Le Conseil Départemental de l’Aisne a décidé de faire appel à Extensis pour organiser et gérer sa base de données numériques. L’institution souhaitait disposer d’un serveur permettant à ses collaborateurs d’accéder facilement et rapidement à leur photothèque. Avec Portfolio, le Conseil Départemental peut désormais centraliser toutes ses photos et y accéder plus facilement.
Centraliser et simplifier l’accès aux ressources numériques du Conseil Départemental
Au fil des années, les différents services du Conseil Départemental ont cumulé une importante quantité de ressources numériques suite à des reportages réalisés en interne et à des contenus acquit au fil du temps. C’est en moyenne 200 à 300 images qui sont ajoutées chaque mois à la photothèque de l’institution, pour un total de plus de 40 000 photos aujourd’hui. Face à une telle quantité de ressources numériques, il était devenu primordial pour le Conseil Départemental de faciliter l’accès à ses ressources numériques pour son service communication ainsi que pour tous ceux qui nécessitent un accès à ces données.
« Avant il fallait quasi systématiquement passer par le photographe du service pour retrouver une photo en particulier. Plusieurs outils ont été testés mais ils demandaient trop de saisies manuelles pour classer les images par thématiques et attribuer des mots clé, » explique François-Xavier Dessirier, rédacteur et photographe au service communication du Conseil Départemental.
Une installation et un paramétrage du logiciel à distance
L’installation et l’aide à l’utilisation ont également été très importantes dans le choix du prestataire et du logiciel pour le Conseil Départemental. À cause de la crise sanitaire liée au COVID, les équipes d’Extensis ont dû trouver une solution pour installer et paramétrer Portfolio avec la base de données de l’institution.
Tout le processus a donc, pour la première fois, dû se faire à distance. C’est Jean-Michel Laurent, représentant France d’Extensis, et Chris Steven, Gestionnaire de compte technique, chez Extensis, qui ont accompagné l’institution dans la configuration, le paramétrage et la prise en main de Portfolio par les équipes du Conseil Départemental.
« C’était un défi technique d’installer et de former les équipes à la prise en main de Portfolio à distance. Tout s’est cependant très bien passé et nous allons certainement reproduire ce modèle à l’avenir pour respecter les consignes sanitaires en vigueur, » déclare Jean-Michel Laurent, Responsable France chez Extensis.
Portfolio : des recherches automatiques via la création de mots-clés
Grâce au logiciel d’Extensis, le Conseil Départemental de l’Aisne peut faciliter l’accès de ses collaborateurs à l’ensemble de sa photothèque et améliorer leur recherche sur des thématiques, lieus ou événement bien précis. Le logiciel utilise un système d’extraction des métadonnées et de reconnaissance d’images via l’intelligence artificielle qui permet d’identifier les ressources numériques via des mots-clés. Ceux-ci peuvent être générés automatiquement à partir du chemin d’accès d’une photo ou définis par l’utilisateur.
« Tout se passe très bien pour ceux qui doivent faire des recherches d’images régulièrement, les utilisateurs plus occasionnels ont besoin d’une piqure de rappel pour le bon usage des champs de recherches. La force d’Extensis repose dans leur proximité et leur écoute pour répondre à nos problèmes techniques, » ajoute François-Xavier Dessirier, rédacteur et photographe au service communication du Conseil Départemental.