- Recherche et utilisation du contenu « single source of truth » à partir du référentiel Alfresco ou d’autres référentiels managed-in-place
- Contrôle centralisé et gestion des enregistrements managed-in-place dans tous les référentiels de contenus distribués, structurés et non structurés
- Protection de l’intégrité du contenu grâce à la gestion des enregistrements et au respect des normes de gouvernement ouvert, notamment ISO 15489, ISO 16175, DoD 5015.02 CH2 et CH3, VERS, EgovG et MoReq
Alfresco Software, fournisseur de services de contenus open source, a annoncé aujourd’hui le lancement d’Alfresco Federation Services. Alfresco Federation Services, une nouvelle fonctionnalité puissante qui repose sur la Digital Business Platform d’Alfresco, aide les entreprises à gérer, connecter et protéger leurs informations importantes dans une multitude d’applications de contenu, de partages de fichiers réseau et de systèmes de messagerie électronique. Cette fonctionnalité permet aux employés accrédités d’effectuer des recherches simultanées dans plus de soixante référentiels d’entreprise et de contenu différents (par exemple Box, Documentum, Dropbox, IBM FileNet, Google Drive, Microsoft SharePoint, partages de fichiers réseau, OpenText, Slack et de nombreux autres systèmes de contenu) à partir d’une interface unique et contrôlée afin d’obtenir rapidement des informations pertinentes.
Les services de fédération sont devenus une priorité des feuilles de route et une tendance qui façonne les stratégies de services de contenu des entreprises. Selon Forrester[1], « les grandes entreprises disposent souvent de plusieurs applications de gestion de contenu. Les entreprises qui se développent par acquisition ont des systèmes qui se chevauchent et donc redondants. Bien que la migration vers des plateformes modernes et des services Cloud figure sur de nombreuses feuilles de route, le temps et les efforts nécessaires peuvent être un obstacle à l’innovation et à la modernisation. Les services d’intégration et de fédération de contenu aident les professionnels de l’EA à récolter, synchroniser et normaliser le contenu et les métadonnées connexes sur plusieurs systèmes. Les applications inter-référentiels peuvent afficher le contenu d’une multitude de systèmes, dissimulant ainsi la complexité aux utilisateurs finaux. »
Il peut être difficile de trouver la bonne information dans un système. Mais ceci est d’autant plus complexe quand il y a plusieurs systèmes en jeu, impactant négativement la productivité des employés et compliquant la conformité réglementaire et la gestion des enregistrements. De plus, avec le nombre croissant de personnes travaillant à distance, il est encore plus difficile pour les entreprises de gérer et de contrôler leur contenu de manière sécurisée.
Tony Grout, Chief Product Officer chez Alfresco explique : « La pandémie de coronavirus modifie fondamentalement la façon dont les entreprises exercent leurs activités. À bien des égards, elle est devenue un paratonnerre pour la transformation numérique. Alors que les organismes publics et les entreprises du monde entier mettent leurs employés en quarantaine et pratiquent la distanciation sociale, le télétravail est devenu une nouvelle réalité qui met à rude épreuve les entreprises comptant 5 000 employés, 20 000 employés ou plus. Ces entreprises doivent mettre en place des systèmes qui permettent à chaque employé d’accéder aux informations dont il a besoin pour accomplir ses tâches, ce qui est particulièrement difficile pour celles qui s’appuient sur des systèmes on-premise qui doivent être migrés vers le Cloud. La sécurité sous-jacente, la conformité réglementaire et la gestion des enregistrements qui doivent être mises en place sont particulièrement préoccupantes. »
Grâce à Alfresco Federation Services, les employés peuvent trouver plus rapidement les informations dont ils ont besoin et effectuer les tâches qu’ils souhaitent depuis leur bureau, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Elle permet également aux entreprises de conserver les informations dans leur référentiel ou application actuels, tout en bénéficiant des avantages de la Digital Business Platform d’Alfresco, qui établit un lien entre le contenu et le référentiel pour faciliter la conservation, la mise en suspens, l’élimination et les workflows de contenu.
Tony Grout poursuit : « Alfresco Federation Services apporte une fonctionnalité essentielle en ces temps sans précédent : la capacité de gérer les informations dans leur emplacement actuel (‘Manage in Place’) et de contrôler le contenu et les enregistrements distribués sur différents systèmes. Les utilisateurs peuvent rechercher et gérer les documents quel que soit leur emplacement (ainsi qu’appliquer des politiques de conservation cohérentes à l’ensemble de leur contenu), que les documents soient stockés dans des applications Alfresco ou tierces – sans jamais quitter l’environnement Alfresco – et ensuite agir en fonction des résultats de la recherche. »
Forrester[2] a indiqué que « les entreprises continuent d’utiliser un mélange d’applications de plusieurs fournisseurs, à la fois on-premises et dans le Cloud. Les entreprises axées sur la croissance vont hériter de systèmes de gestion de contenu à la suite de leurs activités de fusion et d’acquisition. La récolte de ces contenus divers et des données connexes grâce à des capacités d’interopérabilité et de fédération offre souvent une rentabilité commerciale plus rapide qu’une migration coûteuse. »
Alfresco Federation Services protège également l’intégrité du contenu grâce à la gestion des enregistrements et au respect des normes de gouvernement ouvert, notamment ISO 15489, ISO 16175, DoD 5015.02 CH2 et CH3, VERS,EgovG et MoReq.