Solution Xelians Piste d’Audit Fiable : dématérialiser, tracer et assurer la conformité des factures

Depuis l’entrée en vigueur de la “Directive 2010-45 CE” de 2010, les entreprises sont dans l’obligation de fournir une piste d’audit fiable pour toute facture transmise qu’elle soit sous forme papier ou électronique non certifiée. Cette directive rend obligatoire les contrôles de lisibilité, d’intégrité et d’authenticité des factures.

Cependant, ce procédé peut s’avérer chronophage pour beaucoup d’entreprises.

Afin de soutenir les entreprises ayant besoin d’un accompagnement personnalisé dans leur processus de dématérialisation des factures, Xelians leader français de la gestion documentaire et de l’information lance sa solution “Xelians Piste d’Audit Fiable” en vue d’automatiser les processus comptables et renforcer la conformité des entreprises.

La réglementation

L’arrêté du 22 mars 2017 qui fait suite à la Directive 2010-45 CE, autorise désormais la numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique avec possibilité de destruction des originaux papier, dès lors, qu’il s’agit de copies fiables (article 1379 du code civil Français, entré en vigueur le 1er octobre 2016).

Toutefois, pour produire une copie fiable, plusieurs conditions drastiques sont à respecter, au niveau de la chaîne de numérisation et des dispositifs de traçabilité.

Chaque document numérisé, selon les spécifications de la norme AFNOR NF Z42-026 doit :

  • être conservé dans un système d’archivage électronique (SAE) certifié NF Z42-013 au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
  • être assorti d’un cachet électronique (empreinte, cachet serveur, signature électronique RGS*, etc.) ;
  • être horodaté afin de dater les différentes opérations réalisées.

Pour le non-respect de ces mesures, les entreprises risquent des sanctions. Notamment, la remise en cause du caractère original de la facture et une pénalité de 50% du montant de l’opération, ramenée à 5 % sur justification comptable de l’opération dans les 30 jours d’une mise en demeure, et 15 € pour chaque omission ou inexactitude constatée.

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

La Piste d’Audit Fiable est un document qui permet de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture. C’est-à-dire améliorer le processus documenté d’une opération et relier les différents documents de ce processus.

Elle garantit ainsi sur le plan administratif, que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu et permet de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin de l’opération pour prévenir tout risque de fraude en s’assurant que l’opération a été réalisée dans le respect des lois et règlements en vigueur.

L’offre piste d’audit fiable de Xelians

La solution piste d’audit fiable de Xelians offre un parcours client différenciant pour une totale maîtrise du processus P2P (Purchase to Pay) :

  • Réception des factures de différents canaux : papier, numérisation, dépôt en ligne, messagerie, portail,…
  • Génération de la journalisation des bordereaux de transaction avec calcul d’empreintes
  • Signature du bordereau de transaction
  • Dépôt du bordereau et des factures dans le SAE à valeur probatoire
  • Reporting, traçabilité des activités sur l’ensemble des factures fournisseurs stockées en temps réel

Ce système assure la confidentialité, l’intégrité, la pérennité, l’authenticité, la sécurité et la traçabilité complète du processus de traitement des factures.

  • Confidentialité des documents : la solution Xelians permet de gérer les habilitations aux dossiers. Ainsi l’entreprise peut choisir de limiter l’accès à certains documents sensibles.
  • Pérennité et authenticité : l’historisation des documents permettront de présenter des factures comme preuves devant un tribunal, car la solution de Xelians assure une journalisation ainsi qu’une historisation de l’ensemble des événements.
  • Automatisation des tâches : la solution Xelians permet de fluidifier les processus et d’avoir une vision globale sur l’activité du service comptable.
  • Centralisation : la solution Xelians permet de regrouper l’ensemble des  ressources documentaires en un point d’accès unique. Il est ainsi aisé pour le comptable de retracer la facture et les justificatifs associés.

En outre, la piste d’audit fiable de Xelians permet non seulement d’assurer la protection des documents de l’entreprise en facilitant l’accès aux documents, mais va améliorer la productivité des équipes, en réduisant les traitements manuels et en accélérant les délais de paiement.

Les bénéfices pour l’entreprise :

  • Réduction des délais de traitement
  • Visualisation du statut de chaque facture
  • Planification des liquidités constamment actualisée
  • Aperçu de toutes les obligations
  • Tableau de bord avec analyses, rapports et ICP (indicateurs clés de performances)
Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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