Alfresco lance de nouvelles fonctionnalités de gouvernance de l’information pour faciliter la découverte, la gestion et la conservation des contenus quel que soit leur emplacement

La gouvernance de l’information boostée par des capacités de gestion des données, de recherche fédérée et assistée par l’IA, et de synchronisation avec les desktops.

  • Recherche fédérée et gestion des fichiers quel que soit leur emplacement, qu’ils soient stockés dans des référentiels de contenus structurés ou non structurés.
  • Recherche assistée par l’IA sur l’ensemble du référentiel Alfresco et d’autres référentiels (extérieurs à Alfresco), pour identifier les contenus sensibles à conserver à des fins juridiques et les exporter vers les outils d’e-discovery.
  • Fonctionnalité Desktop Sync pour assurer la mise en place des politiques de gouvernance et de gestion des contenus sur les desktops.
  • Protection de l’intégrité du contenu grâce au seul système open source de gestion des données certifié conforme aux chapitres 2 et 3 de la norme 5015.02 du département de la Défense des États-Unis.

Alfresco Software, éditeur de logiciels open source commerciaux, annonce aujourd’hui le lancement de nouvelles fonctionnalités de gouvernance de l’information disponibles sur saDigital Business Platform. Alfresco a renforcé son offre Governance Services et a lancé son offre Federation Services permettant de gérer des contenus stockés sur Alfresco et d’autres référentiels. L’entreprise a également amélioré, grâce à l’intelligence artificielle (IA), ses capacités de recherche, de découverte et de conservation des documents à des fins juridiques, et a ajouté une fonctionnalité de synchronisation de la gouvernance sur les desktops.

La gestion des évolutions réglementaires toujours plus nombreuses(Règlement général sur la protection des données [RGPD] de l’Union européenne, Freedom of Information Act [FOIA] et California’s Consumer Privacy Act [CCPA] aux États-Unis, etc.), entrainant des risques de non-conformité et la hausse des frais et amendes réglementaires associés sont au cœur des préoccupations des dirigeants, toutes organisations confondues – aucun secteur d’activité ou gouvernement n’est épargné.

Tony Grout, Chief Product Officer d’Alfresco, explique : « Les entreprises et autres organisations gouvernementales ont l’obligation de protéger les informations personnelles de leurs clients ou administrés et de respecter des politiques et des procédures en fournissant un processus d’audit de conformité bien précis. La Digital Business Platform d’Alfresco offre des fonctionnalités de gestion automatisée des contenus et de gouvernance de l’information assistée par l’IA aux responsables de la conformité et aux gestionnaires responsables des données. Notre solution permet de réduire le risque, de protéger l’intégrité des informations électroniques dans différents référentiels et d’appliquer ce niveau de contrôle aux desktops des utilisateurs. »

Nouvelles fonctionnalités de recherche fédérée et de gestion des contenus quels que soient leurs emplacements

Nouvelle offre de la gamme Alfresco, Federation Services présente une puissante fonctionnalité de recherche fédérée et de gestion des contenus quel que soit leur emplacement de stockage (« management in place »), qui permet de consulter, de contrôler et de gérer les informations stockées dans plus de 60 types de référentiels d’entreprise et de contenu. Cette solution offre également aux utilisateurs la possibilité d’effectuer des recherches dans différentes bases de données à partir d’une application unique, sans devoir en migrer le contenu.

Ils peuvent ainsi rechercher, visualiser et gérer le contenu de référentiels Alfresco et tiers (partages de fichiers réseau, OpenText, Documentum, Microsoft SharePoint, Dropbox, etc.) à partir d’une interface de recherche unique. Ils peuvent ensuite agir sur les résultats de recherche, en mettant par exemple le contenu en suspens ou en l’exportant au format Electronic Discovery Reference Model (EDRM) XML, en vue de l’importer dans des outils d’analyse ou de découverte électronique.

Tony Grout indique : « Les utilisateurs peuvent rechercher et gérer les documents quel que soit leur emplacement – Dropbox, Documentum, FileNet, Sharepoint, Google Drive, tickets Jira, échanges dans Slack ou par e-mail et de nombreux autres référentiels de contenu – sans jamais quitter l’environnement Alfresco. »

Avec Federation Services, Alfresco Governance Services fournit désormais un point d’accès unique, sous forme d’une interface utilisateur moderne et intuitive, à toutes les informations d’une organisation. La gestion fédérée des contenus avec Alfresco Federation Services permet d’améliorer la gouvernance de l’information dans tous les référentiels de contenu tout en offrant une expérience utilisateur Alfresco unifiée.

Recherche et suspension provisoire du traitement normal ou de la destruction d’un groupe de documents à des fins juridiques assistées par l’intelligence artificielle

Alfresco Governance Services inclut désormais des fonctionnalités enrichies de recherche et de suspension provisoire du traitement normal ou de la destruction des enregistrements à des fins juridiques, assistées par l’IA. Ce processus est souvent complexe en raison du volume important de données structurées et non structurées à analyser et à évaluer, impliquant des tâches de e-discovery lourdes et coûteuses. Alfresco utilise l’IA et notamment le machine learning afin de procéder à la reconnaissance automatique des éléments d’un document et faciliter la mise en place de métadonnées pertinentes. Ainsi, l’identification, la conservation et le contrôle des informations juridiques sensibles seront facilitées grâce à ce processus.

