. En permettant des économies de temps et en garantissant l’archivage des preuves, DFM s’affirme comme un acteur majeur pour optimiser la gestion documentaire en entreprise.
Deltic
Deltic mise sur l’innovation avec des fonctionnalités adaptées aux exigences légales modernes. En offrant une gestion sécurisée des documents et une automatisation des workflows, ce logiciel se révèle particulièrement utile pour les entreprises en transition vers la facturation électronique.
Outmind
Outmind se démarque par sa capacité à synchroniser avec d’autres outils existants dans l’entreprise. En utilisant une recherche avancée et en permettant le partage d’informations entre utilisateurs, il facilite la gestion des connaissances au sein des organisations.
SharePoint
Enfin, Microsoft SharePoint propose une plateforme de collaboration robuste intégrant des fonctionnalités de gestion de contenu. Elle facilite le partage en temps réel et l’automatisation des workflows, ce qui en fait un choix populaire parmi les entreprises utilisant déjà l’écosystème Microsoft.
| Logiciel | Fonctionnalité principale |
| DocuWare | Dématérialisation des factures et accessibilité multi-appareils. |
| Zeendoc | Numérisation et classification automatique des documents. |
| M-Files | Organisation intelligente de l’information via l’IA. |
| FileHold | Archivage avancé et automatisation des workflows. |
| Gedzilla | Analyse textuelle et gestion sécurisée des accès. |
| Youdoc | Gestion documentaire collaborative et dématérialisation globale. |
| Hyland OnBase | Collaboration sécurisée et rapport en temps réel. |
| OpenText | Capture intelligente et automatisation des processus. |
| DFM | Optimisation des processus et gestion externalisée du courrier. |
| Deltic | Numérisation conforme et workflow automatisé. |
| Outmind | Recherche d’information facilitée avec intégration aux outils existants. |
| SharePoint | Collaboration en temps réel et personnalisation des sites. |
Dans un monde professionnel où l’information circule à une vitesse fulgurante, disposer d’une solution efficace pour gérer vos documents est devenu essentiel. Les logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) vous aident à optimiser le traitement, l’archivage et le partage de vos fichiers. Cet article passe en revue les 12 outils de GED les plus performants en 2024, vous permettant de choisir la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.
DocuWare
DocuWare est un acteur majeur dans le domaine de la GED. Avec ses outils intelligents de gestion et sa capacité à rendre les documents accessibles depuis n’importe où, il est idéal pour les équipes en télétravail. Les fonctionnalités de dématérialisation des factures et de sécurisation des données en font un choix judicieux pour les entreprises de toute taille.
Zeendoc
Zeendoc est un logiciel français qui se démarque par ses capacités d’archivage et de classement automatisé. Ses fonctionnalités, telles que la numérisation de documents et la reconnaissance optique de caractères (OCR), permettent de rationaliser les processus d’affaires et de garantir une gestion documentaire efficace.
M-Files
M-Files se concentre sur l’organisation des informations grâce à l’IA générative. Il permet aux utilisateurs de rechercher facilement des documents à l’aide de métadonnées et propose un partage sécurisé entre utilisateurs. Sa capacité à s’intégrer à d’autres systèmes d’entreprise en fait un outil polyvalent.
File Hold
FileHold est conçu pour répondre aux besoins des PME avec une interface intuitive facilitant la numérisation et l’archivage numérique. Ce logiciel comprend également des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles, tout en permettant une gestion efficace des documents.
Gedzilla
Gedzilla se distingue par son utilisation de l’IA pour l’analyse textuelle des documents, garantissant un traitement efficace et automatisé. Sa recherche multicritère et sa gestion des droits d’accès rendent la solution adéquate pour les entreprises cherchant à sécuriser leurs données.
Youdoc
Youdoc intègre l’intelligence artificielle pour une gestion documentaire fluide. Ses fonctionnalités d’acquisition et d’analyse des documents ainsi que ses workflows personnalisables en font une solution adaptée à différents secteurs d’activité.
Hyland OnBase
Hyland OnBase permet de gérer et optimiser le contenu d’entreprise. Avec ses fonctionnalités de capture automatisée et ses outils de collaboration sécurisés, il s’adapte facilement aux besoins des organisations cherchant à améliorer leurs processus internes.
