Le fonctionnement et le principe des logiciels de paie en ligne

Avec l’évolution des nouvelles technologies, il est actuellement possible de recourir aux outils de gestion de salaire en ligne adaptés pour les entreprises. Désormais, vous n’aurez plus à vous soucier de la sauvegarde de vos documents ainsi que leur sécurisation. Voyons justement le principe et le fonctionnement de cet outil.

Les avantages d’un logiciel de paie en ligne

Un logiciel de paie d’entreprise en ligne comme sage one paie est un outil qui permet d’éditer automatiquement les documents relatifs aux salaires de vos employés. Nombreux sont les avantages de recourir à cette alternative pour les entreprises.

Un gain de temps

Comparé à un tableau Excel, l’emploi de cet outil de gestion vous permet de gagner plus de temps. Comme vous avez à votre disposition des systèmes de sauvegarde intégrés au sein de votre établissement, les données sont plus sécurisées.

Grâce à l’emploi de cet outil de gestion, il vous est possible de transférer les écritures dans le logiciel interne de votre entreprise ou de votre établissement. Il faut seulement que celui-ci vienne du même fournisseur (Ciel, Sage, etc.).

Facilité des déclarations sociales

Avec cet outil en ligne, vous pouvez faire la déclaration de toutes vos données sociales de manière automatisée et unifiée. Vous n’avez plus besoin d’une assistance d’un gestionnaire expérimenté ou d’un expert en ressources humaines pour gérer en interne votre feuille de salaire.

Réduction des risques d’erreur

Comme toutes les informations sont sauvegardées au sein d’une seule base de données, il y a moins de risques d’erreur. Il n’est plus nécessaire de ressaisir les informations sociales à chaque fois. Vous n’aurez plus à vous casser la tête à saisir les chiffres et les informations dans le tableur Excel.

Le fonctionnement d’un logiciel de paie

Ce système peut être installé sur un ou plusieurs ordinateurs notamment celui de votre gestionnaire. D’une manière générale, les fournisseurs proposent des séances de formation (formation théorique et formation pratique) concernant l’utilisation de cet outil.

Votre gestionnaire n’aura qu’à relever toutes les informations nécessaires relatives à tous les salariés comme :

• Les heures travaillées au sein de d’établissement
• Les heures supplémentaires effectuées au sein de l’entreprise
• Les absences dans l’entreprise, etc.

Il suffit par la suite de les intégrer dans le nouveau système. Les bulletins de salaire sont édités automatiquement par ce dernier.

Certains outils disposent de fonctionnalités supplémentaires comme :

• L’accès à des documents type (les contrats de travail du salarié, les soldes de tout compte du salarié, les certificats de travail du salarié, etc.)
• Les déclarations uniques d’embauches (DUE) et bien d’autres
• La télétransmission des déclarations en utilisant le site net-entreprise
• La gestion des ressources humaines (gestion de l’emploi du temps des salariés et de l’emploi du temps des dirigeants, des réunions des salariés, …)

Le choix d’un logiciel de paie

Étant donné la multiplicité des offres sur le marché, il importe de bien choisir l’outil adapté à vos besoins. Pour ce faire, il est important de considérer quelques critères. Vous devez préalablement définir le budget alloué. Cela concerne essentiellement l’achat de la licence ou l’abonnement, le coût de mise en œuvre, l’exploitation, etc. Outre le budget, il est nécessaire de prévoir en amont les contraintes techniques (hébergement du nouveau système, la maintenance, …). Demandez-vous si vos équipes en interne sont assez compétentes pour manipuler l’outil. Quoi qu’il en soit, il est préférable de se tourner vers les offres des fournisseurs qui proposent une séance de formation. Le dernier point à prendre en compte est la disponibilité des fonctionnalités (DSN, GTA, etc.).

Si vous avez du mal à comparer les offres sur le marché, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste, notamment votre expert-comptable ou votre gestionnaire. Il vous est également possible de recevoir plusieurs devis en ligne adaptés pour les entreprises. Il ne vous reste qu’à les comparer par la suite.

Les différents types de logiciels en ligne

Il existe différentes sortes de logiciels en ligne adaptés pour les entreprises dont les principaux sont les versions gratuites, les modèles classiques et le modèle SIRH. A la différence des modèles payants, les modèles gratuits sont limités en termes de fonctionnalités.

Les versions classiques proposent plus de fonctionnalités que le modèle gratuit. Outre le fait qu’il permet d’éditer des fiches de paie conforme, le logiciel de paie classique a pour fonction de :

• Vérifier les bulletins de paie
• Automatiser les bulletins
• Gérer les documents juridiques et les documents comptables

Quant au modèle SIRH, il possède des fonctionnalités plus avancées particulièrement celles relatifs aux briques Ressources humaines essentielles (durée de travail, vérification des congés, …). Ce modèle réunit deux fonctions essentielles à savoir la gestion des honoraires des employés et celle des ressources humaines.