Le phénomène de transformation digitale bouleverse nos organisations. Aujourd’hui l’accélération des projets de ce type rythme les stratégies d’entreprise. Les besoins et les préoccupations évoluent de la même manière que le traitement des données. Les courriers entrants, physiques ou numériques, n’y échappent pas. Leur traitement est ainsi devenu un enjeu majeur de performance.
Automatisation du traitement des courriers entrants, pourquoi?
Factures, bons de commande, réclamations, contrats… Autant de documents qu’il faut trier et distribuer lorsqu’ils arrivent dans l’entreprise. Les collaborateurs sont accaparés par ces tâches chronophages et peu gratifiantes qui ne permettent pas toujours d’assurer pleinement la sécurité des informations échangées. Bien souvent les courriers peuvent être distribués en retard, se perdre ou bien être égarés.
En mettant en place une solution de dématérialisation des courriers entrants, parfois administrée par un département ou un service dédié appelé « Mail Room », une entreprise assure le traitement sécurisé et confidentiel des informations qui circulent. Par exemple les courriers juridiques ou légaux sont directement triés, identifiés et classés dès leur réception. Dès lors et au-delà du traitement à leur arrivée, cela facilite leur indexation et fluidifie la recherche des données.
Une arme absolue pour répondre à de nouveaux enjeux
Par ailleurs, dans le cadre élargi des nouvelles pratiques de travail qui intègrent la mobilité et le travail collaboratif, la structuration des données apportée par la dématérialisation se fait via une plateforme unique. Celle-ci permet de consulter données et documents depuis n’importe quel endroit et avec tous types de devices (tablette, PC, smartphone) suivant des droits attribués.
En plus d’assurer la bonne traçabilité des documents et de rationnaliser l’organisation, la dématérialisation permet d’optimiser la réactivité en diminuant les délais de réponse et les temps de traitement. De même, quand la solution est intégrée à la plateforme ERP, ECM ou CRM de l’entreprise, la dématérialisation maximise la gestion des dossiers grâce au gain de temps obtenu.
De nombreux bénéfices à la dématérialisation des courriers entrants
- Supprimer le papier inutile de votre environnement de travail
- Réduire les coûts de fonctionnement et gagner en réactivité
- Optimiser la productivité de vos systèmes de gestion de contenu
- Améliorer le service client et de la relation fournisseur
Op
timiser le partage de documents dans l’entreprise et la distribution intelligente dans les bons dossiers correspondants.
« L’automatisation est la porte d’entrée dans l’ère du digital. Pour Iron Mountain il s’agit de proposer des services qui évoluent avec notre temps ; d’accompagner ses clients avec les meilleures offres possibles et de permettre d’en finir avec l’accumulation de papier au bureau. Les enjeux sont ici multiples : numériser, indexer, convertir et orchestrer la diffusion permet de gagner en productivité, en qualité de service et d’améliorer l’expérience client » – Laurent Richardeau, Directeur de la BU Solutions Digitales, Iron Mountain France.