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Comment optimiser au mieux le service d’accueil en entreprise ?

Pour une entreprise, l’accueil physique des clients ou des simples visiteurs reste un maillon essentiel et crucial de la stratégie d’entreprise. En effet, il véhicule l’image et la marque de l’organisme. Les personnes présentes en charge de l’accueil sont les premières interlocutrices de tout nouveau visiteur. Ainsi, il est plus qu’important de faire bonne impression. L’accueil en entreprise doit montrer que ce service s’occupe du visiteur pour lui prêter toute l’attention qu’il mérite.

Faire appel à une agence spécialisée en accueil en entreprise

L’accueil en entreprise doit fournir une image irréprochable, une disponibilité, de la politesse et du respect. C’est l’image de l’entreprise qui doit durer dans le temps. Pour toutes ces raisons, une attention particulière doit être accordée au personnel à affecter comme responsable de l‘accueil.

La meilleure solution est de solliciter une agence hôtesse d’accueil en entreprise. Maintenant, il n’est plus possible de laisser cet accueil à une gestion en interne par des collaborateurs de l’entreprise. La pratique exige une sous-traitance effectuée par des professionnels externes.

Ainsi, les principales missions contractuelles à affecter à l’agence sont les suivantes. En premier lieu, il y a l’accueil physique et l’accueil téléphonique. Ce dernier est une fonction essentielle afin de véhiculer une image positive de l’entreprise. La gestion des plis et la gestion des colis viennent en second lieuElle doit être bien menée pour gagner en efficacité et en économies, car il s’agit de gérer un flux régulier d’envois. La mise en place et la gestion des réservations de salles de réunion incombent aussi à l’accueil. Enfin, ce service s’occupe également de la délivrance des badges visiteurs.

Quels avantages pour l’entreprise ?

Selon la taille de l’entreprise, les avantages tirés d’une externalisation du service d’accueil sont importants à savoir :

  • La réduction des coûts : beaucoup d’entreprises, pour des restrictions budgétaires, peuvent recourir à un prestataire de service pour l’accueil ;
  • Une maîtrise de l’embauche et la rémunération des collaborateurs ; par exemple, pas de treizièmes mois pour les agences d’accueil ;
  • Pour la gestion du personnel, plus besoins de s’impliquer dans la gestion des salariés : temps de travail, départ en vacances, formation interne ;
  • Optimisation de la qualité des services : le recours à une agence permet de définir une ligne conductrice des normes de qualité avec des indicateurs ;
  • Une garantie de continuité du service.

Il en ressort que le recours à une agence d’accueil ne fera que projeter une bonne image de l’entreprise aux visiteurs, partenaires et associés. En outre, la formation et le suivi ne sont plus du ressort de l’entreprise. C’est à l’agence d’envoyer un feedback à la fin de la prestation. Il ne reste plus que faire un choix parmi les agences réputées avec leurs années d’expérience. L’objectif est d’obtenir un service garanti.

Written by Corinne

Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès.
Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication.
Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.