Ce que l’on appelle une signature électronique n’est pas l’apposition de coordonnées à la fin d’un email ni une signature manuscrite que l’on aurait numérisée. La signature électronique est un procédé permettant de garantir la date de signature, que le contenu du document signé n’a pas été modifié et de s’assurer que c’est le bon interlocuteur qui est à l’origine de la signature. Cette solution se développe à mesure que la dématérialisation prend de l’ampleur.
Pour Universign, Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié eIDAS, la signature électronique comporte quatre principaux avantages :
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Une sécurité renforcée
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, une signature électronique offre plus de sécurité qu’une signature manuscrite. Les composantes d’une signature électronique comprennent une empreinte numérique du document original. Elles restent intégrées en permanence dans le document et toute modification peut être facilement détectée. Chaque signature est en effet protégée par un cachet d’inviolabilité, matérialisé par un horodatage qualifié scellant le document et appliquant une date universelle. Les documents signés présentent également un historique des modifications apportées depuis la première signature.
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Une réduction drastique des coûts
La signature électronique revêt également une dimension économique dans la mesure où elle réduit considérablement les coûts liés à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents. Etape clé de la dématérialisation des procédures, elle offre aussi une meilleure traçabilité des documents et limite les erreurs humaines au profit d’une plus grande maitrise des risques financiers associés.
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Un suivi en temps réel et une nette amélioration des délais
La solution de signature électronique facilite le suivi des documents en temps réel grâce à un tableau de bord. En plus, le logiciel est capable d’adresser une notification de rappel aux signataires qui auraient oublié de signer. L’émetteur du document gagne ainsi un temps précieux là où, dans le cadre d’une signature manuscrite, le délai entre l’envoi d’un document et son retour peut se compter en plusieurs semaines !
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Une amélioration de l’efficacité commerciale et de la relation client
Aujourd’hui, il est devenu indispensable que les organisations proposent leurs services en ligne. La dématérialisation de l’étape de contractualisation, à savoir la signature, est donc essentielle. Avec une solution de signature électronique, la formalisation de l’accord est instantanée. Les clients peuvent signer leurs contrats en ligne quel que soit l’endroit où ils se trouvent, une simple connexion Internet suffit. Grâce à cette expérience client réussie, la signature électronique contribue activement à améliorer l’efficacité commerciale et la qualité de service perçue.
A l’heure de la transformation digitale, la signature électronique démontre qu’elle est plus que jamais d’actualité. Si elle bouscule les habitudes séculaires d’approbation de documents, les retours d’expérience clients démontrent de bons résultats d’adoption. Néanmoins, si ses avantages fonctionnels ne sont plus à démontrer, il peut subsister des interrogations quant à la sécurité d’une telle solution. Sur ce point, Universign fait partie des premiers lauréats des Visas de sécurité délivrés par l’ANSSI permettant d’identifier facilement les solutions informatiques les plus fiables.