Avec la dématérialisation, une entreprise crée et reçoit de plus en plus de documents numériques, ce qui l’expose quotidiennement à de nouveaux risques et de nouvelles exigences réglementaires liés au digital. Pour préserver l’intégrité et la sécurité de ces documents, Xelians propose une solution innovante et performante, afin de garantir la confidentialité et la pérennité des documents engageants.
Le tout digital, un enjeu crucial pour les entreprises
Aujourd’hui, la dématérialisation est déjà largement maîtrisée par les entreprises qui ont déployé des solutions de gestion électronique documentaire (GED), de Gestion électronique de courrier (GEC) ou encore d’archivage électronique. Pourtant, l’expérience utilisateur est souvent faussée car il leur manque certaines clefs pour exploiter totalement le potentiel de ces outils.
Ces solutions s’adaptent aux besoins des sociétés quels que soient leur taille ou leurs domaines d’activités. Et surtout, elles facilitent une continuité de l’activité sans être dépendant de support ou de localisation physique. C’est pourquoi une entreprise spécialiste dans ce domaine, est nécessaire pour accompagner de bout en bout ces organisations souhaitant prendre le virage du digital. En outre, souvent motivée par des raisons de confidentialité et de sécurité, la réticence des entreprises à épouser la transformation digitale est grande.
Leader français de l’archivage physique, de la gestion documentaire et de l’information, Xelians apporte aux entreprises, du secteur privé et public, des réponses concrètes aux enjeux de leur transition numérique, en garantissant la conservation historique des documents papier tout en les accompagnant sur la digitalisation de leurs process documentaires. Pour répondre à tous ces besoins cruciaux, Xelians propose une solution innovante et performante, afin de garantir la confidentialité et la pérennité des documents engageants d’une entreprise : la plateforme XAM (Xelians Archives Management).
Qu’est-ce que l’offre Xelians Archives Management ?
XAM est une solution innovante qui assure la conservation sécurisée des documents et données, dans le respect des exigences normatives et réglementaires. En effet, ce logiciel préserve la valeur probatoire et la pérennisation de l’information sur le long terme.
Construite autour d’un cœur VITAM* (logiciel open source financé par l’état), la solution XAM vise à archiver, gérer le cycle de vie et conserver les documents engageants d’une organisation sur le très long terme. Il est possible d’identifier facilement les documents contenant les données de santé ou encore des données personnelles pour une parfaite conformité avec le RGPD.
Comment ça marche ?
Xelians Archives Management se présente sous la forme d’un moteur de rechercher innovant, basé sur Elastic Search (recherche par tag, avancée, facettes,…). Ce dernier permet d’accéder aux documents rapidement via une interface sécurisée https ou directement depuis les applications Métiers de l’entreprise.
Conçue pour faciliter la prise en main aux personnes non aguerries à ce type d’outil, comme aux archivistes spécialisés, l’interface de XAM est simple, ergonomique et sécurisée.
En plus de bénéficier de la traçabilité et de la journalisation de tous les événements du cycle de vie des archives, l’organisation peut définir du sort final des archives (destruction, restitution,…). Le système assure un cloisonnement des données permettant une totale maîtrise de l’accès aux données sensibles.
XAM assure la conservation des archives électroniques, ou physiques externalisées sur les sites de Xelians ou conservées dans des salles d’archives internalisées de l’organisation.
Hébergée sur des datacenters Xelians redondés et tous basés en France, la solution XAM peut être déployée selon différents modes en fonction des besoins et des spécificités de chaque organisation : SaaS mutualisé, SaaS privé, ou on-Premise.
Enfin, en totale conformité avec le RGPD, XAM assure le respect des durées légales de conservation et la souveraineté des données, pour une maîtrise des obligations de l’entreprise.
*VITAM (programme interministériel archive numérique), qui permet la gestion de très gros volumes d’archives numériques (milliards de documents) dans des conditions de sécurité (Confidentiel Défense) et de pérennité (archives définitives) optimales, le logiciel Xelians Archives Management vise à centraliser les flux d’informations de la société.