Open Text
Open Text offre une plateforme de services de contenu cloud complète. Parmi ses fonctionnalités se trouvent la capture intelligente et l’automatisation des workflows, garantissant une gestion du cycle de vie des documents efficace et conforme aux exigences de sécurité.
DFM
DFM propose des solutions de dématérialisation documentaire qui optimisent la gestion des documents et l’automatisation des processus. Ses outils de collaboration sont conçus pour économiser du temps tout en assurant la conformité aux normes légales.
Deltic
Deltic se concentre sur l’innovante gestion documentaire. Son interface intuitive permet une numérisation et un archivage conformes aux exigences légales, tandis que ses outils d’OCR facilitent l’indexation et la recherche des informations.
Outmind
Outmind se distingue par sa simplicité d’implémentation et sa capacité à se synchroniser avec d’autres outils. C’est une plateforme de gestion de connaissances qui optimise l’accès aux données grâce à une recherche intelligente.
SharePoint
SharePoint de Microsoft est une plateforme robuste pour la collaboration et la gestion de contenu. Sa capacité à automatiser les workflows et à gérer les versions de documents en fait un outil indispensable pour les entreprises cherchant une solution intégrée et efficace.
- DocuWare – Solution de GED multi-plateforme avec workflows intelligents.
- Zeendoc – Logiciel français axé sur l’archivage éco-responsable.
- M-Files – Intégration de l’IA pour une gestion contextuelle et intuitive.
- FileHold – Outil robuste pour la numérisation et l’automatisation des processus.
- Gedzilla – Analyse textuelle améliorée par IA pour l’efficacité documentaire.
- Youdoc – Gestion collaborative et intégration facile avec des applications tierces.
- Hyland OnBase – Plateforme sécurisée pour l’optimisation des contenus d’entreprise.
- OpenText – Système cloud complet pour la capture et l’archivage intelligent.
- DFM – Solutions dédiées à la dématérialisation et à l’automatisation documentaire.
- Deltic – Outil ergonomique pour la facturation électronique et l’archivage.
- Outmind – Gestion des connaissances avec recherche intelligente intégrée.
- SharePoint – Plateforme de collaboration avec outils de gestion de contenu intégrés.
Les Outils de Gestion Électronique des Documents (GED) Indispensables en 2024
Avec la montée des volumes de données et l’importance croissante de la gestion documentaire dans les entreprises, il est essentiel de s’équiper de logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED) performants. En 2024, plusieurs solutions se démarquent par leurs fonctionnalités, leur facilité d’utilisation et leur capacité à répondre aux besoins actuels des entreprises. Dans cet article, nous passerons en revue les 12 outils GED essentiels pour optimiser la gestion des documents et faciliter le flux de travail dans vos équipes.
DocuWare : L’Incontournable
DocuWare se positionne comme un leader dans le domaine de la GED. Il propose des fonctionnalités avancées pour la gestion des documents et des workflows. Accessible sur plusieurs appareils, il permet de numériser, partager et archiver les documents en toute sécurité. Pour les entreprises qui cherchent à faciliter le télétravail, cette solution est particulièrement adaptée.
Fonctionnalités Clés
- Dématérialisation des factures.
- Archivage sécurisé des contrats.
- Accessibilité multi-supports.
Zeendoc : L’Option Écologique
Zeendoc est un logiciel français axé sur l’archivage et le classement des documents, avec une approche éco-responsable. Ce logiciel offre une solution low-carbon qui séduit les entreprises soucieuses de l’environnement. Sa rapidité d’intégration et ses multiples fonctionnalités en font un excellent choix pour une gestion documentaire efficace.
Caractéristiques Principales
- OCR pour la numérisation des documents.
- Recherche avancée et classification automatique.
- Sécurité renforcée avec gestion des accès.
M-Files : La Solution Intelligente
M-Files intègre des technologies d’IA pour organiser l’information de manière contextuelle. Ce logiciel facilite la recherche et la récupération des documents grâce à des fonctionnalités avancées qui augmentent l’efficacité des collaborateurs.
Éléments Notables
- Recherche intuitive par métadonnées.
