Le contract management est encore une activité négligée dans les entreprises. L’adoption de solutions de gestion des contrats par les départements des achats, des finances, des opérations et des affaires juridiques est subordonnée à la compréhension des enjeux. Mais qu’est-ce qu’une bonne gestion des documents contractuels ? Quelles actions sont nécessaires ?
La définition du contract management
Le contract management est le suivi de l’ensemble du cycle contractuel. C’est-à-dire de la préparation du contrat, en passant par la négociation, la signature et la conclusion, jusqu’à l’expiration du contrat. Son objectif est de maximiser les résultats contractuels tout en minimisant les risques juridiques et financiers.
Le contract management est donc une activité qui :
- vise à rationaliser l’ensemble du cycle de vie des contrats ;
- se concentre sur la gestion appropriée des risques et des opportunités.
Les opérations liées au contract management
Rédaction de contrats
La rédaction d’un contrat consiste à définir les clauses relatives aux droits et obligations des deux parties. La maîtrise des risques juridiques et financiers est essentielle.
Validation
Les termes spécifiés dans le contrat sont validés par les deux parties : validation concernant le type de mission, le coût des services, etc. Les solutions SaaS peuvent considérablement raccourcir le flux de travail. En effet, le logiciel a l’avantage de connecter tous les employés responsables du contrat sur la même plateforme.
Signature des contrats
La gestion rapide et sécurisée des contrats s’accompagne de la dématérialisation de ces tâches. Les signatures électroniques en sont l’exemple le plus évident. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite selon l’article 1366 du code civil et accélère considérablement le processus du contract management.
Suivi des obligations contractuelles
Selon Oxford Economics, 73% des cadres ne disposent pas d’informations suffisantes sur l’objet de leurs fonctions définies contractuellement. Il est donc difficile de contrôler la qualité des performances s’ils n’ont pas accès aux informations sur leurs obligations contractuelles. En regroupant les informations contractuelles dans un seul outil, le personnel opérationnel peut accéder à toutes les clauses qui l’aident à gérer ses tâches. Cet accès aux tâches spécifiées dans le contrat permet d’évaluer plus facilement l’avancement des travaux et de traiter rapidement les factures.
Archivage
Grâce à l’archivage et au stockage dématérialisé des contrats, toutes les informations recueillies dans ces documents peuvent être rapportées pour analyser les performances dans la gestion du cycle de vie des contrats.
Les enjeux liés au Contract Management
Le contract management est apparu dans le contexte de grands projets présentant de forts intérêts, comme dans le secteur de la construction.
Par la suite, et surtout depuis les années 2000, le contract management s’est développé, portée par la monté en puissance de la gestion des risques due au renforcement des réglementations professionnelles et des cadres juridiques.
Aujourd’hui, les emplois de gestion de contrats sont de plus en plus disponibles en France, même en dehors des grands projets. La profession est également de plus en plus répandue dans les petites organisations qui reconnaissent l’intérêt de gérer les contrats de manière plus stratégique.
Le contract management représente un coût important pour les entreprises. En fait, les recherches de l’IACCM montrent que les dépenses des entreprises pour le cycle de vie des contrats ont augmenté de 38 % au cours des six dernières années pour atteindre une moyenne de 6 500 euros. En outre, il existe des pertes financières découlant de l’absence de contrôle ou du contrôle partiel de l’exécution des contrats. Cette étape, essentielle pour la santé économique des entreprises, peut entraîner des retards, des pénalités, voire des sanctions financières.