L’enterprise search est un nouvel outil révolutionnaire pour les entreprises. Il arbore de nombreuses fonctionnalités utiles au traitement de données. La présence digitale d’une entreprise implique l’utilisation de divers logiciels qui nécessite plusieurs emplacements de stockage. Mais imaginons alors un outil qui est bien plus efficace que les méthodes habituelles. Cet outil permet de rechercher plus facilement des informations dans différents emplacements. Il s’agit de l’enterprise search. Gros plan sur son principe de fonctionnement.
Enterprise search : un outil stratégique pour l’entreprise
Les salariés d’une entreprise utilisent de nombreux logiciels pour chaque action notamment pour l’internet, le courrier, la saisie de texte et même pour la gestion des chiffres. La liste des logiciels peuvent alors s’allonger dans la mesure où on utilise des systèmes supplémentaires à savoir l’ERP et le CRM. Mais d’après une étude récente, plus de 50% des entreprises emploient 6 emplacements de stockage. Ce qui va entrainer des difficultés. Aussi, l’enterprise Search permet de :
- Rechercher des informations au sein de l’entreprise.
- Répertorier et classer des informations.
- Former une base de liens.
Quelle que soit donc la taille de l’entreprise, l’emplacement des installations de stockage ainsi que leur structure resteront inchangés. On peut donc rechercher des informations dans :
- Les systèmes de gestion de contenu de l’entreprise.
- Les e-mails.
- Les bases de données.
- Les réseaux d’entreprise.
- Les serveurs de fichier.
Le principe de l’Enterprise Search est très simple. On parle d’un logiciel de recherche d’information au sein de l’entreprise uniquement. Cet outil est vraiment stratégique puisqu’il aide les collaborateurs à :
- Trouver rapidement des informations sur une base de données centralisée.
- Effectuer leur travail rapidement sans se perdre dans la recherche des données.
- Accéder aux données extraites de l’intérieur de la société et aux sources de données externes.
Les fonctionnalités de l’enterprise Search
Les moteurs de recherche de l’entreprise possèdent diverses fonctionnalités. Ils ne servent pas uniquement à rechercher des informations, mais aussi de :
- Prévisualiser des documents dans leur format original.
- Accéder aux documents sans l’usage des logiciels supplémentaires.
- Faire des recherches à partir de n’importe quel navigateur web.
L’entreprise search est aussi utile pour simplifier la recherche dans les intranets de l’entreprise. Les employés pourront alors localiser plus facilement des informations dont ils ont besoin, et ce, à partir des bases de données ou de disques.
Les principaux critères de sélection d’une solution de recherche en entreprise.
Il existe plusieurs critères à prendre en compte dans la recherche d’une meilleure solution d’enterprise search. On peut citer entre autre :
- Les connecteurs disponibles.
- La pertinence des moteurs de recherche.
- La sécurité ainsi que la confidentialité des données.
Pour le cas de Sinequa, cette solution d’enterprise Search propose :
- Des traitements avancés.
- Plus de 23 langues.
- Plus de de 200 connecteurs.
- Une extraction de convenus de plus de 350 formats de fichiers.
Il faut alors se diriger vers une solution efficace et pertinente et qui permet de connecter les collaborateurs aux informations ainsi qu’aux idées les plus pertinentes pour leur activité. Mais l’enterprise search doit aussi fournir une sécurité de données infaillibles.