De l’importance d’implémenter une culture de gestion de l’information dans les entreprises pour comprendre, organiser et gérer tous types de données.
Aujourd’hui, en raison de l’inefficacité de la gestion de l’information, les entreprises perdent énormément de temps et d’argent à chercher une information sans la trouver. En avril 2017, ce temps perdu était déjà estimé que 7h30 par semaine. Quant aux coûts perdus dans la recherche d’informations chaque année, elle s’élevait à plus de 4 000 € par an en moyenne pour les entreprises[1]. Ce constat pose un véritable problème quant à la profitabilité des salariés en entreprise. Car à l’heure où les données deviennent intelligentes et que les métadonnées, par définition, en disent plus sur les données classiques, on peut se demander si leur rôle n’optimiserait pas l’efficacité en entreprise. Ces métadonnées, mais également l’intelligence artificielle ou encore le machine learning aideront à qualifier et à indiquer la nature des informations, en allant plus loin que simplement montrer leur localisation.
Leur rôle sera primordial dans la gestion intelligente des documents et des informations. Elles feront partie de la pierre angulaire qui apportera des automatismes autour de la gestion des documents. Leur gestion et leur exploitation seront plus fiables et dégageront nettement plus de temps aux salariés pour des tâches à valeur ajoutée.
M-Files, spécialiste de la gestion de l’information, liste les 10 bénéfices de la gestion intelligente de l’information à destination des entreprises :
- Le besoin de migration de contenu dans les silos d’informations est éliminé. Cela signifie qu’il est désormais possible de travailler avec tout type d’informations, quel que soit l’emplacement du fichier source.
- L’information est facilement identifiable en fonction du bon contexte. Une même information peut être trouvée grâce à différents critères définis, avec des contenus mis dans leur contexte.
- La duplication des données n’est dès lors plus nécessaire. Dans une optique où tout le monde utilise la même version unique d’un document, on évite également la perte d’informations importantes.
- Une meilleure gestion des données critiques de l’entreprise devient possible. Ces données critiques parfois peu visibles sont mieux mises en lumière dans plusieurs référentiels.
- L’utilisation des métadonnées peut servir dans la catégorisation et l’enrichissement de la valeur des données. Le contenu peut ensuite être classé parmi toutes les informations qui permettent une meilleure compréhension des contextes métiers.
- L’exploitation des métadonnées peut améliorer l’efficacité dans le travail. Ces métadonnées peuvent être utilisées pour avertir les employés de l’expiration d’un contrat ou dans la définition de tâches à prévoir.
- Le renforcement de la productivité des employés est perceptible car les employés peuvent désormais se concentrer sur leur travail plutôt qu’à constamment remplir des documents et en rechercher d’autres.
- La gestion intelligente de l’information a également l’avantage d’aider dans la conformité aux lois et différents règlements comme la RGPD, ainsi que dans la gestion des risques en phase avec les normes de l’industrie ou de l’entreprise.
- Les ressources à destination des utilisateurs est uniformisée. L’interface utilisateur est unifiée sur tous les périphériques, référentiels et plateformes. Cela augmente la productivité grâce à des modèles prédéfinis pour tout le monde.
- La collaboration est renforcée grâce au partage et la co-rédaction des contenus entre les différentes parties prenantes présentes en interne et en externe. Avec un référentiel efficace, la productivité est renforcée et la perte et recherche d’informations beaucoup plus facile.
La gestion de l’information repose sur une approche de gestion documentaire axée sur les métadonnées et également combinée avec la capacité de gérer l’information entre les systèmes et les différents référentiels, sans avoir besoin d’effectuer de migrations. L’ajout de l’intelligence artificielle et d’autres technologies d’automatisation peuvent également aider dans l’automatisation des processus connexes. Essentielle pour accroître la rentabilité et la conformité aux lois et aux règlements, la gestion intelligente de l’information assure également une transparence quant aux flux de travail. Elle est également un précieux outil qui œuvre au respect des exigences de conformité.
[1] Ces estimations ont été faites par LAIM (L’Association Information et Management) en avril 2017 concernant le temps perdu en entreprise dans la recherche d’informations au détriment de tâches à valeur ajoutée.