Alors que le télétravail est devenu la norme ces derniers mois, selon une étude Archimag* menée auprès des directions métier et commerciales, seuls 7% des employés* ont pu travailler aussi efficacement qu’au bureau. Principale raison :l’absence de processus workflows de validation ou de signature électronique permettant la fluidité de l’information.Aujourd’hui les solutions DocuWare Cloud clés en main permettent de digitaliser les services clés de l’entreprise en 3 jours.
DocuWare, éditeur leader de solutions GED et Workflow, met à disposition des entreprises son savoir-fairepour la gestion électronique des documents et workflows depuis plus de 30 ans. Alors que la transition numérique des entreprises est en cours et que le monde traverse une crise sanitaire et probablement économique sans précédent, les solutions collaboratives permettant le télétravail démontrent toute leur pertinence. Simplicité de mise en œuvre, facilité d’utilisation (quel que soient le lieu et le support), sécurité, gain de temps, gains financiers, etc. ne sont que quelques-uns des nombreux bénéfices des solutions DocuWare.
Alors qu’une entreprise sur deux craint actuellement la faillite, il est devenu vital pour les entreprises d’aborder leur transition numérique afin de pallier certaines problématiques soulevées par la crise sanitaire. En effet, le télétravail est devenu la nouvelle norme pendant le confinement – près de 5 millions de travailleurs français ont dû travailler depuis chez eux – et le 11 mai n’en a pas signé la fin. Les employés et la Direction doivent plus que jamais pouvoir accéder, échanger, partager et sauvegarder des documents en toute sécurité depuis n’importe quel appareil, quel que soit le lieu où ils se trouvent. La crise sanitaire et économique que nous traversons le prouve : les entreprises qui vivent le mieux la situation sont celles dont les équipes ont pu dématérialiser leurs documents et processus clés. Malheureusement, selon une étude Archimag* seules 33% des entreprises étaient entièrement prêtes pour le télétravail ; 55% étaient en partie prêtes et le reste pas du tout. Dans ce contexte, DocuWare démontre toute la pertinence de ses solutions de gestion électronique des documents et gestion des workflows, adaptées aux PME, ETI et grandes entreprises.
Une solution plébiscitée par ses clients durant la crise du COVID-19
Ainsi, DocuWare est plébiscité par de nombreux utilisateurs, à l’image de Maud Cailly, Chef de projet GED chez BouyguesImmobilier : « Nous utilisions DocuWare depuis une dizaine d’années en tant que GED en utilisant uniquement ses APIs. L’année dernière, nous avons mis en place une base de partage entre les services comptabilité, gestion, juridique et les commissaires aux comptes. Elle leur permet, depuis le front-office de DocuWare, d’avoir une vue globale sur l’avancement des bilans financiers. La communication entre les différents services est fluidifiée et la dernière version validée des documents est partagée de façon transparente. Ceci est d’autant plus important dans cette période de confinement où toutes les équipes télé-travaillent. L’outil est en plus rapide à paramétrer. En quelques jours ou semaines, il possible d’automatiser/dématérialiser des processus de l’entreprise. Il est simple et facile d’utilisation que ce soit pour les utilisateurs ou les administrateurs / paramétreurs. ».
DocuWare : en finir avec la gestion papier & permettre le collaboratif à distance
La philosophie de DocuWare n’aura jamais autant fait sens qu’aujourd’hui. Les solutions GED et Workflows permettent aux entreprises d’organiser de manière sécurisée leurs documents dans le cloud et d’automatiser les tâches et les processus métiers. L’information est ainsi fluidifiée entre les membres d’une équipe, qui resteront interconnectés, peu importe l’endroit d’où ils travaillent.
Christophe Le Guillou, Directeur des Systèmes d’Information de CGI Bâtiment, assureur caution, a pleinement utilisé les solutions GED et Workflow pendant la crise du COVID-19, et confirme les avantages de ces dernières : il s’agit d’« une solution flexible qui est rapidement adaptable dans un système d’information. Avec l’aide d’un intégrateur, nous avons mis en place un parapheur et son workflow en quelques heures. Celui-ci permet aux équipes métier de stocker des documents dans le but de les faire signer par leur N+1. La personne devant signer est notifiée automatiquement qu’une signature est à faire suite au dépôt du document, de même pour le dépositaire une fois que le document a été signé. »
DocuWare Cloud clés en main : des solutions prêtes à l’emploi pour les services Achats, Ventes et RH
Soucieux d’apporter le meilleur de sa technologie aux entreprises, DocuWare réalise chaque année d’importants investissements en R&D et a récemment lancé les solutions Cloud clés en main pour les services Achats, Ventes et RH. Ces trois modules complémentaires pensés pour ces services clés d’une entreprise sont prêts à l’emploi et peuvent être mis en place en seulement trois jours. Dans le contexte de pandémie où le télétravail est fortement recommandé, intégrer ce type de solutionstrouve pleinement son sens. Les solutions Cloud clés en main permettent de dématérialiser et d’automatiser :
- La gestion des documents des employés du service des Ressources Humaines (suivi des candidatures, des embauches, l’intégration des nouveaux employés, les demandes de congés, arrêts de travail, notes de frais, etc.)
- La gestion des processus achats courants (traitements des commandes en cours, des contrats, des factures fournisseurs, etc.) du service Achats
- La gestion des processus liés au service des Ventes (commandes, bons de livraison, factures clients, devis en cours, etc.)
L’échange d’informations entre ces services est donc facilité, cohérent et transparent et ce, même en situation de télétravail. Comme les solutions sont en mode cloud SaaS, chaque travailleur peut accéder et partager des documents et fichiers depuis son domicilepar exemple.
Des webinars sont également au programme pour découvrir ces solutions ici :