Sherpany déploie sa solution éponyme au sein du Groupe SEB pour fluidifier l’organisation des réunions du conseil d’administration

Depuis février 2017, le Groupe SEB utilise la solution digitale Sherpany pour la gestion et la préparation des réunions de son conseil d’administration. Cette solution répond ainsi aux problématiques logistiques du Groupe.

Objectif : trouver une solution simple, agile, accessible qui permette de gagner du temps.

La préparation des réunions du conseil d’administration : une logistique dense

L’organisation d’un conseil d’administration n’est pas de tout repos et nécessite une organisation millimétrée, des ressources suffisantes et disponibles, notamment pour  envoyer les convocations, les différents documents et informer les participants.

Avant la mise en place du Boardroom Sherpany, les assistantes du Groupe SEB réalisaient la mise en classeur (un par personne) de l’ensemble de la documentation pour chaque participant. Or, ces documents peuvent faire l’objet de modification jusqu’au dernier instant ce qui supposait une mobilisation constante notamment pour réimprimer les versions définitives et les transmettre aux différents participants.  Cela augmentait également le risque d’erreur. Les ressources mobilisées à la gestion administrative des réunions du conseil étaient donc conséquentes, nécessitant outre la contribution des assistantes, celle des juristes.

Le groupe SEB a ainsi souhaité trouver une solution pour soulager l’organisation de ces réunions, optimiser les ressources, gagner du temps et  fluidifier la transmission des informations, améliorer les process de préparation des réunions.

Sherpany, une solution simple et adaptée aux administrateurs

Sherpany, permet de gérer facilement l’ensemble du processus d’organisation des réunions afin de respecter les délais.

Le déploiement de la solution Sherpany s’est effectué assez rapidement et a été rapidement adopté  par les différents utilisateurs et notamment par les administrateurs.

Aujourd’hui, cette solution est désormais principalement administrée par la Direction Juridique du Groupe SEB notamment par Sixtine Prouvost, Juriste Droit des Sociétés et Droit Boursier au sein du Groupe:

« L’installation s’est faite très rapidement et en toute simplicité. Nous avons eu quelques problèmes minimes au début de la collaboration qui se sont très vite résolus : les équipes Sherpany sont toujours très réactives. Nous obtenons une réponse dans la journée avec à la clé toujours une solution ou une alternative pour répondre à notre problématique. Deuxième point essentiel, il était important pour nous de choisir une solution simple d’utilisation pour l’ensemble des administrateurs et qui permette un accès constant et rapide à l’information».

Pour les administrateurs, la prise en main s’est faite sur iPad et permet ainsi un accès rapide à l’information avec notamment la possibilité pour chacun d’annoter les documents, de consulter les documents avant les réunions et ainsi de les préparer plus sereinement.

Un gain de temps

Depuis l’installation de cette solution, la préparation en amont des réunions du conseil d’administration est facilitée et le gain de temps est remarquable. Egalement l’installation de la solution permet de faire de limiter l’usage du papier étant donné que nous n’imprimons plus les différents documents pour chaque participant.

« Nous sommes très satisfaits de cette solution que nous recommandons. »

Morgane Palomo
Diplômée d'un master un brand management marketing, sa curiosité et sa soif de savoir ne sont étanchées. De nature créative, elle a su diversifier ses expériences. De la création graphique, à l'événementiel en passant par la communication interne et le marketing digital, elle s’est construit un savoir pluriel et avant tout polyvalent.

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