Tony Grout ajoute : « La suspension provisoire du traitement des enregistrements dans un cadre juridique n’est pas une notion nouvelle, maisla complexité et la difficulté du e-discovery augmentent de manière exponentielle lorsque les données à récupérer ou à gérer sont éparpillées dans différents pays et systèmes. À la complexité générale de la gestion des données, s’ajoutent des problématiques opérationnelles et de conformité spécifiques aux lois de protection de la vie privée en vigueur dans le lieu de stockage du contenu. Le transfert de contenu d’une juridiction à une autre au sein d’un pays peut également poser problème. En utilisant la Digital Business Platform d’Alfresco, les utilisateurs pourront gérer les données relatives qui pourraient être pertinentes dans le cadre d’une e-discovery, réduire les coûts associés et disposer d’une vue globale du cycle de vie des données de leur organisation. »

La suspension provisoire du traitement normal ou de la destruction des contenus à des fins juridiques assistée par l’IA proposée par Alfresco, facilite considérablement la tâche des juristes et des professionnels de l’IT. Avec cette solution, ils bénéficient de fonctionnalités améliorées de recherche et de gestion de documents. Ils peuvent ainsi identifier rapidement et de manière exhaustive les éléments et les contenus pertinents dans le cadre d’un litige, pour un dénouement favorable à moindre coût.

Tony Grout poursuit : « Il est important de souligner que ces professionnels pourront continuer à utiliser les applications qu’ils maîtrisent le mieux (comme Microsoft Outlook et/ou autres logiciels) pour la découverte de documents à conserver à des fins juridiques. Ils n’auront donc pas besoin de se former à de nouveaux programmes ni de s’adapter à de nouveaux processus complexes. »

Synchronisation avec les desktops

Par ailleurs, la Digital Business Platform d’Alfresco comprend désormais la fonctionnalité Desktop Sync, qui permet de synchroniser non seulement le contenu entre un référentiel et un ordinateur de bureau, mais aussi les politiques de gestion des contenus associées. Tous les documents – même les fichiers de travail stockés sur l’ordinateur de bureau de l’utilisateur, font ainsi l’objet d’un niveau de gouvernance prédéfini.

Lorsqu’un utilisateur accède à un document et le consulte sur son ordinateur de bureau, les mêmes politiques de gestion des contenus s’appliquent que s’il le visualisait depuis le référentiel source. S’il déclare un document en tant qu’enregistrement sur son ordinateur de bureau, cette déclaration sera automatiquement répercutée dans le référentiel et sur tout autre ordinateur se synchronisant avec ce contenu.

Innovations supplémentaires en matière de gouvernance de l’information

La Digital Business Platform d’Alfresco offre également les nouvelles fonctionnalités suivantes :

  • « Management in place » sans migration – Cela permet aux organisations de conserver le contenu stocké sur son emplacement actuel (OpenText, Documentum, Microsoft SharePoint, Dropbox, etc.), tout en bénéficiant des avantages de la Digital Business Platform d’Alfresco. Cette dernière établit un lien entre le contenu et le référentiel pour faciliter la conservation, la mise en suspens, la suppression et les mouvements de fichiers.
  • Archivage numérique automatisé – Les capacités d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique de l’offre Alfresco Intelligence Services sont utilisées pour offrir une sécurité et une protection renforcées. Cette fonctionnalité améliorée permet l’automatisation de l’archivage numérique et de la détection des données à caractère personnel (pour le RGPD, le CCPA, etc.) mais aussi de la déclaration, du classement et de la suppression des enregistrements selon les règles et les processus définis.
  • Gouvernance transparente – La gestion des enregistrements est automatisée et intégrée au processus métier, pour une plateforme derecord management invisible, automatique et conforme. Les équipes métier n’ont donc plus besoin de se préoccuper de la gestion des enregistrements, qui a lieu automatiquement et selon les exigences des gestionnaires de documents.
  • Options d’archivage – Des connecteurs avec des solutions de stockage à long terme sont fournis pour la conservation numérique et la conversion des fichiers au format PDF/A.

Tony Grout conclut : « Les organisations sont confrontées à des réglementations plus strictes et s’exposent à de lourdes amendes en cas de non-conformité. Si beaucoup d’entreprises ont d’ores et déjà répondu à certaines exigences, l’offre Alfresco Governance Services leur fournit les outils permettant d’assurer une meilleure gestion des risques et des processus de contrôle. Avec une gouvernance de l’information améliorée, les organisations pourront proposer un service client de qualité, obtenir de meilleurs résultats, réduire les coûts de mise en conformité et limiter les risques opérationnels. »

Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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