Markess by Exægis vient de rendre disponible sa dernière analyse prospective au format e-Book, associée au programme portant sur la digitalisation des processus documentaires & métiers sur le thème de la contractualisation en ligne.
La contractualisation, étape importante de l’acte de vente peut s’avérer complexe, longue, coûteuse… Simplifier ce processus est non seulement un enjeu en termes de gestion des processus documentaires mais également, en termes de gestion de la relation client.
L’introduction du digital dans la contractualisation est une partie intégrante des projets de digitalisation des processus documentaires et métiers des entreprises : concevoir, approuver, échanger et signer numériquement un contrat et authentifier les co-contractants. Y recourir permet notamment de raccourcir les délais de rédaction des documents contractuels et ceux des échanges avec le prospect / client, deréduire les coûts (de traitement, d’éditique, de distribution … ), notamment en automatisant certaines tâches, de sécuriser l’acte (avec une meilleure traçabilité et un meilleur contrôle des processus), desimplifier la souscription offrant ainsi une plus grande réactivité, une augmentation du taux de conversions, ainsi qu’une meilleure satisfaction client.
Le marché de certaines solutions permettant la contractualisation en ligne, comme la signature électronique ou l’archivage électronique affiche un réel dynamisme, notamment sous l’effet des besoins de distanciation émergeants de la pandémie liée à la COVID-19.
Les entreprises expriment de nombreux besoins en termes de solutions permettant d’optimiser leur processus de contractualisation et documents associés, que ce soit dans un cadre commercial, comptable, logistique, ou RH. La contractualisation en ligne apporte la réactivité, la performance, la compétitivité et la traçabilité attendues pour la modernisation du parcours client, avec en ligne de mire un parcours 100% digital. Elle permet aux organisations publiques et privées, une meilleure gestion de leurs documents contractuels, de remplir leurs obligations réglementaires notamment en matière de connaissance de la clientèle (KYC, Know Your Customer), et de sécuriser leur processus.
D’après Aurélie Leleu, analyste et responsable du programme Digitalisation des processus documentaires & métiers de Markess by exægis : « Les éditeurs n’ont de cesse de développer des solutions pouroptimiser et sécuriser l’ensemble des processus de gestion documentaire : signature électronique, archivage et coffre-fort numérique, processus de KYC, automatisation … Et ce afin de garantirl’authentification des documents, leur intégrité au cours du temps, leur traçabilité et leur sécurité tout au long de leur cycle de vie. Le cadre réglementaire et légal est également favorable à leur adoption en sécurisant et en encadrant la dématérialisation des documents. »
Cet e-Book, revient sur les enjeux de la digitalisation des processus contractuels, le niveau d’adoption et les besoins d’optimisation, les principaux processus à digitaliser, les natures des contrats concernés et les freins à la mise en place de solution de contractualisation en ligne.
Cette analyse est également illustrée de témoignages :
- En intégrant la signature électronique à son processus de souscription et en proposant ainsi un parcours 100% digital pour les demandes de prêts, younited credit a divisé par 2 le temps de traitement des demandes de crédit, et évité les ruptures dans la contractualisation en réduisant les « allers-retours » avec ses contractants.
- La mutuelle Prévifrance est également dans une démarche « sans couture » en complétant l’automatisation de son processus éditique par la signature électronique, lui permettant ainsi une réduction de ses coûts (notamment d’affranchissement), un meilleur service pour ses adhérents, et un gain de temps avec l’outil de conception des modèles de documents.
- Strauss Coffee a simplifié et rationalisé l’ensemble de son processus de gestion des contrats pour mettre en place des modèles de contrats faciles à adapter, simplifier les flux interservices, mettre en place des notifications sur les étapes de la vie du contrat et une notation des différents fournisseurs, et enfin disposer d’un archivage légal en un clic.
- La BRED Banque Populaire a automatisé le parcours d’entrée en relation en agence, à distance et en ligne, lui permettant de faciliter l’intégration des pièces justificatives pour le client, assurant un dossier réglementaire complet et conforme. 3 à 4% des ouvertures de compte qui étaient finalement des tentatives d’ouverture de compte frauduleuses, ont été stoppées grâce aux contrôles KYC.