Le mercredi 26 juin prochain sonnera le coup d’envoi des soldes d’été. Cette période marquée par des pics de ventes, instaure une pression sur les équipes IT qui se doivent de garantir la disponibilité de leurs plateformes de gestion des données et la bonne circulation de l’information. Pour pallier au stress engendré par cette effervescence et répondre à cette problématique, M-Files, spécialiste de la gestion intelligente de l’information, livre les 3 approches liées à l’adoption d’un système de GED, adapté au flux intense de données qui transitent lors des pics d’activité.
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La gestion intelligente de l’information : le Spotify des entreprises
Les solutions de nouvelle génération telle que Spotify permettent aux utilisateurs d’organiser et d’écouter leur musique en un seul endroit, leur offrant ainsi l’expérience fluide et personnalisée qu’ils recherchent. Clairement, les gestionnaires de contenus en entreprise ont besoin de ce genre de fonctionnalités pour faciliter la gestion des informations de leur côté. Aujourd’hui, les classements faits sur serveurs et dossiers physiques sont obsolètes et ne permettent plus aux entreprises d’être compétitives. Les équipes informatiques des entreprises doivent adopter une approche intelligente pour stocker le contenu et exploiter la masse de données qui afflue au sein de leur organisation. Pour garder un avantage concurrentiel, ces dernières doivent s’aligner sur les attentes des consommateurs et tabler sur le caractère facile et intuitif de leur système de gestion de l’information. Cela leur permettra de centraliser et d’organiser les données sur une même interface, peu importe leur emplacement. Cette intuitivité fait écho à la solution proposée par le service suédois de streaming musical – le caractère modulable d’un système de gestion de millions de données, intuitif et facilement accessible sur plusieurs appareils.
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La gestion intelligente de l’information comme un nouveau maillon technologique
Qu’ils s’agissent de factures, de contrats, ou de dossiers déjà existants, en s’appuyant sur les nouvelles technologies telles que l’IA, le Machine Learning et la Blockchain, les DSI peuvent adopter un système de classification « sur étagère » qui organise les contenus en fonction de leur nature, et non en fonction de leur emplacement. Il prend en compte leurs besoins, leurs préférences, et les outils qu’ils utilisent déjà, sans bouleverser les modes de travail. Grâce à une solution de gestion intelligente de l’information, les différentes industries peuvent créer un modèle qui leur ressemble et qui s’adapte à leurs besoins, facile à paramétrer. L’implantation d’une solution d’un fournisseur moderne de gestion intelligente de l’information est facile à configurer et à personnaliser, et ce en très peu de temps. En s’appuyant sur ce tiers de confiance, les entreprises bénéficient d’un gain de temps et d’une optimisation des coûts. La flexibilité qui découle de cette implantation bénéficie à tous les acteurs de la chaîne, y compris les partenaires, qui peuvent développer leurs propres solutions basées sur des plates-formes intelligentes de l’information. L’objectif à atteindre est en réalité fixé par une modernisation plus que nécessaire, qui vise à s’aligner sur les attentes des consommateurs, fluidifier les transactions avec les partenaires, et relever les défis fixés par la concurrence. La flexibilité gagnée peut bénéficier à l’ensemble des acteurs de la chaîne de production en particulier sur la logistique, et leur permettre de s’armer pour faire face aux aléas saisonniers et aux pics d’affluence de données.
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L’information à 360°, un différenciateur concurrentiel pour le support
La mise en place d’un système de gestion intelligente de l’information, permet non seulement aux DSI de garantir une classification et une organisation des données qui prend en compte leurs paramètres de préférences et leurs besoins. Avec la concurrence actuelle sur le marché, le support est devenu un différenciateur concurrentiel important pour les revendeurs et fournisseurs. Ceux-ci se doivent d’adopter une solution qui soit fiable et complète, et développer des partenariats pour permettre à leurs collaborateurs de fonctionner rapidement avec une solution globale. L’automatisation des processus permet aux revendeurs de renforcer leur relation avec les partenaires, assurer un meilleur support client et générer des leads pour optimiser les stratégies commerciales. Tout cela fluidifie les échanges d’informations et les relations entre tous les maillons de la chaîne du business model : de la production à la fabrication. Elle permet donc d’obtenir une vision à 360° de la circulation de l’information, peu importe sa provenance. Les entreprises doivent comprendre les bénéfices engendrés par la mise en place intelligente de la gestion de leurs informations. Cette démarche permettra aux équipes informatiques de décharger la pression qui pèsent sur leurs épaules en période de fortes activités, et classifier la masse de données entrantes de manière quasi automatique et intuitive. Cela leur offrira un suivi, une assistance et une maîtrise de l’ensemble de leurs informations, notamment lorsque l’afflux de données est important.