Le fournisseur SaaS Signavio utilise Conga pour raccourcir le cycle de validation et réduire la charge administrative au profit du service juridique
Conga®, leader de la transformation digitale des opérations commerciales, annonce que le fournisseur de solutions de transformation commerciale, Signavio, a choisi les solutions de Conga – notamment Conga Composer®, Conga Contracts pour Salesforce® comprenant Conga Orchestrate®, et Conga Sign® – afin d’optimiser le cycle de validation et de réduire le temps consacré aux tâches manuelles.
Avec sa Business Transformation Suite, Signavio sert de guide à environ 1 500 clients pour gérer leurs opérations, leurs processus et leurs décisions au quotidien. La société possède des bureaux dans le monde entier, notamment en Amérique du Nord, à Singapour, en Australie, au Benelux, en France, au Japon, en Suisse et au Royaume-Uni. Au vu de la croissance rapide enregistrée ces trois dernières années, qui a nécessité un renforcement considérable de l’équipe de vente, le service juridique de Signavio a dû accroître sa capacité de traitement du processus de validation manuelle des devis et l’octroi de conditions spéciales individuelles pour répondre aux nouvelles exigences.
Ses équipes de vente et juridique ont exigé l’intégration de « boilerplates » dans les correspondances avec les clients dans lesquelles figuraient des termes commerciaux et juridiques non standards qui devaient régulièrement être validés par l’équipe juridique avant leur envoi. Afin d’automatiser les tâches administratives et de réduire ainsi le temps d’attente et de traitement de plusieurs jours à quelques heures, Signavio a décidé de déployer Composer pour faciliter le cycle global des contrats juridiques.
Grâce à Composer, et Conga Contracts pour Salesforce comprenant Orchestrate, Signavio a été en mesure d’automatiser la génération de documents et de contrats. Des définitions communes, telles que l’accord de non-divulgation (non-disclosure agreement – NDA) et le contrat-cadre de services (master service agreement – MSA) peuvent ainsi être créées automatiquement. En les stockant dans Conga Contracts pour Salesforce, la bibliothèque de clauses et le référentiel de Salesforce, le service juridique peut personnaliser de manière centralisée ces termes, et chaque nouveau devis envoyé par les ventes après toute modification peut alors inclure les tarifs ou les conditions générales personnalisés.
Signavio est désormais en mesure de suivre les négociations des contrats à travers plusieurs processus, tandis que la génération des accords se fait automatiquement grâce à un cycle de validation simplifié. Son équipe de vente peut se consacrer aux prospects tout en allégeant la charge de travail et le nombre de validations requises de la part du service juridique. Enfin, grâce à Conga Sign, ses équipes commerciale, juridique, marketing, de recrutement et de back-office sont capables de signer, par voie électronique et avec efficacité, tous les documents destinés aux clients, ce qui contribue à alléger la charge de travail des différents services.
Signavio constate déjà des résultats concrets depuis le déploiement de Conga :
- Un gain de 20 heures de charge de travail par semaine pour le service juridique, passant des tâches manuelles aux projets stratégiques ;
- 90 % de toutes les offres sont désormais automatiquement validées ;
- 75 % des signatures de niveau C sont désormais exécutées par voie électronique.
Après avoir achevé les trois premières phases prévues par le modèle de maturité de Conga, Signavio et Conga entendent travailler à l’intégration de Conga AI AnalyzeTM et à la standardisation de la gestion complète des contrats.
« Nous avions besoin d’un logiciel capable d’appuyer nos objectifs – améliorer les workflows, les processus et les décisions,explique Dominic Quirschfeld, conseiller juridique senior chez Signavio. Pour nos responsables des ventes, le déploiement de Conga a changé la donne. Les membres de l’équipe qui consacraient autrefois des jours à la préparation manuelle de documents peuvent désormais se concentrer sur la gestion du pipeline commercial et du pipeline de renouvellements, et établir des relations avec les clients. »