“No booking order without a valid record” : Retarus Managed Capure Services simplifie la capture des documents
DZ Privatbank S.A, la plus grande filiale étrangère du groupe DZ Bank, a choisi Retarus pour assurer la numérisation de ses processus. L’établissement financier basé au Luxembourg a intégré et directement utilisé Retarus Managed Capture Services de façon à automatiser la capture des ordres d’investissement. La banque bénéficie ainsi de flux plus rapides et transparents, de coûts de traitement réduits et de taux d’erreurs limités.
Dans le cadre de leurs activités liées aux placements dans les fonds, les employés de la banque devaient quotidiennement saisir manuellement un très grand nombre de transactions. Dans le cadre de sa stratégie numérique, la banque recherchait un service numérique et innovant pour standardiser ses processus tout en les accélérant significativement. Avec Retarus Managed Capture Services, l’établissement peut désormais intégrer de façon efficace et transactionnelle les ordres entrants qui n’ont pas été reçus par voie électronique normalisée comme les connexions SWIFT par exemple. Pour les partenaires concernés, cela ne change rien. Les administrateurs des banques ou fonds d’investissement partenaires qui travaillent avec la banque sans utiliser de connexion directe électronique peuvent tout simplement continuer à envoyer leurs ordres par fax ou par e-mail.
Moins d’efforts grâce à la reconnaissance intelligente des documents
Tous les documents entrants passent par un puissant système de reconnaissance automatique du texte (Intelligent Document Recognition ou IDR) s’appuyant sur plusieurs systèmes d’OCR (ou ROC). En plus de capturer le texte, il enregistre la structure et les autres composants du document. Si certains éléments s’avèrent illisibles, (en raison d’une écriture manuscrite peu claire par exemple), le document concerné est alors transféré à une adresse e-mail partagée à partir de laquelle il pourra être traité manuellement ultérieurement. Ainsi, les fichiers sont automatiquement extraits dans un format qui peut être traité et importé directement dans un système de facturation à l’aide d’une fonction de téléchargement automatique. L’archivage parallèle des documents permet de garantir la traçabilité et la récupération de toutes les transactions.
“No booking order without a valid record”
« La tenue d’une comptabilité ordonnée et conforme au principe de “no booking order without a valid record” est extrêmement longue et coûteuse. Grâce à la numérisation, nous pouvons maintenant simplifier les processus qui nécessitaient beaucoup de travail manuel auparavant », explique Mathias Badouin, responsable du département Transfer Agent & Distribution Services chez DZ PRIVATBANK. « Avec l’aide de Retarus Managed Capture Services, nous avons réussi à standardiser et à accélérer considérablement le traitement de nos transactions. En outre, nous avons pu minimiser les risques opérationnels car les erreurs de capture sont quasi-inexistantes. »