En obtenant la nouvelle norme NF 544 « Copie fidèle » qui s’adresse tant aux éditeurs de logiciels de numérisation qu’aux prestataires de service, Iron Mountain confirme sa position de leader dans le domaine de la gestion documentaire. Le spécialiste mondialement reconnu dans la conservation, la gestion et la protection des données assure, à travers son savoir-faire et ses solutions, un accompagnement sur mesure à toutes les étapes de la vie du document.
Validée Cofrac cette année, la nouvelle norme NF 544 entend bien aller plus loin que ses prédécesseures. Si la norme 42-013, publiée par l’Afnor il y a plus de vingt ans, posait les grandes bases de l’archivage électronique, définissant le livrable (format par exemple) et le modus operandi ; la NF 544 va jusqu’à détailler l’ensemble de la chaîne d’existence du document. Objectif de cette nouvelle norme : garantir que la copie est parfaitement fidèle à l’original et strictement conforme.
Iron Mountain, spécialiste de la gestion documentaire, figure parmi les rares acteurs leaders dans le domaine de l’archivage de documents papier et numériques à couvrir le cycle de vie du document de A à Z. Cette année, Iron Mountain a d’ailleurs certifié deux de ses plateformes NF 544. Une troisième, celle de Trappes (78), est en cours de labellisation.
Des solutions et un accompagnement tout au long du cycle de vie
Spécialiste, depuis sa création, de l’archivage et de la conservation des documents papiers, Iron Mountain s’est tourné depuis longtemps vers la gestion numérique des documents et des données. Un savoir-faire double qui a permis au groupe de bâtir une offre très étendue, destinée à répondre à l’ensemble des besoins de chaque entreprise partout dans le monde.
Tout projet démarre par une phase d’audit permettant aux équipes d’Iron Mountain de bien comprendre les problématiques de l’entreprise et mieux répondre à ses besoins.
« C’est à cette étape que l’on décide ensemble de ce qui est intéressant d’être numérisé, précise Marlène Cailleau, responsable du pôle gouvernance des informations et spécialiste RGPD chez Iron Mountain France. Par exemple, nous sommes souvent amenés à faire un premier tri en déterminant les documents à forte valeur ajoutée. Nous menons ainsi une démarche « hybride » de façon à avancer pas à pas avec le client, au lieu de tout numériser d’un coup alors que ce n’est pas nécessaire ».
« C’est à cette étape que l’on décide ensemble de ce qui est intéressant d’être numérisé, précise Marlène Cailleau, responsable du pôle gouvernance des informations et spécialiste RGPD chez Iron Mountain France. Par exemple, nous sommes souvent amenés à faire un premier tri en déterminant les documents à forte valeur ajoutée. Nous menons ainsi une démarche « hybride » de façon à avancer pas à pas avec le client, au lieu de tout numériser d’un coup alors que ce n’est pas nécessaire ».Deuxième étape : la réingénierie des processus. En d’autres termes, il s’agit pour Iron Mountain de proposer à son client différentes solutions liées à la transformation digitale comme par exemple la signature électronique, la sécurisation des workflows ou encore de la gestion électronique des documents (GED). À travers la solution OnBase développée par Hyland, Iron Mountain offre un système unique au monde permettant de conserver les documents sur le Cloud tout en assurant leur conformité et leur protection, puis les détruire en toute sécurité le moment venu.
Vers un audit combiné NF 544 et NF 461
Dès le mois de janvier 2021, Iron Mountain compte aller encore plus loin en menant un audit combiné portant sur les normes NF 544 sur la Numérisation fidèle et NF 461 (Archivage électronique à valeur probatoire). Cette double certification permettra à Iron Mountain d’accompagner ses clients sur la totalité des étapes d’un document numérique, « de sa création à sa destruction, et de la simple copie au document à valeur probante », précise Marlène Cailleau.
Autre démarche : celle portant le SAE (Service Archivage Électronique), étape essentielle dans le cycle de vie d’un document, qui va maintenir son niveau de conformité dans le temps. Forte de sa dynamique globale, l’entreprise va également faire certifier NF 461 le SAE dès le mois de janvier.
Une façon pour Iron Mountain de renforcer encore son leadership dans la course à la transformation digitale. D’autant qu’en tant que spécialiste historique de l’archivage, l’entreprise est bien placée par rapport à ses concurrents – parmi lesquels des pure-players de la numérisation – en raison de sa connaissance fine de la gestion documentaire.
« Notre longue expérience et notre savoir-faire en la matière ainsi que nos nombreuses solutions nous permettent d’adopter une approche très qualitative et d’adapter notre offre en fonction de la vie de l’entreprise cliente, de ses besoins et de ses process. Pour autant, nous sommes aussi en mesure de gérer des volumes importants de documents et de données. »
Surtout, ce suivi détaillé de l’entreprise cliente pour l’aider dans sa démarche de digitalisation de ses documents s’appuie sur des centres de conservation internes à Iron Mountain. Ceux-ci sont situés dans ses locaux. Une manière de rendre à la fois transparente, moins coûteuse et plus proactive la gestion documentaire.