- Collaboration sécurisée sur les documents.
- Intégration facile avec d’autres systèmes.
FileHold : La Facilité d’Utilisation
FileHold est conçu pour les entreprises qui recherchent une solution simple d’utilisation. Dotée de fonctionnalités avancées de numérisation et d’indexation, cette plateforme permet une gestion sans frictions des informations, tout en assurant la sécurité des données.
Avantages Majeurs
- Interface utilisateur intuitive.
- Suivi des modifications et contrôle d’accès.
- Archivage conforme aux normes.
Gedzilla : La Sécurisation des Données
Gedzilla met l’accent sur la gestion sécurisée des documents. Il propose une analyse textuelle par IA et une recherche multicritères, permettant une récupération rapide des informations, tout en respectant les normes de sécurité élevées.
Atouts à Souligner
- Gestion des droits d’accès personnalisée.
- Sécurisation des données hébergées en France.
Youdoc et Hyland OnBase : Polyvalence et Performance
Youdoc se concentre sur l’automatisation des processus avec une intégration fluide dans l’environnement informatique. De son côté, Hyland OnBase offre des outils puissants pour la collaboration et l’analyse des documents, garantissant une gestion optimale des données.
Fonctionnalités Innovantes
- Analyse automatisée des documents avec Youdoc.
- Collaboration en temps réel avec Hyland OnBase.
OpenText et DFM : Flexibilité et Services Complémentaires
OpenText évolue vers une plateforme complète de services de contenu, et DFM se spécialisé dans l’externalisation de la gestion documentaire, offrant des fonctionnalités qui simplifient la dématérialisation des processus d’affaires.
Identité des Outils
- OpenText pour la gestion avancée des documents cloud.
- DFM pour la gestion et l’externalisation du courrier.
Deltic et Outmind : Solutions Innovantes
Enfin, Deltic et Outmind proposent des expériences utilisateur exceptionnelles avec leurs propres plateformes innovantes, adaptées aux exigences modernes de gestion documentaire.
Caractéristiques Sommaires
- Deltic assure la conformité légale dans l’archivage.
- Outmind facilite la synchronisation avec les outils existants.
Ces outils représentent une véritable avancée dans le domaine de la gestion électronique des documents et sont indispensables pour toute entreprise qui cherche à optimiser ses processus en 2024.
FAQ sur les Outils de Gestion Électronique des Documents (GED)
Quels sont les principaux avantages de la GED ? La GED offre de nombreux avantages, tels que la centralisation des documents, la sécurisation des informations et l’optimisation de la recherche documentaire.
Quel pourcentage de temps les employés passent-ils à chercher des documents ? Près de 50 % du temps des employés est consacré à la recherche de documents.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de GED ? Les fonctionnalités incluent la numérisation des documents, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la classification automatique, la recherche avancée et la gestion des flux de travail.
Comment choisir un logiciel de GED ? Pour choisir un logiciel de GED, il est important de considérer les besoins en fonctionnalités, l’hébergement des données, l’interface utilisateur, le tarif et la capacité d’intégration avec d’autres outils.
Est-il possible d’essayer un logiciel de GED avant l’achat ? Oui, de nombreux fournisseurs proposent des démonstrations gratuites ou des essais gratuits de leur logiciel.
La GED peut-elle être intégrée à d’autres systèmes d’entreprise ? Oui, la plupart des logiciels de GED peuvent être intégrés à des systèmes comme les ERP et les CRM.
Quels sont quelques exemples de logiciels de GED disponibles ? Parmi les logiciels de GED populaires en 2024, on trouve DocuWare, Zeendoc, M-Files, et FileHold.
Quels types de documents peuvent être gérés avec un logiciel de GED ? Un logiciel de GED peut gérer des documents numériques et papier, ainsi que divers formats de fichiers.
Quels sont les défis courants lors de l’implémentation d’une GED ? Les défis peuvent inclure la formation des utilisateurs, l’adaptabilité du logiciel et la sécurisation des données.
La gestion électronique des documents est-elle un investissement rentable ? Absolument, car elle aide à réduire les coûts de traitement, améliore l’efficacité et renforce la gouvernance documentaire.
