Une vie sans automatisation : des factures papier, des scanners comme technologie de pointe, un gaspillage de temps perdu à dupliquer… La première bonne nouvelle est que l’automatisation supprime toutes ces tâches répétitives et élimine le besoin de recourir au papier. L’autre bonne nouvelle est que l’automatisation ne peut pas remplacer les tâches complexes et stratégiques auxquelles les humains sont habitués. Donc, si les directeurs financiers se lancent dans l’automatisation, il ne sera plus utile de perdre du temps pour gérer des tâches à faible valeur ajoutée. Au lieu de cela, il sera possible de mieux collaborer avec les autres départements de l’entreprise.
Que l’on évolue dans une grande entreprise ou une startup, l’objectif est de s’assurer de ne payer que des factures légitimes et précises. Mais le temps de traitement manuel des documents ralentit tout. Qui ne déteste pas courir après les approbations ou répondre aux questions des fournisseurs sur les paiements manquants ? Qu’en est-il de la recherche de factures non parvenues ? L’automatisation traite et analyse toutes ces données fastidieuses plus rapidement que n’importe quel humain et peut suggérer des corrections réduisant ainsi les temps de traitement des factures.
L’automatisation se charge donc de gérer tout le travail de back-end pour permettre aux équipes financières de mieux travailler avec le Directeur financier. Cela a un impact immédiat sur la capacité de la direction financière à mieux prévoir, budgétiser et planifier. De plus, toutes les données recueillies peuvent aider à mieux communiquer avec les principaux intervenants concernés par les opérations « achat-vente ». Grâce à l’automatisation, les directions financières disposent d’informations pour répondre aux demandes des fournisseurs ce qui permet d’établir avec eux des relations durables.
Ce type de changement technologique peut sembler à la fois étonnant et anxiogène : l’on peut y voir toutes les possibilités. Mais si le rythme de l’innovation est rapide, il est encore temps de tirer avantage des nouvelles opportunités offertes par la robotisation. Pour y parvenir, il est utile de commencer à évaluer les possibilités existantes en matière d’automatisation et d’adopter ces technologies pour améliorer ses processus existants. Plus le lancement des projets de robotisation sera rapide, plus il sera facile de rationaliser l’ensemble du fonctionnement des équipes chargées de gérer les comptes fournisseurs.