Avec plus de 400 agents dispersés au sein de plusieurs entités, la CCI Alsace Eurométropole s’est tournée vers Letsignit pour centraliser et harmoniser les signatures mail de l’ensemble de ses collaborateurs.
Aujourd’hui, grâce à Letsignit, qui déploie une solution pour créer et gérer les signatures mail de tous les collaborateurs d’une entreprise, la CCI Alsace Eurométropole bénéficie également d’un puissant vecteur de communication pour diffuser ses messages en interne comme auprès de ses clients et de ses prospects, sans polluer les messageries.
Le besoin : soulager la DSI et uniformiser son image de marque
La direction de la Communication de la CCI Alsace Eurométropole s’est retrouvée confrontée à un manque d’homogénéité des signatures mail des collaborateurs – erreur de logo, coordonnées incomplètes, absentes ou erronées, etc. –, renforcé par la multiplication des entités au sein de la CCI. Conséquences : une identité de marque confuse et une cohérence des messages altérée.
Par ailleurs consciente de l’importance de l’opportunité marketing que représente l’email et la signature qui l’accompagne, la direction de la Communication de la collectivité a souhaité exploiter davantage ce canal afin de véhiculer plus efficacement ses messages à ses clients et prospects mais aussi en interne.
De son côté, la DSI, jusqu’alors en charge de la gestion des signatures mail, a souhaité s’adosser à une solution en mesure de centraliser cette mission tout en étant capable de traiter plusieurs entités au sein d’un même groupe, afin de ne plus perdre de temps et de pouvoir se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
La solution : l’expertise Letsignit
Letsignit étant référencé par l’UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics), le processus d’achat a été simple et rapide, tout comme le déploiement de la solution, qui peut être opérationnelle pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise en quelques heures seulement.
Le déploiement a été opéré grâce à la gestion de projet efficace mise en place entre un chargé de projet DSI et un chargé de projet Communication de la CCI d’une part, et deux experts techniques et fonctionnels de Letsignit d’autre part. Ces derniers ont notamment su répondre rapidement à un imprévu : l’absence de mise à jour de l’annuaire des collaborateurs de la CCI, nécessaire pour synchroniser les signatures.
La solution Letsignit, disponible en mode SaaS, permet de créer des signatures grâce à un éditeur drag & drop hautement personnalisable. Les signatures sont automatiquement pré-remplies avec les coordonnées des collaborateurs grâce à la synchronisation avec G Suite Directory. Elles sont ensuite automatiquement intégrées dans tous les emails envoyés depuis Gmail, y compris en mobilité (la solution s’intègre aussi parfaitement dans l’environnement Office 365). Ainsi, chaque utilisateur possède une signature de mail harmonisée, en accord avec l’image de la marque, et adaptée selon son poste.
Letsignit offre par ailleurs la possibilité, en quelques clics, d’insérer desbannières de communication sous la signature mail de l’ensemble des collaborateurs, de les programmer dans le temps, de les personnaliser en fonction du métier ou de l’entité, et donc de diffuser des messages efficacement.
Les bénéfices
Aujourd’hui, la CCI Alsace Eurométropole utilise la solution Letsignit à raison de 15 modèles de signatures mail et de 20 campagnes de communication diffusées en simultané pendant un mois. Les signatures sont harmonisées en accord avec l’image de marque de la CCI, et sont considérées comme un outil de communication à part entière par les agents. Les campagnes, définies en début d’année, sont ultra-personnalisées selon les expéditeurs comme les destinataires.
Grâce à ce service clé en main, les tâches de la direction de la Communication comme de la DSI autour des signatures mail sont simples, peu chronophages, et clairement définies : la Communication prend en charge les contenus et leur déploiement, ce qui permet à la DSI de se recentrer sur la maintenance de l’annuaire et de se consacrer à des projets plus stratégiques. À la clé pour eux comme pour tous les agents de la CCI : un gain de temps et donc, des économies !
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