Suite à une fusion qui a doublés ses besoins en déplacements professionnels, Kedge Business School, Ecole de Commerce et de Management en France et à l’international a choisi de travailler avec Traveldoo, éditeur de solutions web et mobiles pour la gestion des voyages d’affaires et des frais professionnels. Ensemble ils ont d’abord déployé Traveldoo Travel pour la dématérialisation des voyages ; devant le succès rencontré par l’outil, l’école a décidé d’activer le module Expense de l’éditeur.
La mise en place d’un outil simple pour faire face au doublement du nombre de voyages à gérer
Fruit de la fusion de Bordeaux Ecole de Management et d’Euromed Management en 2013, l’école a son siège à Bordeaux mais l’essentiel de son personnel administratif est basé à Marseille. La direction souhaitait centraliser la gestion des déplacements, elle a donc lancé un appel d’offre auprès de plusieurs agences de voyage en 2014. L’objectif était d’améliorer son processus de contrôle des dépenses, la mise en place d’un outil de type SBT (Self Booking Tool) a été jugée comme le meilleur moyen de centraliser toutes les demandes de voyages.
L’appel d’offre rédigé par Sébastien Gamet, Travel Manager et responsable des déplacements au sein du service achats ainsi que la Direction des Achats, mettait l’accent sur la simplicité d’utilisation de l’outil afin qu’il puisse convenir au profil de tous les utilisateurs (étudiants, professeurs…).
« L’agence Turquoise Voyages a remporté notre appel d’offres avec une proposition basée sur la plateforme Traveldoo. Nous avions eu une démonstration satisfaisante lors de notre étude de marché. »
Dématérialiser le processus pour gagner en agilité
La fusion a poussé les managers à se déplacer très fréquemment, les délais de signature des ordres de mission se donc sont allongés. Kedge souhaitait dématérialiser ce processus pour retrouver de l’agilité. La mise en place de Traveldoo a permis de le fluidifier et d’en faciliter le contrôle pour mieux respecter la politique voyage de l’école.
Trois mois ont été donnés afin de mener l’implémentation de Traveldoo au sein de Kedge Business School. La partie agence a été rapidement mise en place avec des retours concluant en phase de test.
« Nous avons émis quelques demandes de modification en cours de développement et Traveldoo s’est montré capable d’y répondre efficacement. »
Self booking tool pour plus d’autonomie
Au lancement du projet, le Travel Manager a choisi de ne pas communiquer sur le fait que le personnel administratif avait un contrôle sur les profils voyageur. Aujourd’hui, chacun gère lui-même ses réservations et il n’existe plus aucun autre moyen de commander des voyages autre qu’en passant par Traveldoo.
Kedge Business School a privilégié des workflows de validation simples, avec une validation unique par le responsable budgétaire.
« Lorsqu’une modification de workflow a été demandée pour le profil spécifique des professeurs, Traveldoo a pu y répondre très rapidement. De même que le changement de base de réservation hôtelière qui a été mené sans accroche par l’agence de voyages et Traveldoo, même s’il a fallu faire quelques développement. »
La gestion des notes de frais, un des grands « plus » du projet
Kedge Business School a ensuite fait le choix d’activer la gestion des notes de frais Traveldoo. « Notre gestion des notes de frais était totalement artisanale, quand nous avons vu ce que Traveldoo proposait, nous avons choisi d’activer le module Expense afin de simplifier l’ensemble de notre gestion des déplacements.
La consolidation des dépenses de voyage a eu un gros impact sur la capacité de la direction achats d’anticiper les voyages et faire des économies.
« Notre prix moyen sur l’axe Marseille/Bordeaux (notre point de référence), a baissé de 20% sur la première année. Traveldoo nous a permis de réduire nos frais d’agence grâce à ce basculement vers le 100% online ».