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Législation et Numérisation des entreprises : Quelles sont les normes légales à prendre en compte dans votre projet de dématérialisation ? Par Pierre Patuel, DPII Télécom & Services

Alors que la transition numérique bat son plein, la France aborde un tournantqui ne se fait pas sans difficultés pour les PME. Si nous sommes en tant que particuliers, capables d’aller à notre rythme dans l’adoption de nouvelles habitudes et outils de cette révolution technologique sans précédent, il en va différemment pour entreprises. Elles doivent avancer au plus vite, tout en tenant compte des nouvelles législations et normes légales à respecter pour amorcer sereinement cette transition.

Depuis les années 2000, plusieurs lois sont ainsi venues cadrer la dématérialisation des documents de l’entreprise. Loi Macron, loi travail, eiADS…Mais où en sommes-nous ? Quelles sont réellement les normes légales à prendre en compte dans votre projet de dématérialisation ?

Années 2000 les premiers pas de la transition numérique : l’écrit électronique est accepté en preuve au même titre que le papier !

C’est en 2000 que la dématérialisation débute son histoire si l’on peut dire, avec une grande première : l’article 1316-1 du code civil1 qui admet l’écrit électronique en preuve au même titre que le papier. Deux obligations cependant : il faut identifier l’émetteur et  garantir l’intégrité du document.

Par ailleurs, depuis 2016 selon la législation Européenne dites eIDAS2, pour dématérialiser un document d’une manière générale, il faut noter avec :

  • L’article 23 : Un Service de confiance électronique ne peut être rejeté que si le destinataire est incapable de lire
  • l’article 59. Les cachets électroniques garantissent l’origine, l’intégrité du document et de vérifier qu’ils n’ont pas été modifiés.

De même depuis 2017 le Code de la Santé public3 confirme que lorsque une copie numérique fiable a été réalisée, le document original peut être détruit.

La dématérialisation au sein du service Facturation/Comptabilité

Dans 99% des cas le premier besoin auquel l’entreprise répond lorsqu’elle se lance dans un projet de dématérialisation, est très souvent le besoin d’automatiser le traitement desfactures.

Ainsi, pour la dématérialisation des factures l’entreprise doit garder en tête que :

  • L’e-facture n’est pas un email. Mais une facture envoyée et reçue par une application numérique sécurisée et preuve de réception4.
  • Destruction possible du papier5  : Les factures sur support papier peuvent être numérisées, indexées avec signature électronique RGS en vue de leur conservation en archivage unique qui garantit que l’information est fiable.
  • Facture avec une signature qualifiée RGS**6 : La facture PDF seule suffit pour l’Administration fiscal article 220.

A noter : depuis le 1er janvier 2017 la Loi Macron7 impose la facture électronique vers l’ETAT via le portail Chorus Pro avec des échéances différentes en fonctions de la taille de l’entreprise jusqu’au 1er Janvier 2020.

Si votre dématérialisation concerne les RH, attention :

Si l’on pense toute de suite à la loi EL El Khomri8, il est intéressant de noter que depuis 2009 déjà, le Code du travail prévoit que la remise de la fiche de paie aux salariés peut s’effectuer par voie électronique, sous plusieurs conditions :

  • Article L3243-2 : Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes, une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord préalable du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.
  • Article L3243-4 : L’employeur conserve un double des paies des salariés pendant minimum cinq ans.

Les précisions de la loi El Khomri en 2017 :

La remise des bulletins de paie sous forme électronique est possible, dans un coffre lié au CPA, 50 ans ou 69+6ans, sans l’accord préalable du salarié dès le 1er janvier 2017, à condition :

  • De pouvoir identifier (signature électronique) l’émetteur (l’entreprise) du bulletin de paye, afin d’éviter la fraude,
  • D’utiliser des formats lisibles et pérennes (PDF)
  • Ne pas l’envoyer par e-mail en fichier attaché, afin d’éviter tout risque lié à la sécurité (interception, modification, falsification etc.),
  • Tracer par un accusé de réception la bonne personne au bon moment.

 

Voici ce qu’il faut donc retenir :

Trois possibilités pour les modes de facturation en France EDI, PDF et Papier

  1. Piste d’audit9 mettre en place des contrôles pour le papier, l’EDI simple ou le fichier PDF.
  2. Sans piste d’audit mettre en place une signature électronique RGS ** ou un EDI complet.
  3. Double original sans piste d’audit Factures créées en informatique avec une signature RGS** et transmises en papier.

PAIE & CONTRAT en ligne avec la « non répudiation » PAIE

Décret n°2016-1762 de 16/12/2016 : L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis en électronique, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à l’âge de 69 ans + 6 ans (Article L.1237-5)

Loi Travail du ministre Myriam El Khomri prévoit la remise des bulletins de paie sous forme électronique par défaut, sans l’accord préalable du salarié dès le 1er janvier 2017, sans modification pour les autres dispositions.

CONTRAT

La non répudiation d’un contrat, c’est proposer un faisceau de preuves non contestable, face à un juge :

  • Garantir l’identité et l’intégrité, certificat de signature électronique.
  • Obtenir le consentement volontaire de l’interlocuteur, validation par code.
  • Tracer le cycle de vie complet du document, archivage légal.
  • Informer le destinataire au préalable de la procédure de dématérialisation via courrier ou email:
    • Par qui va s’opérer la transmission (tiers EDC),
    • comment vont être identifier émetteurs et récepteurs (signature électronique),
    • de la méthode pour obtenir un accusé de réception (via le téléchargement et la signature),
    • de préciser la durée d’archivage, le lieu (France) et le moyen d’accéder aux documents via lien de téléchargement.

Ainsi, on pourra noter ces dernières années une accélération des normes et législations à prendre en compte lors d’un projet de dématérialisation. La rédaction d’un cahier des charges, et la validation des points évoqués ci-dessus devrait permettre à toutes les entreprises abordant le virage de la transformation numérique d’y parvenir avec succès. Bien entendu, pour les entreprises dont l’activité peut paraître sensible, travailler en collaboration avec un cabinet de conseil ou un intégrateur spécialisé sur son secteur, s’avère un soutien non négligeable.

Par Pierre Patuel, Co-fondateur de DPii Télécom & Services

Sources:

Morgane
Morgane Palomo

Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

Written by Morgane Palomo

Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.